2. Способы документирования

Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, резьба, окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, механический, ручной и другие способы документирования)².

От способов документирования необходимо отличать средства документирования, т.е. соответствующие орудия, инструменты, приспособления. В теории документоведения принято выделять две группы способов документоведения:

1) традиционные (начертание, высекание, выжигание, резьба, тиснение, выдавливание и т.п.). В большинстве своём они появились в глубокой древности.

2) технотронные (от англ. technotronik) – осуществляемые исключительно с помощью техники и определяемые её развитием, в особенности ЭВМ и связи (механический, фотохимический, электромагнитный, оптический, магнитооптический, электростатический и некоторые другие). Использование этих способов относятся к 19-20 вв.

Кроме того, можно встретить и следующую классификацию способов документирования:

А) текстовый способ документирования.

Б) фото-, видио- и кинодокументирование.

В) техническое документирование (схема, план, таблица, графики, диаграммы).

Г) матричное документирование (изготовление выпуклых книг);

Д) электронное документирование

3. Состав реквизитов документов

Состав реквизитов установлен Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст. Указанным постановлен был введен в действие ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Дата введения - с 01.07.2004 г. На его основе в Кировской области разработано распоряжение Правительства Кировской области от 15.08.2005 № 265 (с изм. от 02.12.2006 № 371) «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области» (в настоящее время распоряжение официально не опубликовано).

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.