4. Требования, предъявляемые к документу

4. Классификация документов

1. В зависимости от издавшего документ автора и сферы его использования:

1) официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2) персональный (личный) документ – документ, удостоверяющий личность человека, его права и обязанности.

3) документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

2. По способу фиксации информации:

1) изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;

2) графический документ - изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;

3) аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

4) кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом;

5) фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим способом;

6) иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

7) текстовый документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

8) фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

9) письменный документ – текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

10) рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

11) машинописный документ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

12) документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно - вычислительной машиной.

3. В зависимости от организационно-распорядительной деятельности:

1) организационно-правовые документы (Устав, Положение, Инструкция);

2) распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, указы, приказы);

3) коммуникативные документы (объяснение, деловое письмо);

4) справочно-информационная и справочно-аналитическая документация (докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, предложение, справка, телеграмма);

5) кадровая документация. Конкретный перечень документов по кадровому делопроизводству установлен Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Например, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу, Личная карточка работника, N Т-5 Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу и др.

4. В зависимости от источника поступления:

1) входящие (поступившие в организацию):

А) правительственные (поступающие от Президента РФ, Правительства РФ, депутатов ГД ФС РФ и др.);

Б) ведомственные (поступающие из министерств, агентств, служб, региональных органов исполнительной власти);

В) обращения граждан.

2) исходящие (отправляемые из организации);

3) внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях (приказы, распоряжения и т.д.).

5. По срокам хранения:

1) документы постоянного хранения (свыше 10 лет);

2) документы временного хранения (до 10 лет).

6. По форме представления:

1) подлинник - первый или единичный экземпляр официального документа;

2) оригинал – является синонимом «подлинника». Составленный в нескольких экземлпярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

3) копия - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

4) дубликат - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

7. По способу получения копии:

1) факсимильная копия – воспроизводит все детали подлинника (например, фотокопия или ксерокопия);

2) свободная копия – воспроизводит подлинник в виде второго экземпляра на пишущей машинке или с использованием иных технических средств без графического соответствия подлиннику.