16. Составление и оформление описей дел структурных подразделений

Опись – информационно-поисковый справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она служит в целях оперативного поиска дел в организации.

Формы описи даны в Примерной инструкции и Основных правилах работы архивов.

В ведомственном архиве ведется реестр описей, чтобы не допустить появление двух дел с одинаковым шифром.

Описи, составляемые в структурных подразделениях, служат основой для составления сводной описи. Описи отдельно составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела, характерные только для этой организации + некоторые виды ОРД (НТД, отчеты, приказы).

Передача дел временного хранения а архив осуществляется по НД с отметкой в «Примечаниях».

Дело общественных организаций включается в НД отдельным разделом и через год после завершения в делопроизводстве по отдельной описи передается в архив, и затем отдельным разделом включается в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Описательные статьи описей структурных подразделений включают реквизиты:

• порядковый номер дела (тома, части);

• индекс дела;

• заголовок дела;

• дата дела;

• количество листов в деле;

• срок хранения и статья по перечню (в описи дел со сроком хранения свыше 10 лет и в описи дел по личному составу);

• примечания

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя структурного подразделения

Подпись Расшифровка

Опись №

			название	раздела
Номер по порядку	Индекс дела	Заголовок дела	Дата	Количество дел	Срок хранения	Примечания

В данную опись внесено _{цифрами или прописью} дел с №___ по №____.

Литерные номера

Пропущенные номера

Наименование должности составителя Роспись Расшифровка

Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Наименование должности протокол ЭК структурного

руководителя СДОУ подразделения № _____

Передал _{цифрами и прописью} дел и _{цифрами и прописью} регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности сотрудника

Структурного подразделения Подпись Расшифровка

Дата

Принял _{цифрами и прописью} дел и _{цифрами и прописью} регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности Подпись Расшифровка

Дата

16.1. Основные требования к составлению описи

1. Наличие полного комплекта документов, включенных в опись, образовавшихся в деятельности структурного подразделения.

2. Правильность описания дел.

3. Соблюдение принципа систематизации дел при составлении описи.

Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов.