13.3. Оформление дел
В течение делопроизводственного года исполненные документы группируются в дела и хранятся в течение года в структурных подразделениях, где происходит подготовка дел к передаче в архив. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включающие документы по личному составу, подлежат оформлению и описанию. Личные дела и карточки считаются законченными делопроизводством со дня увольнения этих работников.
Оформление дел производится работниками СДОУ и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и оформление дел в соответствии с НД. Для этого в графе 5 НД указываются фамилии лиц, ответственных за ведение дел.
Виды работ по оформлению зависят от сроков хранения. Для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусмотрено полное оформление дел. Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению.
Полное оформление предусматривает:
Нумерацию листов в деле;
Составление листа-заверителя;
Составление ВО в необходимых случаях;
Подшивку/переплет дел;
Оформление реквизитов обложки дела и внесение в них соответствующих изменений (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса, крайних дат, заголовков).
13.3.1. Нумерация листов
Проводится в целях закрепления порядка в деле, обеспечения его сохранности. Все листы, кроме лист-заверителя, нумеруются (в стандарте -- страницы) в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией, в правом верхнем углу, черным графитным карандашом.
Листы ВО, помещенные в начале дела, нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно, самостоятельной валовой нумерацией.
При наличии иллюстративных документов их нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу листа (фото, чертеж и т.п.).
Лист любого формата, прошитый за один край, нумеруется как один лист. Если имеются сложенные листы и прошитые за середину, тогда они нумеруются отдельно.
Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенным документом нумеруются как один лист, но при этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фото и номера листов, на которых они расположены.
Сложенные листы А3 и А2 разворачиваются и нумеруются в правом верхнем углу.
Лист и наклеенный к нему одной стороной документ (резолюция) нумеруются как два самостоятельных листа или при креплении другим способом.
Подшитые конверты с надписями, нумеруются. Каждое вложение нумеруется вслед за конвертом.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклад, отчет) могут сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Листы, служащие разделителями между документами, подшитыми в дело, нумеруются, если на них имеются соответственные отметки. Например, «Документы к пятому вопросу повестки дня заседания правления банка».
Чистые листы, служащие разделителями не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько дел, пронумерованных сквозной нумерацией, чистые листы не нумеруются, если на них нет отметок.
К
огда
при нумерации было допущено большое
количество ошибок, листы нумеруются
заново. При перенумерации старые номера
зачеркиваются одной косой чертой, а
рядом ставятся новые ( 20 25). В этом случае
составляется новый лист-заверитель,
который помещается в конце дела. Сведения
в старом листе-заверителе зачеркиваются,
но этот лист-заверитель сохранятся в
деле.
При наличии отдельных ошибок при нумерации допускается употребление литерных номеров. При этом на непронумерованном листе ставится номер предыдущего листа с буквой (4а,4б). При повторе одного номера на нескольких рядом расположенных листах также добавляется буква. Иногда при нумерации отдельные листы оказываются пропущенными. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела.
Эти недочеты отражаются в листе-заверителе.
Лист-заверитель дела №2-3
В деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов+5 листов внутренней описи.
В том числе
литерные 26а , 30а
пропущенные 50, 95
Количество листов ВО указывается в листе-заверителе после общего количества листов через знак «+».
Последние изменения состава и состояния дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответственный документ. Как правило, заверительная надпись оформляется на листе А4. В книгах заверительная надпись указывается на оборотной стороне последнего чистого листа. В картотеке – на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель подписывается составителем, который проставляет на нем дату составления.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа документа.
В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.