Составление планов отделов.

Планы отделов должны рассматриваться как детальный план выполнения специфических действий с привязкой во времени, которые координируют усилия компании по достижению более крупных целей. Основная задача – сместить внимание с автономно работающего подразделения на понимание общей цели компании, создания ощущения того, что хорошо для компании; хорошо и для каждого подразделения. Для успеха вашего бизнес-плана каждое отделение должно стать частью более крупной команды.

План продаж. План продаж рассматривает понятия объема продаж и дохода от продаж. Конечные цифры плана продаж используют в своей работе управляющие производством, управляющие закупками сырья и комплектующих, а также финансовые менеджеры.

Первая часть плана – это прогноз продаж, показывающий чего мы хотим достичь. Остальная часть плана показывает, как мы это сделаем.

План маркетинга. План маркетинга должен конкретно показать Как компания собирается выполнить свой план по продажам.

Основным результатом плана маркетинга является создание маркетинговых программ; которые лучше делать для каждого продукта в отдельности. Это позволит; в дальнейшем; судить об эффективности каждой программы на основе главного фактора – вызываемый ею рост уровня продаж.

Примерный алгоритм создания программы :

• Определите маркетинговую программу для каждого продукта – опишите программу и ее механизм.

• Установите какие маркетинговые инструменты будут использованы.

Это включает следующие моменты :

1. реклама

2. программы по продвижению

3. ценообразование

• Точно определите задания; поручения и обязанности каждого исполнителя

• Согласуйте выполнение заданий с общим графиком достижения поставленных целей в целом по бизнес-плану

• Определите затраты; связанные с выполнением каждой части программы

• Определите ожидаемые результаты продаж от этой программы

Операционный план. Можно подходить по разному к понятию «операционный план». В общем случае, операционный план рассматривает :

• Производственные операции и продуктовые линии

• Управление качеством на производстве

• Закупки оборудования

• Производственные затраты

• Складские операции

• Административные издержки

План основных закупок. Под основными закупками понимается приобретение предприятием основных активов. Основная задача плана – определить эти активы, их стоимость и время покупок. Кроме того, в плане необходимо привести обоснование выгодности приобретения именно этого актива и показать, как он будет интегрирован в общий план компании.

План по персоналу. Каждое подразделение может составлять собственный план; предусматривающий потребность в персонале и издержки на трудовые ресурсы.

В рамках общего плана; могут быть рассмотрены следующие вопросы :

• Планирование повышения заработной платы

• Планирование косвенных затрат (страхование здоровья сотрудников; оплата больничных листов; другие виды издержек)

• Планирование временной занятости

• Планирование консультационных затрат

Финансовый план. Цель – определить количественные показатели финансовых результатов и успехов каждого отдела. В финансовом плане происходит совмещение планов всех отделов и их интегрирование в финансовую оценку.

Структура финансового плана. В финансовом плане можно выделить три основные компоненты :

1. Предположения

2. Финансовые документы

3. Рабочие документы

Предположения. Финансовый план начинается с раздела, где собираются в единое целое предположения сделанные в процессе разработки всех основных планов подразделений. Данный раздел финансового плана посвящен объяснению используемых предположений и их образование. Он достаточно обширен и подразумевает детальную проработку тех документов, на которых построены наши основные предположения.

Можно выделить два типа предположений :

• ключевые предположения

• вторичные предположения.

Ключевые предположения определяют основную цель бизнес-плана; например; объем продаж. Круг таких предположений ограничен и должен быть минимальным.

Вторичные предположения зависят от немногих ключевых предположений и как правило; автоматически изменяются при изменении ключевых предположений. Более удобно выражать вторичные предположения в процента от ключевых (например, процент дебиторской задолженности от объема продаж).

Основная часть предположений исходит из планов подразделений. Однако, есть часть предположений которые принимаются специально для финансового плана.

Это прогноз инкассо; прогноз кредиторской задолженности; общие и административные расходы и т.п.

Финансовые документы. Включают традиционные формы : баланс; отчет о прибылях и убытках; отчет об изменениях в финансовом состоянии.

Баланс. Финансовый план компании начинается с исходного баланса; который ведет отсчет от статей баланса в конце предыдущего операционного периода. Дальнейшее составление баланса базируется на предпосылках и данных других финансовых отчетов и таблиц.

Отчет о прибылях и убытках. Основные разделы отчета о прибылях и убытках включают следующее: доходы, стоимость продаваемых товаров, прочие расходы и издержки.

Отчет об изменениях в финансовом состоянии. Отчет объединяет результаты, взятые как из баланса, так и из отчета о прибылях и убытках. Он не использует данные из остальных разделов бизнес-плана.

Планирование денежных потоков. Главный вопрос в планировании денежных потоков – различать движение финансов, запланированные в соответствующем разделе, и движение денег.

Основная его задача – исправлять несоразмерности денежного баланса; определять время и размер требуемых дополнительных сумм.

Временной горизонт. В денежном плане используются два временных горизонта.

Первый – помесячный; как и в финансовом плане. Он соответствует графикам; используемым в других частях бизнес-плана и является хорошим механизмом отслеживания запланированного размера наличности в компании.

Второй временной горизонт фокусируется на деньгах для оплаты обязательств компании. Он более детализирован и показывает :

• Следующую неделю по дням

• Следующий месяц по неделям

• Следующий квартал по месяцам

Определение денежных поступлений. Большинство компаний имеют различные поступления в течении года. План движения денежных средств определяет каждое в терминах : времени; размера; источника; связи с ожидаемым бухгалтерским балансом и отчетом о прибылях и убытках.

Список некоторых видов поступлений; которые можно учесть в денежном плане:

• Продажи за наличные

• Получение денег по счетам

• Дополнительно вложенные средства

• Продажа запасов

• Займы

• Инвестиционный доход

• Продажа активов

• Платежи по продажам в рассрочку

• Платежи по займам; выданные компанией.

Предположения плана денежных поступлений. Как и всякая часть бизнес-плана; план денежных поступлений предполагает некоторые заранее определяемые цифры.

Предположения; входящие в план получения платежей; включают :

• Балансы счетов полученных с предыдущего месяца до начала плана движения денежных средств

• Процент продажи в кредит из общей суммы продаж

• Процент новых продаж в кредит; оплачиваемых соответственно не позднее 30; 60; 90 дней

• Процент безнадежных долгов среди новых продаж в кредит

Определение размеров денежных выплат. Ключом к контролированию денежных выплат является знание графика платежей и управление ими.

Составление графика платежей предполагает наличие следующей информации :

• Баланс счетов к оплате за два месяца до начала периода; на который составляется план движения денежных средств

• Доля закупок в кредит в общих расходах

Контроль продвижения к целям бизнес-плана. Важным фактором реализации бизнес-плана является разработка контролирующего механизма; который бы быстро и легко контролировал все отклонения от плана.

Как только план одобрен и начинает реализовываться; контролирующий механизм начинает собирать информацию о протекающих процессах по выполнению поставленной цели.

Содержание системы контроля. Главная задача системы контроля – обеспечение данными относительно продвижения компании к поставленным целям. Чтобы выполнять эти функции; контролирующий механизм может включать следующие элементы :

Сравнительные финансовые отчеты. Это прежде всего ежемесячная система финансовой отчетности; включающая в себя сравнительные отчеты и графики :

• Ключевые финансовые показатели в сравнении с установленными целевыми показателями

• Балансовый отчет

• Отчет о прибылях и убытках

• Графики дебиторской задолженности

• Другие финансовые отчеты и графики

Специальные сообщения. В конце месяца могут подготавливаться специальные отчеты по определенным направлениям выполнения бизнес-плана. В пакет сообщения могут быть включены следующие составляющие :

• Резюме о ходе выполнения бизнес-плана на данный момент

• Полный набор сравнительных финансовых отчетов

Корректировка бизнес-плана. Контроль выполнения бизнес-плана позволяет ответить на главный вопрос – когда необходимо произвести корректировку плана.

Основной критерий необходимости корректировки – существенная разница между реальными достижениями фирмы и контрольными цифрами в плане.

Основные причины корректировки плана :

• Основные предположения, на которых основывался бизнес-план, оказались ошибочными

• Изменения условий бизнеса: финансовые условия; технологические преимущества; изменения вызванные конкуренцией; регулирующие и законодательные изменения

• Внутренние изменения: возможные изменения стратегий; изменения в подразделениях