Раздел 1. Определяет:

• сферу деятельности работника;

• основные сведения о должности;

• правовые акты и нормативные документы;

• квалификационные требования;

• подчиненность;

• порядок назначения и освобождения от должности;

• замещение по должности во время отсутствия.

Раздел 2. Определяет основные функции, установленные в соответствии с заключенным контрактом. Как правило, функции определяются, исходя из положения о структурном подразделении.

Раздел 3. Содержит конкретные виды работ, возложенные на работника. Указывается участок работ, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых состоит его трудовая деятельность, который определяется не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру выполняемых действий («выполняет; обеспечивает; подготавливает»).

При перечислении обязанностей их разбивают на группы :

• по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, которые входят в ДИ работника;

• по качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;

• по использованию организационных, методических, контрольных и других форм работы (участие в совещаниях, проведение консультаций, семинаров и т.д.);

• по соблюдению сроков выполнения конкретных действий, т.е. контроль за сроками исполнения документов.

Раздел 4. Определяет права, предоставленные работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей:

• право давать указания по конкретным вопросам (например, по организации ДОУ);

• обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

• требовать необходимую информацию;

• требовать определенных действий от работников (например, соблюдение стандартов);

• участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его деятельности.

Раздел 5. Включает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией.

В нем указывается, от кого ,в какие сроки и какую информацию получает работник, кому и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов (НД, сводки об исполнении).

Раздел 6. Определяются критерии оценки работы, устанавливаются меры персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение своих обязанностей и неиспользования предоставленных ему прав; несоблюдение конфиденциальности сведений, т.е. тех сведений, которые стали ему известны в процессе работы.

ДИ подписывает руководитель структурного подразделения. Проект визируется составителем, кадровой службой и юридической службой. После визирования передается руководителю/его заместителю, курирующему данное направление работы, на утверждение. Экземпляр ДИ передается работнику, который должен быть ознакомлен с ней под расписку. При внесении изменений издается приказ руководителя организации о внесении изменений.

23.1. Зарубежный опыт

Важным элементом продуктивной работ всего персонала считаются грамотно разработанные документы по обеспечению деятельности и подразделений, и функциональных обязанностей работника.

Составление различных видов документов имеют особенности. В США описание ДИ готовится непосредственно руководителем и самим работником, потом утверждается аттестационной комиссией. Целью этого является оценка работника, определение уровня вознаграждения, принятие решений при должностных продвижениях. Может указываться:

• должность;

• функциональные обязанности;

• организационные взаимоотношения;

• квалификация;

• формы ответственности.

В первом разделе указывается наименование должности по штатному расписанию.

Во втором перечисляются выполняемые работы.

В третьем определяется круг лиц, которым подчинен работник. Определяются меры ответственности за вверенный ему персонал, указывается эквивалентность должностного уровня.

В четвертом указывается послужной список, в котором отражается управление вверенными ресурсами и описание личных качеств (способность к лидерству, профессиональная репутация, глубина знаний, способность обучать работников, планирование, контроль, организационные способности).

В пятом разделе отражаются аспекты личной заинтересованности лица, занимающего должность, в сфере повышения квалификации, применения новаций, поддержания корпоративной культуры.

Примерная ДИ:

1. Описание работ: наименование должности, место в иерархии, краткое описание работ.

2. Спецификация: требования к характеристикам работника, в т.ч. характеристике по образованию, профессиональному опыту, личным качествам, состоянию здоровья.

В Германии при подборе руководящих кадров госорганов перед объявлением конкурса кадровая служба совместно со структурным подразделением составляет формуляр, в котором предъявляются требования к претендентам («Требования к претенденту на должность»). Как правило, в нем указываются основные задачи, главные виды деятельности, требования к образованию, профессиональному опыту и навыкам, указывается перечень специфических знаний. При этом, готовится «Формуляр-описание должности», т.е. ДИ. При помощи этих документов облегчается работа по отбору кандидатов на должность.

На предприятиях встречаются ДИ руководителей структурных подразделений. Они состоят из следующих разделов:

1. Обозначение должности.

2. Ранг: должностной уровень.

3. Подчиненность: круг лиц, которым подчиняется работник.

4. Руководящие функции: круг подчиненных лиц.

5. Цели должности: формулируются задачи, функции в целом организации и данного структурного подразделения в частности.

6. Замещение: круг лиц-заместителей либо порядок передачи полномочий сотруднику, находящемуся в резерве кадров на выдвижение.

7. Основные задачи по должности: устанавливается конкретное содержание должности, перечисляются виды работ и характер работ.

8. Прочие задачи: перечисляются комиссии, в работе которых работник участвует, его статус в них.

Особенностями являются:

1. Отсутствие раздела «Права».

2. Отсутствие раздела «Обязанности» (формулируются задачи, которые дают возможность работнику самому определять, что необходимо сделать).

3. Отсутствие раздела «Ответственность», т.к. предполагается, что если задача поставлена, то ее надо выполнять ответственно.

При описании работ значительное внимание уделяется конкретизации требований к квалификации и профессионально значимым личностным качествам.

В ДИ стран СНГ сохраняется советская традиция, т.е. тщательная проработка должностных обязанностей. Недостатком является: отсутствие требований к личным качествам; негибкость ДИ. В результате, ДИ пересматриваются очень часто, возникают конфликтные ситуации.