10.Основные недостатки регистрации документов

1. Многократность регистрации.

2. Отсутствие перечней документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

3. В большинстве организаций отсутствует регистрация внутренних документов.

4. Различие в регистрационных формах в разных структурных подразделениях организаций.

5. Наличие журнальной формы регистрации при значительном документообороте.

6. При карточной регистрации не полностью используются ее преимущества.

7. Отсутствие в регистрационных записях сведений о содержании и исполнении документа.

8. Отсутствие сведений о документах, не требующих письменных ответов.

9. Различие в системах регистрационных индексов, применяемых в различных структурных подразделениях.

10. Отсутствие в индексах номера дела по НД, что снижает поисковой образ документа.

11. Непостоянство условных обозначений структурных подразделений и индексов документов (индексы должны меняться только в случае реорганизации учреждения).

12. Отсутствие связи между индексами документов – ответов и соответствующих документов – запросов.

11. Контроль исполнения документов

Есть определенная система ведения индивидуального контроля. Очень важно определить сроки, технологию, сделать анализ данных контроля.

Контроль исполнения документов – комплексная система мероприятий, направленных на оперативное выполнение задач, решений и оценку результатов.

Контроль напрямую связан с усовершенствованием документоведения. Чем выше его эффективность, тем меньше негативные результаты, вызванные невыполнением предыдущих документов.

Виды контроля:

• Контроль со стороны руководителя организации;

• Контроль руководителей структурных подразделений;

• Непосредственный контроль, который возлагается на СДОУ;

• Самоконтроль исполнителя.

Основная роль отводится руководителям организации и структурных подразделений. Они должны организовать контроль, обеспечивающийся самоконтролем по выполнению документов, взятых на исполнение.

Документы, подлежащие контролю, делятся на группы:

1. Документы, подлежащие индивидуальному контролю. Виды определяются исходя из специфики деятельности организации и специфики внутренних или получаемых документов.

2. Документы, подлежащие массовому контролю К ним относятся законодательные акты, нормативно-правовые документы, распорядительные документы вышестоящих организаций, документы других организаций, обращения граждан и важнейшие инициативные документы, направленные в другие организации.

Работа по контролю должна строиться на следующих принципах:

• Оперативность и своевременность исполнения документов (надо иметь контрольно-справочный аппарат);

• Полнота охвата контролем всех исполняемых документов;

• Систематичность;

• Необходимость обобщения и анализа итогов контрольных работ.

Выделяются 2 аспекта (объекта):

1. Контроль по существу решения вопроса (контроль за качеством исполнения документа) руководителем подразделения.

2. Контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу (фактический контроль) – оценка, насколько правильно ведутся работы, насколько полны и исчерпывающи принятые решения. Осуществляет руководитель путем организации проверок, предоставления справок, отчетов и т.д.

Контроль за сроками исполнения (сроковый) является очень важной информационной частью фактического контроля. Обычно сосредотачивается в СДОУ, а в организациях с небольшим объемом документооборота – у секретаря и лиц, ответственных за подготовку и хранение документов в структурных подразделениях.