3.Организация как функция управления

3.1. Процесс организации: содержание, элементы, субъекты

3.1.1. Содержание процесса организации

Организация как процесс есть проявление общественной деятельности, основанной на общественном разделении труда. Функциональное значение организации как процесса – создание новых и качественное совершенствование функционирующих систем любого типа. Организовать – значит:

• создать систему вновь;

• улучшить состояние функционирующей системы (улучшить её организационную форму) в соответствии с внутренними и внешними условиями

• создать условия для эффективного функционирования системы.

Таким образом, процесс организации – это установление упорядоченности, согласованности частей в соответствии с объективными законами и принципами организации. Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловлена её объектом. Для производственно-хозяйственных систем основное значение имеют организация производства, организация труда, организация управления.

Организация реализуется в процессе управления как одна из его основных функций. Назначение этой функции – реализация принципа самоорганизации системы и целенаправленного воздействия специального органа аппарата управления или непосредственно руководителя на производственно-хозяйственную систему. В силу этого самоорганизация также выступает в качестве организационного процесса. В таком организация сливается со всеми функциями управления, пронизывает их и весь процесс управления. Вместе с тем процесс организации выступает и как объект управления. Следовательно, можно сказать, что управление организуется, а организация управляется.

В качестве важной управленческой функции организация реализуется в единстве двух процессов – формирования структуры (структурирование процессов и явлений) и организации процессов (производственно-хозяйственного и управленческого).

Формирование структуры – это создание, сохранение или развитие целесообразных организационных форм путем вертикального и горизонтального разделения элементов производства и органов управления. Структурирование есть установление пространственно временной структуры компонентов различной природы (рабочей силы, средств производства, материалов, информации) и их взаимодействия с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах ресурсов.

Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также подчиненностью и директивным отношением. Уровень управления – это совокупность звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена организационной структуры. Горизонтальное разделение осуществляется по объективным признакам, причем они могут быть ориентированы, например, на подпроцессы промышленного производственного процесса, изготовление изделия, пространственные производственные условия.

Структура регулирует:

• разделение задач и функций по подразделением;

• полномочия и компетентность по решению определенных проблем;

• общее взаимодействие элементов системы.

Таким образом, предприятие создается как иерархическая структура.

Организация процесса – это создание условий для эффективной реализации целей, бесперебойного и непрерывного функционирования системы и означает:

• согласование в работе всех звеньев производственно-хозяйственных систем путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними;

• формирование внутренней культуры производственно-хозяйственных систем, чувствительной к изменениям, новациям;

• создание условий, стимулирующих работников к результатам деятельности;

• распределение прав, ответственности и полномочий;

• подготовка и расстановка персонала по операциям, комплексам работ, функциям;

• распределение в соответствии с выполняемым объёмом работ различного вида ресурсов.

Объектами организации являются: производство, труд, управление, создание условий для эффективного функционирования системы.

Процесс организации (в дальнейшем - организация) обладает следующими общими признаками:

1. всегда определяется кадрами и менеджерами независимо от того, насколько существенно техническое оснащение процессов управления:

   1. с помощью организации определяются процессы, которые без этого взаимодействуют друг с другом нецеленаправленно или неэффективно;

   2. организация направлена как на сохранение предварительно запланированного порядка производственного и управленческого процессов, так и оперативно вмешивается в них;

2. как правило, представляет собой часть целенаправленного процесса разделения труда;

3. каждая производственно-хозяйственная система существует только в единстве организации процессов продуктивной работы (например, исследования и разработки, создание, производство, сбыт) и управленческих процессов (например, организация информационных потоков, процесс принятия решений), поскольку на практике в организационной деятельности они не могут быть отделены друг от друга;

4. производственно-хозяйственная система как объект организации представляет собой единство состояния процесса. С помощью организационного регулирования создаются относительно стабильные структуры. Эта стабильность – существенная предпосылка для достижения поставленных перед производственно-хозяйственной системой целей. В то же время это организационное состояние может быть лишь относительно стабильным, так как вследствие постоянного развития техники, технологии, организационных методов, внутренних и внешних производственных условий возникает стремление к перманентному организационному развитию производственно-хозяйственной системы.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечивается: учет объективных законов организации, закономерностей отношений, определяющих условия функционирования производственно-хозяйственных систем; закрепление в организационных документах лишь такой структуры и распределения функций между подразделениями, которые обеспечивают их рациональное функционирование; непротиворечивость организационных документов в подсистемах и соответствующих документов в системе в целом; однозначность восприятия организационных документов.

Одной из необходимых составляющих организации является организация исполнительной деятельности. Она включает:

• доведение управленческих решений до исполнителей; разъяснение целей, задач и значения планируемых мероприятий;

• декомпозицию команд, расчленение функций на подфункции;

• подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабочих мест;

• обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходимыми материалами, оборудованием и другими ресурсами;

• использование системы мер экономического и морального стимулирования, а при необходимости и административного принуждения;

• проверку исполнения.