Цели и функции теории управления

Менеджмент — это процесс выработки и принятия управленческих решений, направленных на оптимизацию трудовых, материальных, финансовых и информационных ресурсов для достижения целей организации. В общем случае целью коммерческой организации является, согласно ст. 50 ГК РФ, получение прибыли.

Надо отметить, что традиционные концепции менеджмента («классические», «гуманистические», «колеса управления», «пяти сил конкуренции», «стратегического фокусирования» и др.) нацелены на максимизацию прибылей.

Цель — это желаемый результат, к достижению которого стремится любая организация. Цели дают общий ориентир направлениям деятельности организации, определяют критерии (стандарты) для оценки эффективности ее работы. Целью может быть либо приобретение, либо сохранение определенных факторов. Цели всегда основаны на предположениях о развитии организации в будущем, поэтому их обоснованность зависит от точности этих предположений. Чем более длительный период рассматривается, тем выше неопределенность будущего, тем более общий характер носят цели организации.

Цели обладают рядом характеристик:

• они должны быть конкретными и, по возможности, измеримыми. Выражая цели в конкретных измеримых формах, руководство создает четкую систему критериев для оценки хода и результатов работы. Так будет легче определить, насколько хорошо работает организация в направлении осуществления целей;

• они должны быть разработаны с учетом времени. В первую очередь формулируют долгосрочные цели, затем вырабатываются средне- и краткосрочные цели для обеспечения достижения долгосрочных;

• они должны быть достижимыми. Цели должны быть напряженными, но не превышающими возможности организации;

• они должны быть непротиворечивыми. Действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других.

Задачи — это цели, достижение которых желательно к определенному моменту времени, согласно принятому управленческому решению. Задача указывает на непосредственные цели организации, поддающиеся количественной характеристике.

Должностная инструкция каждого работника включает ряд задач, рассматриваемых как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми, предметами и информацией.

Для достижения поставленных целей менеджмент реализует задачи, или выполняет следующие функции: планирование, организация, координация, мотивация и контроль.

Планирование — это функция постановки целей, к которым будет стремиться организация, а также выработки стратегии, т. е. средств и методов, общих направлений по достижению поставленных целей. Умение поставить реальные цели очень важно для менеджера.

Автоматизация системы планирования на базе современных информационных технологий является одним из способов обеспечения единства, быстрой обработки и передачи информации менеджеру, принимающему решение. Однако все имеющиеся программные продукты являются лишь средством, которое позволит быстро обработать информацию. Окончательное решение в любом случае принимается человеком.

Организация как функция менеджмента — это процесс построения структуры предприятия (фирмы): управленческой и производственной. Организация (или организовывание) заключается также в обеспечении производства всеми необходимыми ресурсами, начиная от информации и заканчивая материалами, и в непосредственной организации производственного процесса. Одним из аспектов данной функции является распределение обязанностей и ответственности между людьми в организации.

Мотивация — это функция менеджмента, цель которой — активизировать людей, побудить их к деятельности для достижения определенных в процессе планирования целей организации. От умения менеджера выявить потребности работников, понять, что заставляет человека действовать, и использовать выявленные мотивы в интересах предприятия (фирмы) будет зависеть результат деятельности организации. Чем эффективнее используемые стимулы (моральные или материальные), тем больше вероятность выполнения планов.

Потребности человека — это ощущение недостаточности чего-либо. Иерархия потребностей наглядно представлена в пирамиде А. Маслоу, который разделил их на пять групп, выстроив в виде иерархической структуры. Внизу находятся потребности низшего уровня. На самой нижней ступеньке располагаются физиологические потребности (жажда, голод, жилье). После того как они удовлетворяются, человека могут побудить к действию потребности безопасности и защищенности. В их основе лежит уверенность в том, что в будущем его физиологические потребности будут удовлетворены и, кроме того, он будет защищен от воздействия внешнего мира. После удовлетворения этих потребностей наиболее мощным определяющим фактором в поведении человека становятся потребности высшего уровня: социальные — потребности в причастности к какой-либо группе людей; потребности в уважении, признании заслуг человека и, наконец, потребность самовыражения.

Координация — это функция менеджмента, реализация которой позволит направить усилия работников организации в одно русло.

Контроль — одна из классических функций менеджмента. Ее назначение — проследить за тем, как выполняются поставленные планы во времени, заранее обратить внимание на отклонения в деятельности организации и своевременно откорректировать процесс достижения целей в зависимости от произошедших изменений (в организации, в ее окружении).

Все функции тесно связаны между собой и требуют обмена информацией.

Информация, которой менеджер должен располагать при реализации всех функций, может быть определена как совокупность сведений, достаточных для достижения каких-либо целей. Управленческая информация должна предоставить менеджеру минимально необходимое количество сообщений, дающих представление о состоянии управляемого объекта и внешней среды, достаточное для осуществления конкретного процесса управления.

При осуществлении управления должен происходить постоянный обмен информацией. Без этого невозможно ни оценить внешнюю и внутреннюю среду организации, ни довести принятое решение до подчиненных, ни проконтролировать его выполнение.

Информация в условиях рыночной экономики является ценным товаром, причем ценность ее тем выше, чем меньше круг лиц, располагающих ею. Соответственно, издержки на получение информации в отдельных случаях могут превысить издержки, связанные с неопределенностью будущего. Поэтому при сборе информации очень важно четко определить, какая именно информация необходима для принятия конкретного управленческого решения.

Собранная информация должна накапливаться, храниться и обрабатываться в том разрезе, в каком это необходимо в каждом конкретном случае. Основные требования, предъявляемые к информации, — достоверность, полнота, оперативность.

Соблюдение этих требований необходимо при создании информационной системы фирмы на базе вычислительной техники.

Компонентами информационной системы являются банки и базы данных, способные удовлетворить потребности пользователей, предоставив необходимые сведения в момент обращения.

Банк данных — это совокупность баз данных, а также программные, языковые и другие средства, предназначенные для централизованного накопления информации и ее использования с помощью ПК.

База данных — упорядоченная совокупность данных, предназначенная для хранения, накопления и обработки с помощью ПК. Для создания и ведения баз данных используется набор языковых и программных средств — системы управления базами данных (СУБД), или оболочки.

База данных может существовать в любой форме: и в бумажной, и в электронной. О преимуществах компьютерных баз данных говорить уже не приходится. Главное их достоинство — быстрый поиск и сортировка информации, а также простая генерация отчетов.

По технологии обработки данных базы данных делятся на централизованные и распределенные.

Централизованные базы данных хранятся в памяти одного ПК, обычно для этого используется специализированное серверное решение, отличающееся более высокой отказоустойчивостью (ввиду ценности хранимой информации) и производительностью (для обеспечения максимального быстродействия информационной системы).

Когда на предприятии ставится задача компьютеризации, то сначала, как правило, создаются именно централизованные базы данных, содержащие информацию, необходимую бухгалтеру, нормировщику и т. д. Следующий этап — объединение множества уже существующих компьютеров в сеть. На этом этапе нередко используются распределенные базы данных, которые состоят из нескольких частей, часто изолированных друг от друга и хранящихся на различных ПК, входящих в сеть.

По способу доступа к данным бывают базы данных с локальным доступом и базы данных с сетевым доступом.

При организации локального доступа считывание информации производится непосредственно с того компьютера, на котором она размещена.

При удаленном (сетевом) доступе управление базой данных, размещенной на удаленном компьютере, производится с другой машины по сети.

И, наконец, по способу установления связей между данными базы данных можно разделить на реляционные и иерархические.

В реляционной базе данные представлены в привычной табличной форме. Несмотря на простоту инструментальных средств поддержки, такие базы данных имеют и недостатки: жесткость структуры данных, избыточность и зависимость скорости работы от размеров базы.

Иерархические (нереляционные) базы данных менее распространены ввиду ряда сложностей, возникающих при их реализации.

Наибольшее коммерческое использование сегодня имеет система «1С: Предприятие» — это универсальная оболочка, в которой используются различные базы данных (Бухгалтерия, Торговля, Склад, Зарплата, Кадры). Эта программа может использоваться в сетевом варианте, тогда предприятие устанавливает дополнительный программный продукт MS SQL Server.

Различные задачи, в том числе весьма сложные, можно решать также при организации баз данных в MS Excel — электронных таблицах, преимуществом которых является их доступность, поскольку MS Excel — стандартный компонент MS Office, установленный сегодня на каждом компьютере в России. Но для средних и крупных организаций этот инструмент уже недостаточно мощный, им необходимы более современные системы управления предприятием.

Эффективность процесса управления зависит также от того, какие подходы лежат в основе менеджмента: системный, ситуационный или процессный. Далее будет рассмотрен системный подход, который в определенной мере содержит в себе принципы, свойственные другим концепциям менеджмента.