17. Систематизация загловков дел в сводной описи дел. Структура сводной описи дел.

Учетной единицей хранения архивного фонда организации является единица хранения документа. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в описи согласно схеме систематизации, которая закрепляется описью, могут отражать структуру организации, функции ее деятельности, виды и разновидности документов и темы/вопросы, освещенные в документах фонда.

При распределении дел в описи в соответствии со схемой учитывается следующее:

• Дела относятся к тому году, в котором они были начаты (поступили в организацию).

• Планы, сметы, отчеты и материалы к ним относятся к году, за который они составлены, независимо от даты их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия; отчеты за несколько лет -- к последнему году отчетного периода.

• Дела, начатые с одном структурном подразделении и переданные в другое, относятся к подразделению, в котором они были закончены. При этом, название первого структурного подразделения берется в скобки, а после него пишется название другого структурного подразделения.

• В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений.

Дела, включенные в опись, систематизируются по нескольким принципам:

• По структурному принципу (в соответствии с принадлежностью дела к структурному подразделению);

• По хронологическому (по периодам/датам, к которым относятся документы);

• По функциональному, тематическому, предметно-вопросному ( с учетом функций, направлений деятельности организации, тем/вопросов, касающихся содержания документов);

• По номинальному (по видам, разновидностям документов).

Систематизация отражена в графе 3 «Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)».

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за один год составляется аналогично описям дел структурных подразделений.

Дела в описи группируются последовательно по нескольким принципам (может быть хронологическо-структурный, функционально-хронологический).

Структурно-хронологическая схема, применяемая в организациях, имеющих стабильную структуру либо прекративших свою деятельность. Дела группируются вначале по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.

Канцелярия

2003

Заголовки дел

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Бухгалтерия

2003

Заголовки дел

…

Хронологическо-структурная схема применяется в действующих организациях с учетом дальнейшего пополнения и в ликвидируемых организациях; как правило, в организациях, структура которых достаточно часто менялась.

2003

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

2004

Канцелярия

Заголовки дел

Бухгалтерия

Заголовки дел

…

Хронологически-функциональная и функционально-хронологическая схемы применяются в организациях без структуры, с часто меняющимися функциями.

При систематизации по хронологически-функциональному принципу заголовки дел группируются по хронологическому принципу, а затем по функциям. При этом, в каждом году дела располагаются с учетом значимости. Функции располагаются в соответствии с НД по функциональному принципу.

2003

Руководство

Бухучет

Кадры

…

2004

Руководство

…

При систематизации по функционально-хронологической системе дела группируются по функциям, а внутри – по годам.

Руководство

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Бухучет

2003

…

Систематизация дел в годовых разделах описи, насчитывающей значительное количество дел, проводится по значимости включенных в опись дел (по номинальному принципу: приказы, протоколы, штатное расписание). Как правило, в небольших организациях.

При использовании хронологически-номинальной схемы систематизация может быть следующей:

2003

Приказы

Протоколы

Штатные расписания

2004

Приказы

…

Опись, составленная по номинально-хронологическому принципу, будет иметь следующую схему:

Приказы

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Планы

2003

Заголовки дел

2004

…

Отдельный раздел описи включает дела общественных организаций.

При группировке учитывается значение признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами, удобство поиска и использования.