13.1. Основные принципы расположения документов в деле

1. Вопросно-логический. Документы располагаются в логической последовательности решения вопроса: в начале – инициативный документ; затем – приложения; потом – документы по решению этого вопроса.

2. Хронологический. Как правило, формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел. Принцип применяется, если дело формируется по номинальному признаку. При этом принципе документы постоянного хранения, наиболее ранние помещаются в начале дела, и не допускается обратный порядок хранения таких дел.

3. Нумерационный. Используется, когда формируемые документы имеют порядковую нумерацию. Поскольку регистрация осуществляется в течение делопроизводственного года, в следующем году дела начнутся с №1.

Следует обратить внимание на то, что при формировании дел, которые состоят из нескольких томов, в заголовках дел указываются номера документов, сформированных в данном деле.

Дело №1-2. т.1

Приказы №№1-50 ректора университета по основной работе

Начало____

Окончание _____

4. Алфавитный. Документы группируются в алфавитном порядке, как правило, по фамилии автора (в основном, обращения граждан и лицевые счета).

Обращения могут формироваться в алфавитном порядке по фамилиям заявителей. Повторные обращения и дополнительные документы подшиваются к данной группе документов.

В течении года документы могут формироваться по хронологическому принципу, а в конце года переформировываться по алфавитному, что облегчает поиск.

Если дело состоит из нескольких томов:

Дело № 5-6 т.1

Лицевые счета работников «А-М»

Дело №5-6 т.2

Лицевые счета работников «М-Я»

Принципы, как правило, комбинируются.

13.2. Систематизация в делах отдельных видов документов

Распорядительные документы формируются в деле по хронологическому принципу со всеми относящимися к ним приложениями. Так, если приказы были утверждены с инструкциями, то они идут вместе с инструкциями. Документы по основной деятельности к приказам группируются и подшиваются отдельно и хранятся у разработчика проекта приказа.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при большом объеме формируются в отдельные дела и по номерам протоколов. Заголовок может быть следующим: «Приложения к протоколам заседаний совета директоров».

НД предусмотрено формирование дел с заявлениями и т.п. у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещено. При этом предложения граждан по улучшению работы организации хранятся постоянно в отдельных делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от дат их составления или поступления. Например, план на 2007 г., составленный в 2006 г., должен быть отнесен к 2007 г.; а отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., -- к 2006 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по их выполнению хранятся в деле последнего года.

Переписка может формироваться в пределах срока полномочий, учебного года.

В личное дело не включаются копии приказа о наложении наказания, предоставления отпусков, справки и другие документы, т.к. они группируются отдельно от личных дел в самостоятельные дела и хранятся 3 года (документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу).

Личные карточки работников Т2 хранятся 3 года. Они группируются в отдельные картотеки и систематизируются по алфавиту в делопроизводстве (в кадровой службе). После увольнения личные карточки работников изымаются из картотеки по фамилиям уволенных работников. Заголовок: «Личные карточки уволенных работников (форма Т2) «О-Ш».

При большом объеме приказов по личному составу (более 200 по каждому виду) их можно формировать в отдельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждому приказу.

Документы, являющиеся основанием для издания приказов по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых они заводятся. Эти документы образовывают самостоятельные дела, если они не вошли в состав личных дел. Это касается тех работников, на которых ведется только карточка Т2. Для этого в НД включается дело с заголовком «Документы к приказам по личному составу» (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки, не вошедшие в состав личных дел). Срок хранения такого дела 3 года.

В инструкции по делопроизводству должен быть отражен существующий порядок формирования дел (специальный раздел). Формирование осуществляется централизованно, децентрализовано и смешанно.

При централизованном формировании – в СДОУ (в организациях с небольшим документооборотом); при децентрализованном – в пределах каждого структурного подразделения; при смешанном – как в структурных подразделениях, так и в СДОУ. В любом случае, распорядительные документы переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности группируется в дела в СДОУ.

Организационно-методическое руководство и контроль осуществляет СДОУ. Контроль за правильностью дел в структурных подразделениях может осуществлять заведующий архивом.