Лабораторна робота №1

Тема: Розробка структури проекту в MS Project

Мета: вивчити принципи проектування в MS Project, здійснити розробку календаря і «каркасу» проекту.

Основні положення лабораторної роботи

Для створення унікального продукту або послуги (результату проекту) необхідно здійснити послідовність робіт. Завдання планування проекту полягає в тому, щоб достатньо точно оцінити терміни виконання і вартість робіт. Чим точніше дана оцінка, тим вище якість плану проекту.

Для цього необхідно добре представляти склад робіт проекту, тобто знати, які саме роботи потрібно виконати для отримання кінцевого результату. Тільки після того, як складено список проектних робіт, оцінюється тривалість кожної з них і виділяються ресурси, необхідні для їх виконання. В цьому випадку можна оцінити вартість і терміни виконання кожного завдання, загальну вартість і термін проекту. Тому, визначення складу робіт є першим кроком при плануванні проекту.

Визначення складу проектних робіт починається з визначення етапів (або фаз) проекту. Наприклад, в проекті «Розробка нового продукту» (рис. 1) можуть бути виділені етапи: Стадія початкового відбору нового продукту, Стадія попереднього дослідження, Стадія розробки, Пілотна стадія, Стадія організації серійного виробництва, Аналіз після стабілізації серійного виробництва.

Рис. 1. Етапи розробки нового продукту

Після того, як склад етапів і їх результати визначені, потрібно визначити послідовність цих етапів щодо один одного і крайні терміни їх виконання. Потім потрібно визначити, з яких робіт складаються етапи, в якій послідовності виконуються ці роботи і в які крайні терміни потрібно укластися при їх виконанні. Тобто принципи планування завдань усередині етапів повторюють принципи планування етапів усередині проекту.

Алгоритм визначення складу робіт наступний. Спочатку створюється «скелет» плану робіт, що складається з етапів, їх результатів і декількох основних завдань. Потім в план додається решта завдань, визначаються їх тривалість і зв'язки. Потім визначаються ключові дати проекту, встановлюються крайні терміни досягнення результатів проекту і інші обмеження за часом. Нарешті, в план додається додаткова інформація про самі завдання (зміст, показники, гіперпосилання).

Таким чином, створимо новий файл проекту і слідуватимемо методиці планування від дати початку. Використовуємо стандартний календар і як дату початку проекту використаємо дату за умовчанням (поточну дату). На рис. 2 показано діалогові вікна, які дозволяють наочно змінити календар (визначення робочого часу проекту). Слід зауважити, що може бути створено декілька шаблонів календарю. Кількість робочих часів та днів проекту у неділі (місяці) залежить від змісту та варіанту проектів (додаток А).

Рис. 2. Визначення робочого часу проекту

План робіт необхідно представити в Gantt Chart (Діаграма Ганта) (рис. 1). Для додавання завдання в план проекту потрібно встановити курсор в таблицю зліва від діаграми і ввести назву завдання в поле Task Name (Назва завдання). Також можна додати (вставити) нове завдання в проект шляхом натиснення кнопки «Insert».

Д ля створення етапу, який буде уключати перелік завдань, необхідно використовувати кнопки, які дозволяють зменшити, або підвищити рівень щодо завдання, наприклад, завдання «Стадія початкового відбору нового продукту» була визначена як етап, коли усі завдання, що для неї були наступні, змінили свій рівень на більш нижчий (рис. 3)

Рис. 3. Визначення етапів та структурності проекту

При створенні завдань MS Project автоматично задає тривалість в 1 день, додаючи після її позначення знак питання. Знак питання, означає, що вказана тривалість є приблизною (Estimated) і вимагає подальшого уточнення. Після того, як указується конкретне значення, знак питання пропаде. Якщо необхідно тривалість завдання уточнити, тоді слід додати знак питання.

Для швидкого відбору завдань з попередньою оцінкою тривалості можна скористатися фільтром Tasks With EstimatedOurations (Завдання з оцінкою тривалості) (рис. 4).

Рис. 4. Додавання фільтру для пошуку завдань з оцінною тривалістю

Після введення тривалості завдання MS Project перераховує дату її закінчення, додаючи до дати почала завдання її тривалість і вихідні дні (відповідно до календаря проекту). Проте деякі завдання виконуються цілодобово і без вихідних, наприклад, виконання розрахунків комп'ютерною програмою. При введенні тривалості таких завдань можна застосовувати й знак питання.

Ключовим моментом побудови каркаса проекту є визначення зв'язків між завданнями. Зв'язок між двома завданнями визначає, яким чином час початку або завершення одного завдання впливає на час початку або завершення іншої.

Завдання, що впливає на іншу, називається Predecessor (Попередник), а завдання, залежне від іншої, називається Successor (Послідовник).

Один зв'язок може об'єднувати тільки два завдання, і при цьому у одного завдання може бути декілька зв'язків з іншими завданнями. Завдання може мати необмежене число попередніх і подальших завдань. Зв'язки можуть об'єднувати етапи. Принципи організації зв'язків між завданнями використовуються й для етапів. При цьому зв'язки можуть об'єднувати між собою і завдання й етапи.

В MS Project використовується чотири типу зв'язків між завданнями (рис. 5).

Рис. 5. Визначення типів зв'язків між завданнями

Зв'язок типу Finish-to-start (Закінчення-початок), або скорочено FS (ЗП), — найбільш поширений тип залежності між завданнями, при якій завдання «В» не може початися, поки не завершене завдання «А».

Зв'язок типу Start-to-start (Початок-початок), або скорочено SS (ПП), позначає залежність, при якій завдання «В» не може початися до того часу, поки не почалося завдання «А». За допомогою такого зв'язку звичайно об'єднуються завдання, які повинні виконуватися майже одночасно.

Зв'язок типу Finish-to-Finish (Закінчення-закінчення), або скорочено FF (ЗЗ), позначає залежність, при якій завдання «В» не може закінчитися до того часу, поки не закінчилося завдання «А». Таким зв'язком об'єднуються завдання, які повинні виконуватися майже одночасно, але при цьому одне завдання не може закінчитися, поки не завершено інше.

Зв'язок типу Start-to-Finish (Початок-закінчення), або скорочено SF (ПЗ), позначає залежність, при якій завдання «В» не може закінчитися до того часу, поки не почалося завдання А. Такий зв'язок використовується у тому випадку, коли «А» є завданням з фіксованою датою почала, яку не можна змінити. У такому разі дата початку подальшого завдання не змінюється при збільшенні тривалості передуючої.

Зв'язок створюється за допомогою маніпулятора «миша» (перетягуванням з одного завдання до іншого), при цьому за умовчанням тип зв'язку визначається як FS. Попереднім завданням вважається те, з якого почалося перетягання, а подальшої – на якій перетягання закінчилося (на подальше завдання указує стрільця в кінці зв'язку). Для видалення зв'язку або зміни її типу потрібно двічі клацнути на діаграмі і провести відповідні операції в діалоговому вікні, що відкрилося.

Зв'язки між завданнями впливають на план робіт. Наприклад, якщо створити два завдання, а потім здійснити зв'язок типу FS (ЗП)), то подальше завдання на календарному плані займе місце після першого завдання. Якщо тепер збільшити тривалість попереднього, то дата його закінчення буде перенесена на пізніший термін і автоматично на пізніший термін пересуватиметься і дата початку подальшого завдання. При установці зв'язку типу FS (ЗП) збільшення тривалості попереднього завдання приводить до перенесення дати початку подальшого завдання на пізніший термін. Якщо ж змінити тип зв'язку між завданнями на SF (ПЗ) і направити зв'язок у зворотний бік, то при збільшенні тривалості хронологічно попереднього завдання його дата початку буде перенесено на більш ранній термін, і при цьому дата початку подальшого завдання не зміниться. Якщо завдання сполучені зв'язком типу SS (ПП), то зміна тривалості будь-якого з них приводить до зміни дати закінчення тільки редагованого завдання. Тобто наявність такого зв'язку між завданнями не впливає на алгоритм розрахунку тривалості і термінів виконання. Якщо між завданнями є зв'язок типу FF(ЗЗ), MS Project прагне синхронізувати дати закінчення зв'язаних завдань. Якщо збільшується тривалість попереднього завдання, то автоматично переносяться дати початку і закінчення подальшого завдання (щоб дата закінчення подальшого завдання відповідала даті закінчення попереднього). Якщо ж змінюється дата закінчення подальшого завдання, то дата закінчення попереднього завдання не змінюється, і завдання завершуються в різні дні. Тобто при зміні тривалості подальшого завдання переноситься тільки дата його закінчення. У випадку, якщо тривалість попереднього завдання більше тривалості подальшого, зміна тривалості останнього відбувається не за рахунок перенесення дати його закінчення на пізніший термін, а за рахунок перенесення дати його початку на більш ранній строк.

Для того щоб описати запізнювання між завданнями, в MS Project використовується параметр Запізнювання (Lag). Запізнювання є властивістю зв'язку і може бути вказано в діалоговому вікні «Відомості про завдання» у вкладишу «Попередні» (рис. 6).

Рис. 6. Визначення типів зв'язків і запізнювання виконання завдань

Запізнювання можливо визначити як тривалість (наприклад, 1 день) або як відсоток від тривалості попереднього завдання. Наприклад, якщо попереднє завдання продовжується 4 дні, то запізнювання в 25% дорівнюватиме 1 дню.

На практиці, досить часто для початку виконання наступного завдання не потрібно чекати повного закінчення попереднього. В цьому разі слід використовувати Випередження (Lead). Випередження вводиться так само, як і запізнювання, але з негативним знаком, наприклад, випередження в 1 день указується як (-1д), а випередження в 50% (тобто наступне завдання починається, коли попередня виконана наполовину) – як (-50%).

Типи зв'язків можна редагувати в таблиці (рис. 6). Створювати зв'язки можливо за допомогою кнопки Link Tasks (Зв'язати завдання) стандартної панелі інструментів. Для цього потрібно виділити два або більш завдання і натиснути цю кнопку. Завдання будуть сполучені послідовно зв'язком типу Finish-to-start (Закінчення-початок). Виділивши всі зв'язані завдання і натиснувши кнопку Unlink Tasks (Розірвати зв'язки завдань), можна швидко видалити всі зв'язки між ними.

Після того, як був визначений список завдань, їх тривалість і зв'язки між ними, необхідно визначити основні дати і крайні терміни проекту. Визначення обмежень здійснюється в діалоговому вікні «Відомості про завдання» у вкладиші «Додатково» (рис. 7).

Рис. 7. Визначення типів обмежень для завдання

Використання обмежень дозволяє вказати, що завдання повинно початися в певний день або закінчитися не пізніше за певну дату. У MS Project використовується декілька типів обмежень (табл. 1).

Слід зазначити, що застосування обмеження до завдання, яке залежить від іншого (тобто має попереднє завдання), може привести до небажаних результатів – зміни структури всього проекту.

Таблиця 1