6.2. Етапи процесу контролювання

Процес контролю реалізується в кілька етапів:

1. Визначення стандартів і критеріїв.

Стандарт - це офіційний державний або нормативно-технічний документ галузі, підприємства, що визначає характеристики вимог, яким повинен відповідати певний вид продукції; критерій - показник, за яким оцінюють якість роботи, продукції тощо. Загальноприйнятими щодо них є такі вимоги:

• обмеженість у часі,

• конкретність,

• реальність,

• можливість прогнозування показників і результатів.

2. Оцінювання виконання.

Полягає у з'ясуванні відповідності кількості та якості робіт, продукції, загального стану суб'єкта встановленим стандартам, загально прийнятим нормам і критеріям. Потребує залучення відповідних ресурсів, спеціальних контрольних засобів та приладів; може здійснюватися централізовано і децентралізовано.

3. Порівняння досягнутих результатів з установленими стандартами.

Його здійснюють у кілька етапів:

• встановлення масштабу допустимих відхилень;

• вимірювання результатів;

• передача і поширення інформації про конкретні результати;

• оцінка інформації про отримані результати.

4. З'ясування необхідності коректив.

Від ефективності процедур на цьому етапі залежить подальше функціонування організаційної системи та її окремих елементів. Здійснюється на основі обґрунтованих висновків щодо відповідності чи невідповідності робіт, продукції встановленим стандартам. У разі виявлення невідповідності виникає потреба у корективах (усунення недоліків, зміна стандартів тощо), що є завданням функції регулювання.

Ефективність контролю залежить від таких чинників:

• об'єктивність критеріїв і стандартів, які б забезпечували реальні можливості людей та справедливість контролю;

• якісне інформування про стан контрольованих об’єктів і процесів;

• двобічне спілкування між працівниками органів контролю та особами, діяльність яких контролюється;

• уникнення прискіпливого контролю;

• використання методів матеріального стимулювання за дотримання встановлених критеріїв, досягнення запланованих результатів;

• впровадження інформаційно-управлінської системи контролю;

• надання особливої уваги контролю виробничих процесів.

Не менш важливим при цьому є ефективне функціонування інформаційно-управлінської системи контролю — формалізованої системи підготовки інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. Вона повинна містити інформацію про попередній, сучасний та майбутній стани підконтрольних процесів чи об'єктів, її функціонування має ґрунтуватися на використанні сучасної комп'ютерної техніки, технологій.

6.3. Зворотний зв'язок при контролі

Зворотний зв'язок, у тім змісті, у якому цей термін буде використовуватися тут, це дані про отримані результати.

Найпростішим прикладом зворотного зв'язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Системи зворотного зв'язку дозволяють керівництву виявити безліч непередбачених проблем і скорегувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найбільш ефективного шляху до поставлених перед нею завдань.

Усі системи зворотного зв'язку (біологічні або організаційні) складаються з тих самих фундаментальних елементів і працюють на тих самих принципах.

«Входом» для організаційних систем зі зворотним зв'язком є усі види ресурсів: матеріальних, фінансових і людських.

«Виходом» таких систем є товари або послуги. Більшість організаційних систем контролю зі зворотним зв'язком відносяться до відкритих, або незамкнутим системам.

Зовнішній для таких систем елемент - керівник-менеджер, регулярно впливає на цю систему, вносячи зміни як у її цілі, так і у функціонування. У керуванні необхідні системи саме відкритого типу, оскільки на організацію впливають дуже багато змінних величин.

Відхилення, на які система повинна реагувати, щоб досягти своїх цілей, можуть викликатися як зовнішніми, так і внутрішніми факторами.

До числа внутрішніх факторів варто віднести проблеми, пов'язані зі змінними величинами. Зовнішні фактори - це всі те, що впливає на організацію з навколишнього середовища: конкуренція, прийняття нових законів, зміни технології, погіршення загальної економічної ситуації, зміни системи культурних цінностей і багато чого іншого.