11.8. Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По окончании делопроизводственного года в НД делается запись о количестве заведенных дел (отдельно о количестве дел постоянного , временного более 10 лет и временного менее 10 лет хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК»).

Итоговая запись содержит сведения, необходимые для будущего комплектования архива, а также в ней производится учет количества переходящих дел, которые будут включены в НД будущего делопроизводственного года.

Срок хранения дел до 10 лет исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством. Например, исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в 2006 г., идет с 01.01.2007.

Сведения, содержащиеся в НД в итоговой записи, в обязательном порядке сообщаются в ведомственный архив.

После подписания НД руководителем СДОУ в итоговой записи делается отметка о передаче итоговых сведений в архив организации с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и её расшифровки.

Название организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______№1-15___

г. Минск

на 2006 год

Индекс дела	Название, заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5

У тех организаций, которые не передают документы в госархив, максимальный срок хранения документов составляет 10 лет. Документы временного хранения помещаются в архив по НД.

Итоговая запись о количестве и категориях

Заведенных дел в ________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
		Переходящих	С отметкой «ЭПК»
Пост Вр.(более 10 лет) Вр. (менее 10 лет) Итого	20 30 150 200	1 1 2 4		3 1 4 8

Зав. канцелярией подпись Расшифровка подписи

10.01.2007

11.9. Виды нд

• индивидуальная;

• типовая;

• примерная

Чтобы улучшить организацию документов в структурных частях всей системы в целом, разрабатывается типовая и примерная НД в целях унификации группировки документов определенной категории организаций, с однотипным характером деятельности и сходным составом документов.

Типовые НД очень жестко все регламентируют. Примерные устанавливают примерный состав дел, которые составляются в организациях, и носит рекомендательный характер ( в них отсутствует графа «Индекс дела»).

Типовые НД разрабатываются для группы организаций с одинаковыми функциями и структурой и предусматривают один и тот же состав заводимых дел для всех организаций данной группы. Типовая НД близка к индивидуальной, т.к. устанавливает единую индексацию для организаций все системы.

При составлении примерной и типовой НД используются те же источники, что и для индивидуальной, и такие же принципы. В каждой организации примерная и типовая НД используются для создания собственной НД.

В НД организации из типовой и примерной НД переносятся заголовки дел, которые предстоит завести.

Спецификой примерной НД является то, что по одному заголовку может быть предусмотрено несколько заголовков, заголовки дел с одинаковым сроком хранения могут быть включены в одно дело.

Типовая и примерная номенклатуры составляются СДОУ органов управления для подведомственных организаций. Такие НД утверждаются руководителем организации после согласования с ЭК организации и ЦЭК Департамента по архивам и делопроизводству.