11.4. Индексация дел

При практическом применении НД большое значение имеет система нумерации дел – индексация.

Индекс состоит из номера структурного подразделения и валового номера дела. Существуют 3 системы индекса:

• цифровая;

• буквенная;

• смешанная.

В современной практике применяется цифровая. Индекс дела проставляется в первой графе НД и состоит из обозначения структурного подразделения или направления деятельности и порядкового номера дела по НД в пределах структурного подразделения или направления деятельности. Например, 4-18 (4 – индекс структурного подразделения; 18 – порядковый номер).

Индекс зависит от степени детализации структурного подразделения. Например, управление состоит ил трех отделов, поэтому индекс будет выглядеть так: 2.1-10/124.

Если в организации имеется классификатор вопросов деятельности, индекс может состоять из условного обозначения по классификатору вопроса, к которому относится дело, порядковый номер структурного подразделения и номер дела внутри подразделения: 260-10-22.

В конце каждого раздела НД помещаются резервные индексы для дополнительно заведенных дел, которые не могут быть не учтены при составления НД.

Система индексов должна быть стабильна.

11.5. Графа «Количество дел»

Графа «Количество дел (томов, частей)» заполняется после завершения дел делопроизводством и окончания года. В ней указывается количество томов по каждому виду заводимого дела (с учетом того, что в каждом должно быть сформировано не более 250 листов).

Пример : Дело №2-3 т.1

На обложке дела после индекса указывается номер тома и проставляется дата начала и окончания дела (например, 02.01.2006-27.07.2006). На следующей папке ставится «Т. 2» и проставляется «27.07.2006-31.12.2006».

Если было заведено 2 тома, а третий не завершен, то в НД предстоящего года включаются все тома переходящего дела под тем же индексом.

11.6. Графа «Срок хранения дела (тома, части) и статья по перечню»

Напротив наименования каждого дела проставляется срок его хранения со ссылкой на статью перечня типовых документов с указанием срока хранения и ведомственных документов с указанием сроков хранения. Типовыми являются документы, образованные в деятельности организации при документировании типовых, общих для всех организаций функций, не зависимо от рода деятельности, формы собственности и т.д.

Ведомственные перечни дают более полный список видов документов применительно к видам отраслевых систем. Статьей перечня является порядковый номер вида документа, включенный в перечень в соответствии с первой графой. (В перечне 2007 г. вместо статей указаны пункты).

Перечни, как правило, не содержат конкретных заголовков дел, а дают перечисление категорий и видов документов. Поэтому при составлении НД из перечня берутся соответственные формулировки вопросов и названия документов, которые дополняются другими элементами заголовка.

11.7. Графа «Примечания»

В случае, если срок хранения категории документов определить невозможно по причине отсутствия информации об этом в перечне, экспертная служба организации определяет этот срок самостоятельно, а потом направляет свое решение в учреждение государственной архивной службы.

В этой графе оговариваются особенности приема документов, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, порядок формирования документов в дела; конкретизируются и уточняются сроки хранения документов. (например, «Срок хранения 3 года после проверки налоговыми органами и при условии завершения ревизии»).

Образцы подписей тоже хранятся 3 года, но в «Примечаниях» есть запись: «после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии».

В настоящее время посредством ЭВМ ведутся справочные базы данных, составляются бухгалтерские и финансовые документы и др. Срок хранения подобных документов будет соответствовать сроку хранения аналогичных документов на традиционных носителях. Для них в «Примечаниях» проставляется запись «В электронном формате». Это предполагает вывод документов на бумажный носитель и удостоверение его традиционным способом.

Графа служит для различных отметок: о передаче дел в другие организации или структурные подразделения, о незаведении дел, о переходящих делах (запись «Переходящие»), о включении дел в акт о выделении к уничтожению, могут указываться фамилии лиц, ответственных за формирование дела, делается отметка о подлинности или копийности документов, сформированных в дела.

НД состоит из таких элементов:

1. опись дел постоянного хранения;

2. опись дел по личному составу;

3. акт о выделении документов к списанию.

НД является сдаточной описью для дел временного хранения в тех организациях, где предусмотрена сдача таких дел в архив. Дела временного хранения передаются в архив под индексами, присвоенными им НД, а в графе «Примечания» проставляется запись «Сдано в архив». В этом случае в конце НД делается отметка о приёме/передаче дел в архив. В случае реорганизации или ликвидации организации дела временного хранения передаются согласно указанному выше порядку.