Поняття «інформаційні ресурси»
І в науці, і на практиці оперують поняттями «інформаційні ресурси», «документні ресурси», «інформаційно-документні ресурси», не завжди усвідомлюючи різницю між ними.
На перший погляд здається, що у кожного з цих понять є власне наповнення: інформаційні ресурси мають справу з інформацією, документи – з документами, а інформаційно-документні – частково з інформацією, частково з документацією.
Однак, фактично все складніше. Причина в теоретичній не розробленості вихідних понять: «інформація», «документ», «інформаційні ресурси», «документні ресурси». У даному курсі розібратися у повному обсязі цих понять неможливо, проте цілком вірогідно знайти раціональне зерно.
Скажімо, за основу беремо визначення: «Інформаційні ресурси – це сукупність даних, організованих для ефективного отримання достовірної інформації». Документні ресурси розглядаються як «вид інформаційних ресурсів, що є сукупністю окремих документів у інформаційних системах». Тобто, в даному випадку документні ресурси є частиною ресурсів інформаційних. Із цього випливає, що інформаційні ресурси можуть включати якісь недокументні ресурси. Згадаємо термін «дані» - інформація, оброблена і представлена у формалізованому вигляді для подальшої обробки. Якщо внести це визначення у поняття «інформаційні ресурси» отримаємо: «Сукупність інформації (обробленої і представленої у формалізованому вигляді для подальшої обробки), організованої для ефективного отримання достовірної інформації».
Очевидна тавтологічність даного визначення. Тут нас цікавить інше: чи може оброблена інформація існувати в недокументному вигляді (тобто не закріплюватися на матеріальному носії)?
Пригадуємо, матеріальний носій – засоби реєстрації, зберігання, передачі інформації (даних), а ними є мова, пам'ять людини чи комп’ютера, провідні чи ефірні засоби зв’язку тощо.
Виходить, що «інформаційні ресурси» і «документні ресурси» - фактично синонімічні поняття. (Синонімія – різні за формою, але однакові чи близькі значенням знаки).
Інформаційні ресурси – окремі документи і окремі масиви документів, (документи і масиви документів) в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інфосистемах). Багато вчених (серед них Столяров Ю.Н.) називають «документні ресурси» точнішим терміном, чим «інформаційні». Адже документні ресурси складаються з великої кількості документів, тоді як інфоресурси мають складатися з великої кількості «інформацій» (а такого слова у множині немає).Документні ресурси відображають свою складову – інформацію та її матеріальне втілення.
Повернімося до згаданого визначення. У ньому присутній термін «інфосистема» - організаційно впорядкована сукупність документів (масиви документів) і інформаційних технологій, в тому числі з використанням засобів обчислювальної техніки і зв’язку, що реалізують інформаційні процеси. Виходить, що інфоресурси включають і впорядковані і хаотичні масиви документів. Розвинемо далі визначення: Насправді документний ресурс є одночасно і масивом і потоком документів; іншими словами – це набір документів і в їх статиці, і в їх динаміці. (До речі, поняття «масив» і «потік» завжди поєднуються у науковій літературі зі словом документи, і вислови, що близькі «інформаційним ресурсам», тобто у множині, відсутні. Використовуються лише словосполучення типу «документний потік», «масив документів».)
Є багато визначень інфоресурсів, одне з яких – це масиви інформації чи сукупність документів в інфосистемах (бібліотечних чи архівних системах, фондах, банках даних тощо). Тут відсутній потік (рух) документів. У виразах типу «інформаційно-документні ресурси», «інформаційно-документна підготовка кадрів» під інформаційним мають на увазі усні повідомлення, а під документним – інформацію, закріплену на матеріальному носії (речовому). Тобто знову протиріччя: усні повідомлення не мають матеріального носія, ніяк не зафіксовані. Але ж будь-яке повідомлення завжди передається матеріальним середовищем – якщо не матеріальним/ речовим, то енергетичним (радіохвилі, енергетичні коливання тощо). У останньому випадку тривалість існування інформації дорівнює часу її передачі – так званий синхронний документ. Якщо взяти за основу визначення документа – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для його передачі у часі і просторі, то, наприклад, радіопередача, тобто усна, музична і подібна, плинний рядок світлової реклами, демонстрація фільму і є ілюстрацією синхронного документа. Він перетворюється в діахронний документ (звичний для нас), коли записується на певний носій. Наприклад, усна інформація записана на диктофон.
Обґрунтуємо визначення «інформаційні ресурси». Наприклад, магазин займається торгівлею. Коли продавець продає, то клієнт купує. Процес один, а терміни різні. З точки зору клієнта, він користується пунктом торгівлі/покупки, а продавець вважає, що працює в пункті продажу. Гіпотетично спеціальні підручники назвали б: для клієнта – «Технологія покупки товару», а для продавця – «Технологія продажу товару». Отже, оскільки підручник призначений для продавця, тобто для того, хто забезпечує клієнта інформацією, ресурси називаємо документними, а з точки зору користувача вони ж – інформаційні.
Поняття «документний ресурс» доречно застосовувати до окремої інформаційної системи – бібліотеки, фірми, музею, типографії, і коли це конкретне поняття. Від нього можна утворити множину: «документні ресурси». Про документні ресурси правомірно говорити як про певну обмежену сукупність окремо взятих зібрань документів. А також документний ресурс може розглядатися і як збірне поняття, коли мають на увазі будь-яку сукупність документних ресурсів того чи іншого масштабу: документний ресурс України, ресурс документів з бізнесу, документний ресурс для студентів напряму «Культура» тощо.
Все це розглядається в окремих курсах спеціальності ДІД. Курс «інформаційні ресурси» є вступним і містить загально-теоретичні положення про властивості інформаційного ресурсу, його функції, принципи функціонування, види документних ресурсів, Інтернет- інтранет-ресурси; також види генеративних систем, виробники інфоресурсів тощо.
Контрольні запитання:
У чому полягає значення інформаційних ресурсів?
Назвати ознаки інформаційного суспільства.
Дати визначення та обґрунтувати поняття «інформаційні ресурси».
Лекція 2
Властивості та функції інформаційних ресурсів
Аспекти виникнення та формування інфоресурсів.
Властивості інфоресурсів.
Функції інфоресурсів.
Інформаційні ресурси – це накопичена інформація про навколишню дійсність, що зафіксована на матеріальних носіях, які забезпечують передачу інформації у часі і просторі між споживачами для вирішення конкретних завдань.
Інфоресурсом є вся накопичена інформація, у тому числі:
Інформація недостовірна (дефектологічне);
Інформація, що втратила свою актуальність;
Інформація, що представлена хибними положеннями те неефективними підходами;
Несумісні дані, які накопичені за нестандартними методиками;
Інформація, що втратила конкретність у результаті суб’єктивних тлумачень;
Явна дезінформація.
Залежно від носіїв інформації, інформаційні ресурси поділяють на три класи (основних):
Персонал, який володіє знаннями і кваліфікацією.
Документи усіх видів і їх зібрання на будь-яких видах носіїв.
Колекції об’єктів живої та неживої природи (промислові зразки, рецептури, технології тощо).
Інфоресурси існували завжди. Історично вони були в центрі правлячих кіл (істеблішменту) будь-якої держави, в першу чергу, як політичний чи військовий фактор.
«Інформаційний апарат – найбільш дієвий важіль управління державною системою». Герберт Міллер ( проф. Каліфорнійського університету)
Самі по собі політичний та військовий фактори відносяться до традиційно найбільш зрозумілих інфоресурсів, що розвивалися тисячоліттями. Історично новим є зростання економічної значимості народногосподарських аспектів національних інфоресурсів. Інформація стає тим же основним ресурсом, що і матеріали та енергія. Національний інформаційний ресурс – нова економічна категорія.
У складі інформаційного ресурсу - знання людей, але не будь-які знання, а лише нові, що перетворилися в повідомлення, тобто закодовані, розподілені, передані каналами зв’язку. Основним для нас є інформаційна робота, тобто продуктивне використання знань. Причому індивідуальні розумові процеси «зливаються» в єдиний процес життєдіяльності соціального інтелекту завдяки інформаційним зв’язкам між людьми. Інакше кажучи, людська свідомість робить інфоресурс колективним, масовим. Соціальний інтелект взагалі не можна розглядати поза інформаційно-комунікативним процесом. Принципове значення в розумінні сутності інфоресурсу має форма існування і представлення знань. Знання – це відображення того чи іншого боку об’єктивної дійсності, виражене у вигляді ідей (понять, уявлень чи суджень про якийсь предмет чи явище). Знання - жива, діалектична система: вони передаються іншим людям, матеріалізуються, існують у трьох формах: «живі» знання, упредмечені знання, інформативність повідомлень. Не всі повідомлені знання (у вигляді книг, газет, радіопередач, патентних описів тощо) виступають Інфоресурсом. Тут виникає ще одна проблема – інформативність повідомлень. Книги мають знайти свого читача. З них має бути вилучена інформація. Отже, перед людством стоїть завдання: вилучити максимум інформації з нагромаджених за всю історію повідомлень і перетворити її в ресурс, який би активно функціонував.
Інфоресурси – інтелектуальний ресурс, і основні складності в розумінні його природи і функцій полягають у розкритті механізму переходу «знань у силу», способів його впливу на матеріальні фактори прогресу. Не сам по собі інфоресурс – «двигун» системи. Двигуном системи виступають матеріальні сили (енергетичні, трудові фактори). Але інфоресурс, немов фермент, «розв’язує» ці матеріальні фактори. Переводить з латентного в активний стан і вводить їх у задане цільове русло.
Властивості інфоресурсів.
Невичерпність.
Матеріальні (речові, енергетичні) ресурси поділяються на зростаючі, знижувальні чи відновлювальні. Наприклад, при збільшенні чисельності населення трудові ресурси зростають. Корисні копалини лише вичерпуються. Сільськогосподарська продукція щорічно відновлюється, деревина теж відновлюється, але протягом кількох десятиріч.
Отже, інфоресурси у своїй сукупності в принципі невичерпні, оскільки користування інформацією не приводить до її зменшення чи збільшення.
Збільшення.
Завдяки господарчій, політичній, науковій, творчій діяльності соціуму виробляється нова інформація, тоді як і попередня зберігається. Інфоресурс постійно збільшується. Навіть виведено у науці закон її прискореного розвитку. Тут важливо знати темпи появи нової інформації в певних сферах суспільної діяльності.
Тиражованість.
Зростання інформації створюється її тиражованість. Будь-який твір можна скопіювати у будь-якій кількості примірників. На відміну від цього багато матеріальних ресурсів не можна тиражувати в принципі, а там, де можна (напр.., у промисловому виробництві), тиражованість є наслідком реалізації тієї чи іншої попередньо створеної ідеальної інформаційної моделі: плану, креслення, інструкції.
Матеріальний ресурс різного виду використовують лише в своїй сфері діяльності: паливо – в енергетичній, тканина – в побутовій, технічній тощо. Інформація – специфічний вид ресурсу. Вона необхідна всюди: жодна соціальна діяльність не можлива без інформаційного ресурсу. Тобто, цим визначається виключне соціальне значення інфоресурсів.
Безальтернативність.
Деякі матеріальні ресурси взаємозамінні, тому в світі існує товарообмін. За необхідності можлива заміна одного виду ресурсу на інший (віддати територіальний ресурс заради політичної вигоди; використання технологічних ресурсів замість людських). Інфоресурсу альтернативи немає: дефіцит інформації можна відновити лише ліквідацією цього дефіциту. За те, щоб отримати необхідну інформацію, суспільство готове розрахуватися іншим ресурсом: волею, а то і життям своїх висококваліфікованих спеціалістів – розвідників; фінансовими засобами, матеріальними благами тощо. Інформація – дорожча за все – ця мораль вміщена в легенді про римського царя Тарквінія Гордого, якому Сивіла запропонувала купити книги, що в неї були за надзвичайно велику ціну. Тарквіній відмовився і вона кинула у вогонь три книги , а ті, що залишилися знову запропонувала за ту ж ціну. Коли здивований цар відмовився, знову кинула у вогонь три книги, а решту запропонувала за ту ж ціну. В кінці-кінців Тарквіній купив три книги (останні) за ті ж кошти. (Потім ці книги використовувалися римським сенатом для передбачень наслідків заходів, що він впроваджував). Ціну інформації неможливо перебільшити – ось висновок із дій Сивіли.
Інформацію отримують в обмін на іншу інформацію – тут діє закон інформаційного обміну. Важливо відзначити, що суб’єкт володіє все-таки саме потрібною йому інформацією, а не її замінником. Інформаційний ресурс став головним саме тому, що він став товаром. Він не знижується після продажу (може продаватися кілька разів). Не псується протягом тривалого часу, потребує менш дорогих засобів складування і транспортування, чим матеріальні. Інформаційний ресурс як товар може давати надзвичайно високий прибуток.
Відображення.
Інформаційний ресурс займає невеликий простір і є одним із проявів цивілізації, проте завдяки вмісту (документів перед усім) має властивість відображати усі сфери людської діяльності. У ньому зосереджений світовий досвід людства у всіх галузях знань. Документний ресурс інформує про все нове, передове, але і при його посередництві забезпечується успадкування культури. Французький поет-романтик Альфа Марі Луї де Ламартін (1790 - 1869) зауважив з цього приводу: «Якщо пара і залізні дороги знищили відстань, то книгодрукування знищило час: завдяки йому ми всі сучасники. Я розмовляю з Гомером і Цицероном, а Гомери і Ціцерони майбутнього будуть розмовляти з нами».
Інформаційний ресурс – своєрідна модель буквально всіх досягнень цивілізації за весь час її існування. Ще у минулому столітті на цю властивість звернув увагу М. Рубакін в афоризмі «Бібліотека – книжкове відображення Всесвіту».
Спільність.
У різноманітних документних ресурсів є спільні риси:
Єдність призначення: забезпечувати документами соціальні системи, які вони обслуговують;
Єдність завдань і цілей: мати такий комплект документів, який би був необхідним і достатнім для виконання свого соціального призначення;
Єдність властивостей, ряду функцій і принципів функціонування, а також критеріїв формування;
Єдиний системостворюючий елемент – документ; у деяких ресурсів навіть види документів повністю співпадають (тут розбіжність проходить за основними соціальними функціями систем чи іншими ознаками);
Подібність основних технологічних процесів, що дозволяє виробляти єдині для різноманітних документних ресурсів нормативні документи (стандарти, інструкції, норми, правила тощо).
Отже, така спільність є підставою для розробки теорії функціонування інформаційних ресурсів.
Функції інформаційного ресурсу.
Інформаційні ресурси створюються заради забезпечення надійного засобу управління соціальною системою в цілому і кожного її компоненту окремо. Їх основна функція – забезпечення процесу управління (або сапортна). (Наука інтернаціональна, тому прийнято користуватися термінами на основі міжнародних мов – латині і грецької. Support (лат.) - підтримка).
У документних ресурсах (тут і далі ДР) людство набуло найкращого способу збору, накопичення і зберігання інформації, що необхідна для управління.
Функції інфоресурсу як моделі своїх прототипів (елементів і системи в цілому) надзвичайно різноманітні.
Найбільш важливі і поширені:
Ідентифікаційна, або довідкова (напр., паспорт).
Легітимізаційна (напр., ліцензія, пропуск, квиток).
Пошукова (знаючи номер, дату, назву наказу, легко знайти сам наказ).
Обліково-звітна.
Статистична.
Інспекторська.
Контрольні запитання:
Яка інформація вважається інформаційним ресурсом?
На які класи поділяються інформаційні ресурси?
Охарактеризувати властивості інформаційних ресурсів.
Назвати функції інформаційного ресурсу.
Лекція 3
Принципи функціонування документного ресурсу.
Поняття «принципу».
Основні принципи функціонування ДР.
Місце документного ресурсу в соціальній системі.
Принципи – це основні вихідні положення, якими керуються при здійсненні будь-якої діяльності (у нашому випадку – при формуванні ДР). Найважливіший з них – доцільність.
Формування ДР не самоціль , він має створюватися з тією метою, заради якої в ньому виникає необхідність. У загальному – мета будь-якої соціальної системи – як мінімум забезпечити самозбереження, виживання, і за можливістю, благополуччя, як максимум – процвітання.
Оскільки будь-яка система існує у зовнішньому середовищі, для досягнення поставленої мети вона має:
Постійно вивчати це середовище;
Гнучко реагувати на безперервні зміни, які в ньому проходять.
Процес і результат такого вивчення фіксують у документному вигляді. Ці документи включають в загальносистемний документальний процес, який формує і веде адміністрація системи, її бухгалтерія.
Із принципу доцільності випливають усі інші принципи формування документних ресурсів:
1. Квантованість або принцип поділу полягає в тому, що документний ресурс має наближатися до тієї системи, яку обслуговує, тому він поділяється на багато автономних ресурсів.
2. Систематизованість – даний принцип передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, що полегшує розміщення і пошук документа. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Порядок для однотипних систем уніфікують і стандартизують.
3. Оптимальність – ДР формують за повнотою, тобто документів у кожному ресурсі має бути не більше і не менше, чим потрібно.
4. Сумісність. Документи, що втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть передаватися в інший ресурс (якщо вони цінні для того ресурсу). Тому треба дотримуватися принципу сумісності, щоб вони органічно включались у новий ресурс. Документи, що втратили цінність для всіх ДР, утилізують.
5. Розумне дублювання. Багато документів доцільно мати в багатьох ДР одночасно. Але надміру документи непотрібні. Фізичне дублювання доречне лише в мануальних ДР. Інша справа, коли застосовується електронна техніка, якщо вона влаштована за принципом «однократне введення – багаторазове використання». Необхідно звернутися у відповідну базу даних.
6. Вибірковість – цей принцип передбачає, що ДР може бути представлений лише тим, хто має на це право. Для цього використовують різноманітні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів – фізичні, юридичні, криптографічні, етичні тощо.
7. Захищеність. Вибірковість забезпечується захищеністю ДР, але якщо обмеження відсутні, то він стає загальнодоступним. Хоча залишаються завдання захисту матеріального носія від поганої погоди, втрати, псування, неповернення тощо.
Такі принципи формування будь-яких ДР. Формування конкретних їх видів доповнюється специфічними принципами.
Місце документного ресурсу в соціальній системі.
У кожній соціальній системі можна виділити декілька обов’язкових компонентів:
Цінність (продукт чи послуга, ідеї тощо)
Службовий персонал
Матеріально-технічна база
Контингент користувачів.
Усі елементи соціальної системи мають між собою двобічні зв’язки. Паралельно діяльності системи виникає супутній їй відносно автономний документний ресурс. Кожен ДР має прямі і зворотні зв’язки всередині соціальної системи. Вся сітка чи мережа внутрішньо системних зв’язків документних ресурсів отримала назву Інтранет. Взагалі, кожен ресурс є моделлю свого прототипу – того чи іншого елемента чи системи в цілому.
Документний ресурс другого ступеня називають документографічним (наприклад, бібліотечні каталоги, бібліографічні вказівки, описи справ тощо).
Будь-яка фірма, установа чи організація крім документованих даних про свої ДР, має такі ж відомості про самі документовані дані, чи про документографічні ресурси. Назвемо такий ресурс (він має третій ступінь виміру) метадокументографічний (грецьке meta - після).
Отже, в кожній соціальній системі існують одночасно документні ресурси трьох родів. Кожен описує систему з різним ступенем стиснення інформації.
Контрольні запитання:
Пояснити поняття «принцип».
Охарактеризувати основні принципи функціонування ДР.
Які обов’язкові компоненти має кожна соціальна система?
Назвати ДР другого та третього ступенів.
Лекція 4
Національний документний ресурс
Загальна характеристика.
Види документних ресурсів.
Класифікація ДР за їх місцем у документальному процесі.
Документні ресурси країни надзвичайно великі, вони є складним конгломератом, який зберігається, формується і використовується у всіх без виключення соціальних систем.
Органи управління, кожен громадянин, бібліотеки, музеї, інформаційні центри, ЗМІ, видавництва, науково-дослідні інститути – важко уявити яка це цифра ДР. Сюди ж включають паперові і металеві гроші. Однак і це не все. Є ДР, який неможливо підрахувати – Інтернет (тут навіть зовнішні документні джерела (за межами держави) включають у вітчизняний документний ресурс).
Національний документний ресурс містить: державний, органи місцевого управління, юридичної особи, фізичної особи.
ДР може бути комерційним та некомерційним, речовим та енергетичним.
За масштабами виділяють:
Персональний ДР – усі документи, що створюються у індивіда протягом життєдіяльності.
Локальний ДР – сукупність документів, що є у тієї чи іншої малої групи – сім”ї , невеликої чи середньої фірми, організації.
Регіональний ДР – що створюється в масштабах того чи іншого територіального утворення.
Національний ДР – усі документні ресурси країни.
Глобальний ДР – часткову чи генеральну сукупність ДР різноманітних країн, який надається для використання населенням інших країн.
Інтернет та Інтранет – ресурси
У межах одного об’єкту, однієї системи (фірми, регіону, країни) ДР є внутрішнім чи внутрішньо системним, а всі документи, які знаходяться за цими межами є зовнішнім ДР чи позаоб’єктним, позасистемним. У цьому випадку другорядними стають всі інші фактори: матеріальна форма представлення документа, умови користування ним тощо. Головним стає одне: всередині чи поза системою знаходиться потрібний документ. Впорядкований внутрішньо системний масив електронних документів об’єднують поняттям «Інтранет», а всі решта документів цього роду відносять до Інтернету. Між ними зв'язок діалектичний: фактично кожен документ неодмінно включається в певну систему, і зовнішнім він виступає лише по відношенню до іншої системи. Інтернет тому є не чим іншим, як симбіозом усіх чи частин документів, які складають усю більшість електронних документних мереж.
За ступенем організованості ДР може бути впорядкованим жорстко і слабко. У першому варіанті, коли маємо справу з високоорганізованим ресурсом, йому можна надати статус документного фонду. У іншому випадку ресурс залишається на стадії документного масиву. Наприклад: ДФ – бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї; ДМ – канцелярські служби, бухгалтерія, відділи кадрів.
Класифікація ДР за їх місцем у документальному процесі:
Генеративні (грецьке generation- народження) – виникають спочатку на стадії створення документів. Це особисте і службове листування, нормативна документація, наукова і художня література, публіцистика, популярні видання.
Транзитні – ті, що надсилаються, транспортуються, ретранслюються із одного пункту в інший (з пункту виникнення в пункт доставки). Це ресурси вижимі, вони утворюють документний потік.
Термінальні - ті, які збирають у пунктах обробки, переробки і зберігання. Вони складають документний масив, документний фонд фірми, підприємства тощо.
Термінальні поділяються на декілька груп.
Перші є основою самостійних документальних систем – бібліотек, архівів. Органів НТІ тощо. Вони обслуговують зовнішніх користувачів – юридичних і фізичних осіб, чия основна діяльність проходить за межами цих систем і не пов’язана з формуванням і зберіганням цих ресурсів.
Другі розглядають ДР як основний об’єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси є засобом виробництва не власне інформаційних послуг – їх основна функція не є інформативною. Наприклад: бухгалтерія, банк, нотаріальна контора, школа тощо.
Треті – це ДР, що в обов’язковому порядку існують у структурі будь-якої соціальної системи, що не є професійно інформаційною; вони супроводжують, забезпечують і обслуговують її основну діяльність і управління. Їх ДР на відміну від автономних можна назвати вбудованими в соціальні системи.
З розвитком автоматизованих навчальних систем в установах системи освіти з’явилися власні, внутрішньо системні ресурси. до цього інформаційна підтримка освіти здійснювалась майже виключно на основі традиційних бібліотечних фондів.
Незважаючи на те, що вбудованими ДР користуються в основному всередині окремих організацій, багато цих ресурсів мають суспільний інтерес не тільки через важливість для виробництва, але і у зв’язку з тим, що ці ресурси можуть служити джерелом інформації для інших організацій і для створення довідкових ДР про організації.
За ознакою участі документа в документаційному процесі ресурси другої і третьої груп відносяться до розряду утилізаційних (лат. Utilis - користування), тобто використовуються з тією чи іншою прагматичною ціллю.
Зовнішніми – по відношенню до документовиробництва і документовикористання – виступають моніторингові системи. Вони спеціалізуються на слідкуванні, нагляді, контролі, санкціонуванні та інших функціях, пов’язаних із документальним процесом.
Суспільний інтерес і основний об’єкт державної інформаційної політики має лише та частина ДР, яка обслуговує зовнішніх користувачів, тобто не пов’язаних з формуванням і зберіганням таких ресурсів.
Найбільш суспільно значимі ДР – це чотири найбільш могутні і впорядковані документальні системи України, що мають міжвідомчий і універсальний характер:
Бібліотеки загального користування.
Архівний фонд.
Органи державної статистики.
Державна система науково-технічної інформації.
Контрольні запитання:
Які ресурси містить національний ДР?
Охарактеризувати ДР за масштабами.
Що містить поняття «Інтранет-ресурси»?
На які групи поділяють ДР за місцем у документальному процесі?
Охарактеризувати моніторингові системи.
Лекція 5
Генеративні документальні системи та їх ресурси
Види генеративних систем
Технічні засоби генерування ДР
Виробники ДР
Усі документи, що циркулюють і зберігаються в суспільстві, ким-небудь створюються. Перед усім варто пам’ятати, що процес виникнення документа може бути і одномоментним актом, і досить складним процесом. Появі документа передують його задум, попередня фіксація, проміжне і остаточне редагування. Редагування може бути змістовним (науковим) і технічним. Попередній текст має затвердитися, у ряді випадків – пройти цензуру. Потім – втілення ідеї на матеріальному носії – макетування, тиражування. Ці моменти і знаменують появу нового документа. Ці етапи може здійснювати автор задуму, але і вони можуть бути розподілені і між різними особами і службами: керівник виголошує ідею, її реалізують документально його помічники, спічрайтери, референти. Рукопис на паперовому носії передають науковому і технічному редакторам (і художньому за потребою). Після них текст вичитують коректори, з ним працюють верстувальники, бібліографи, перевіряючи правильність імен, дат, цитат тощо. Внутрішньо редакційний юрист переглядає текст, щоб не порушувалися закони чи інші юридичні норми. Підготовлений таким чином проект документа затверджує автор чи керівник, а також головний редактор. Після цього документ тиражують в одному чи багатьох примірниках, і цим займаються нові служби – типографії, копіювально-розмножувальні майстерні. Перед тим, як відправити за призначенням, тираж повинен десь тимчасово зберігатися (наприклад, склад як один із соціальних інститутів). Про вихід документа повідомляють рекламні агенції. При великому тиражі частину примірників направляють у заздалегідь визначені документальні інститути, де включають у державні бібліографічні покажчики, враховують в статистиці друку, забезпечують вічне зберігання. Найважливіший соціальний інститут – Книжкова палата.
Таким чином, документ створюють мінімум одна людина, максимум – десятки спеціалістів документологічного профілю; документальні служби і інститути.
Сучасна поліграфічна технологія дозволяє деякі підготовчі етапи скоротити чи об’єднати, але все рівно процес випуску документа залишається складним в багатоаспектним.
Технічні засоби генерування ДР
Сучасний етап розвитку суспільства характеризуються широким використанням не лише друкованого слова, але і слова, що звучить, зображення – статистичного і рухомого.
Засоби індивідуальної інформації. Це в основному телефони, пейджери, відеотелефони. Телефон – перед усім засіб усного зв’язку. Але і в цьому випадку часто залишається тривалий діахронний документ – телефонограма. Телефон дозволяє отримати діахронні документи ще й безпосередньо (автоматично).для цього існують автовідповідачі, факсимільний зв'язок, пейджерний зв'язок, зрештою телефонний зв'язок широко використовується як канал передачі інформації по Інтернету. Інформацію у вигляді монологу чи діалогу записують на диктофон. Цей засіб індивідуальної фотоінформації широко використовують технічні секретарі, репортери та журналісти. ДР створюються фотоапаратами, відеомагнітофонами. Поширені магнітофони побутового використання, але їх витісняють лазерні програвачі. Сучасні програвачі експлуатують СD – ROM і DVD- ROM, які надзвичайно якісні, довговічні. Інші засоби – мікрокалькулятори, смарткарти, електронні кредитні картки.
Загальна тенденція у розвитку технічних засобів виробництва ДР полягає в їх інтеграції в один засіб – комп’ютер. Крім цього, він універсальний ще й тому, що дозволяє об’єднати виробництво, поширення, кумуляцію, збереження і використання ДР.
ЗМІ. Передачі, що записуються на радіо і телестудіях, створюють могутній фоно- і відеодокументний ресурс. Крім того, інформацію записують на свій магнітофон чи відеомагнітофон індивідуальні користувачі, поповнюючи свій персональний ДР.
Найбільш могутнім технічним засобом для фізичного створення документів є типографії. Для малотиражних видань використовують настільні видавничі системи – ризографи.
Виробники ДР
Основні виробники документів є установи та автори наукових, виробничих, політичних, популярних, художніх творів. У середньому кожен житель використовує на рік приблизно 5кг паперу. Значна частина паперу використовується на особисті потреби: приватне листування, зошити тощо. Далі за обсягом – бланкова продукція, що відноситься до класу службової документації і яка використовується у всіх сферах суспільного життя.
Світове книговидання продукції у світі з початку книгодрукування видано більше 120 млн. назв.
З використанням електромеханічних, а потім електронних засобів фіксування інформації. Тобто протягом 100 років, багато прогнозують кінець книги, усунення її новими видами документа. Однак розвиток книговидання заперечує ці прогнози. Статистика друку підтверджує вислів Умберто Еко: «Спите спокойно, книги никуда не денутся».
Контрольні запитання:
Охарактеризувати генеративні системи.
Назвати технічні засоби генерування ДР.
Яких виробників ДР ви можете назвати?
Лекція 6
Транзитні документальні системи та їх ресурси
Документний потік
Транзитні документальні канали
Ресурси документальних систем
Усі документи, які виникли один раз, починають рухатися. Вони переміщуються у напрямку від документовиробника до користувача і таким чином утворюють документний потік. У спеціальній літературі зустрічається не зовсім коректне використання відповідної термінології. По-перше, потік документів ототожнюють з документним масивом. Насправді потік відображає лише процес руху масиву документів і коли ми говоримо про документний потік, варто досліджувати те, що пов’язане зі станом руху, а не станом спокою. По-друге, потік цей саме документний, а не документальний.
Документальні системи, що забезпечують транзит документів, підлаштовуються під фізичні характеристики документа. Але за законом документного забезпечення вони потребують своїх власних документів і іноді породжують нові їх види, які, в свою чергу, служать першоосновою для все нових видів документів.
Як і будь-яка документальна система, транзитні системи є частково і генералізацій ними: вони виготовляють велику кількість документів, що забезпечують управлінський процес, який регулює взаємовідносини зі споживачами їх послуг.
Документний потік може бути настільки коротким і слабким, що ледве помітний. Так буває, коли документ виробляють для внутрішнього використання, коли він не виходить за межі системи, яка його народила.
Зараз основна частина документного ресурсу перебуває в системі Інтернет, але все таки ці документи рухаються від керівника до виконавця і навпаки. Їх рух характеризується або поступовістю, або маятниковістю, або поступовістю-зворотністю.
Властивості документного потоку.
Документний потік характеризується могутністю, тобто кількістю документів, що транслюються (транспортуються) у одиницю часу. Із інших характеристик важливими є:
Напрям потоку
Кількість проміжних пунктів на його шляху
Ритм
Шум
Накладання потоків у просторі і часі.
Транзитні документальні канали
У випадку територіальної розгалуженості документа і користувача довжина потоку збільшується, на його шляху можливі проміжні пункти, на кожному етапі можуть виникнути профілюючі служби зі своїм штатом спеціалістів для оптимальної організації документопотоку. При цьому такі служби – їх варто вважати транзитними документальними – є і не розгалужені, і дуже складні, забезпечені супертехнікою, мають власну мережу у всьому світі.
У найпростішому випадку функцію транспортування документів виконує кур’єр – особа, яка відповідає за безпосереднє вручення документа адресату. В установі цим займається спеціальний посильний, що розносить документи із канцелярії у структурні підрозділи. У малій установі цю функцію виконує секретар. Широко розповсюджена практика, коли, навпаки, співробітники структурних підрозділів постійно відвідують канцелярію для отримання кореспонденції.
Переважно доставку тільки створених документів замовникам документовиробник здійснює власними силами. У цьому випадку він є не лише генералізаційною, але і транзитною системою.
Основний потік документів проходить через два найбільш поширених канала – пошту і книготоргівлю.
Пошта є основним транзитним каналом, яким переміщуються ДР, що створюються в генералізаційних, а також зберігаються в термінальних системах.
Другим величезним каналом, яким ДР переходять від виробників до отримувачів є книжкова торгівля. У книгознавстві її діяльність вивчає спеціальна підгалузь – бібліополістика.
Система книжкової торгівлі СРСР (до розпаду) включала 17 тис. книжкових магазинів, 43 тис. кіосків, 171 бібліотечних колекторів. У системі було зайнято 364 тис. осіб.
Зараз в Україні та Росії функціонують оптові підприємства, що реалізують книжкову продукцію: книжкові магазини, постачальні точки вуличної торгівлі. Крім того, є відділи книг у багатьох універмагах і супермаркетах. Книгами торгують розносники у електричках, на вокзалах та ринках, в Інтернеті тощо. Раніше таких мобільних книжкових продавців-лоточників називали офенями.
Найбільш важлива ланка книжкової торгівлі – книжкові магазини та супермаркети. Вони пропонують в основному нові (1 – 5 річної давнини ) книги, мають власні склади і пов’язані з оптовими фірмами.
За складом книжкового ресурсу магазини поділяють на універсальні або спеціалізовані. Букіністичні магазини чи відділи спеціалізуються на скупці у населення не нових книг, якщо вони відсутні у продажі. Це так званий ретроресурс. Генералізаційною системою в цьому випадку стає той, хто здає книги в букіністичний магазин. Магазини антикварної книги зорієнтовані на скупку і продаж раритетних видань.
Продовжує діяти система «Книга-поштою», зараз вона все більше автоматизується. Нові утворення – книжкові клуби – мають ліцензію на роздрукування книг, супроводжуючи їх своєю фірмовою обкладинкою.
У деяких регіонах збереглися бібліотечні колектори. Функції постачання бібліотек взяли на себе обласні бібліотеки, які замінили собою бібліотечні колектори.
Книги продають на книжкових ярмарках – місцях, де зустрічаються автори, редактори, видавці, продавці і покупці, де вивчається читацький попит і визначається тенденція зміни читацьких смаків.
До традиційних документальних систем відноситься Ощадбанк.
Документний потік вносить свій вміст у документосховища. Таким чином, потік перетворюється в статистичний масив.
За своїм рухом потік розгалужується, документи спрямовуються за різними адресами навіть у межах однієї установи. В основному документи зосереджуються у місцях їх використання, і термінальні системи стають одночасно утилізаційними.
Контрольні запитання:
Дати поняття «документного потоку».
Охарактеризувати властивості документного потоку.
Назвати основні транзитні канали.
Лекція 7
Термінальні документальні системи та їх ресурси
Неспеціалізовані документальні системи
Управлінський документний ресурс
Загальна характеристика спеціалізованих термінальних документальних систем
Здебільшого документальні масиви формують їх користувачі. Особливо це помітно на прикладі домашніх документних ресурсів. Те ж можна спостерігати у багатьох структурних підрозділах фірми чи організації. Лише коли документний потік великий, із складу співробітників виділяють особу (чи осіб), що спеціалізуються на його впорядкуванні. Цим займаються секретарі, штат канцелярії, управління справами. У розвиненій підсистемі цього напряму є власні підрозділи. Управлінських. А значить. Документальних систем не багато, але підсистеми документального характеру є у кожній установі.
Керівники організації, а також керівники основних її підрозділів повинні мати чітку уяву про її організаційну структуру. Вона фіксується у паспорті фірми, що фіксує дату заснування, основні етапи розвитку, профіль, характеристику приміщень та обладнання, чисельність і структура персоналу, що дає відомості про керівників, засновників, про наглядову раду тощо. Документний масив кожної установи упорядковують веденням «Номенклатури справ». Вона містить:
Директиви вищих органів.
Документи про реєстрацію, ліцензування, атестацію, акредитацію.
Положення, статути.
Висновки пожарної, санітарно-епідеміологічної та інших служб про технічний стан будови.
Книгу наказів.
Печатки.
Бланки.
Плани роботи.
Звіти про роботу.
Трудові книжки працівників.
Особові справи.
Протоколи.
Заяви співробітників.
Документи зі справочинства.
Вхідні листи.
Вихідні листи.
Життєво-важлива для кожної установи планово-економічна документація. Вона відображає фінансово-економічні показники фірми: її річний прибуток, витрати виробництва, розходи, затрати тощо.
Документний ресурс фірмової інформації містить:
Фірмовий проспект, буклет, масив інших рекламних видань власної та аналогічних фірм.
Кон’юнктурні видання.
Досьє фірми та її партнерів.
Публікації співробітників фірми та її конкурентів.
Основні таблиці фактографічних даних.
Огляди: бібліографічні, реферативні, маркетингові, аналітичні.
Масив адрес.
Рекламації на продукцію фірми.
Відомості про постачальників.
Кожен підрозділ має свій масив документів. Тобто, ДР кожної фірми, установи надзвичайно великий і різноманітний.
Управлінський документний ресурс
ДР, що використовують безпосередньо в процесі управління називають службовою документацією.
Спочатку (на поч. ХХ ст.) Поль Отле і Анрі Лафонтен документацією називали науку про збір, збереження, класифікації і підбір, розповсюдження і використання усіх видів документів. Створена ними міжнародна федерація протягом ста років називається FID - Міжнародна федерація з документації. За нормами мови документація – це велика кількість різноманітних службових, офіційних документів з одного предмету у їх сукупності.
Документація існує статистична, облікова, нормативно-технічна, дипломатична, бухгалтерська, військова, комерційна, житлово-комунальна, планова, проектна, розрахунково-грошова тощо.
У даному випадку розглядається адміністративна, або службова документація. Усі документи цієї групи пов’язані єдністю цільового призначення і в сукупності роблять можливою прояв управлінської функції.
Систему службової документації створюють перед усім директивні, організаційно-правові, планові і розпорядчі документи.
Крім того, у неї входить ще дуже великий спектр видів документів: інформаційно-довідкова документація, довідково-аналітична, звітна, кадрова, фінансова, постачальна, виробнича.
Зокрема, службово-допоміжний документний ресурс створюється для оповіщення персоналу про прийняті оперативно-управлінські рішення, про внутрішнє життя колективу, з метою його згуртування на основі ділового співробітництва, підтримки дружби, духу змагання. Він включає в себе візуальні засоби: дошку оголошень, дошку пошани, меморіальну дошку, лозунг, слоган фірми, плакат тощо. Творчість співробітників реалізується у стінній газеті.
Частиною службово-допоміжного документного ресурсу є різного роду попереджувальні написи та вказівки. Частіш за все вони нагадують про правила техніки безпеки.