25.Обращения граждан

В настоящее время не закреплены сроки рассмотрения обращений разных категорий граждан (ветеранов, депутатов и т.д.). В СССР это было закреплено в положении о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан (ОГ) 1982 г. Им определялся порядок ведения делопроизводства по ОГ и порядок их регистрации. В республиканских министерствах БССР были разработаны свои положения на основе этого положения. Эти положения согласовывались с Госстандартом БССР и ГАУ БССР.

С 1991 по 1996 г. работа по ОГ в РБ фактически не регулировалась нормативными актами. В 1996 г. был принят закон «Об обращениях граждан». В этом же году разработаны Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства по ОГ. Эти рекомендации были утверждены Министерством образования и науки РБ. В 1996 г. было утверждено Положение о порядке ведения делопроизводства по ОГ в госорганах и других организациях. Оно было согласовано с Комитетом по архивам и делопроизводству. 1 ноября 2004 г. были внесены изменения и дополнения в Закон «Об ОГ».

В документах 1996 г. устанавливалась единая форма РКК, жесткая система регистрации: А-41 – порядковый номер ОГ и первая буква фамилии гражданина. Велись картотеки алфавитные и территориально-алфавитные. Устанавливался единый порядок делопроизводства, которое должно было вестись централизованно.

В 2004 г. были внесены изменения в Закон «Об ОГ», было издано новое положение в 2005 г. Возникли проблемы с использованием этого положения, т.к. в нем содержались только общие принципы организации делопроизводства по ОГ. В частности, сохранялась централизованная система ведения делопроизводства по ОГ, ОГ и документы по их исполнению должны были находиться у одного должностного лица. Причем, хранение ОГ у их исполнителей запрещается.

25.1. Регистрация ог

В индекс могут входить следующие составные части:

3/2/А-41/з

3—условное обозначение региона;

2 – условное обозначение тематики ОГ;

«з» – первая буква вида обращения.

Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.

Обращения можно регистрировать: Гр-41.

Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).

25.2. Анонимные ог

По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.

25.3. Формы регистрации ог

1. Традиционная карточка. Её примерная форма дана в Положении 2005 г. в приложении.

2. Электронная карточка.

3. Журнал с такими же графами. Ведется, если число обращений – 20-30 в год. Лучше всего вести в алфавитном порядке. При этом надо учитывать, что регистрация ОГ идет валовая (А-1, …, Б-15,…,Я-150).

Повторным ОГ присваивается новый регистрационный индекс (А-1 – первое ОГ, А-21 – второе ОГ), например, при журнальной форме регистрации. Повторные ОГ могут регистрироваться под индексом первого (при карточной системе). При этом они регистрируются на той же карточке. Проставляется только дата регистрации повторного ОГ. В случае, когда повторному ОГ присваивается следующий индекс, должна заводиться новая регистрационная карточка.

Если в организации регистрируются обращения, направленные гражданином в разные организации, но полученные, но полученные в одной конкретной, то регистрация будет такой: А-41/1 – обращение, направленное в Администрацию Президента; А-41/2 – обращение, направленное в Минюст; А-21/3 – обращение, направленное в Министерство образования. Допустим, что все обращения поступили в Департамент по архивам и делопроизводству.

Написание повторных обращений обусловливается тем, что они содержат новые факты для разрешения дела или же истек срок исполнения первого обращения; возможны другие причины. Повторные обращения подбираются для формирования дел за 2 последних года.