Глава 4 Стоимость информационной системы

Стоимость создания информационной системы определяется фактическими затратами, Стоимость владения эксплуатации) ею посчитать не так просто. Однако менеджерам необходимо анализи- ровать и управлять плановыми и внеплановыми затратами, связан- ными с владением и использованием каждого компонента инфор мационной системы на протяжении всего срока его службы. Суще- ствует ряд подходов к определению такой стоимости (достаточно поискать в Internet информацию на тему «total cost of ownership», чтобы найти с десяток источников). Для получения представления о способе расчета стоимости эксплуатации информационной сис- темы рассмотрим один из подходов, предлагаемых фирмами Microsoft и Interpose.

Исходные положения при определении стоимости информа ционной системы:

- решения об инвестициях в информационные технологии принимаются исходя из экономической целесообразности, опре- деляемой выгодой, риском и расходами;

- рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости;

- чрезмерная экономия ведет к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой;

- обычно оцениваются средние затраты организации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента.

Модель совокупной стоимости владения информационной систе- мой (Total Cost Я Оwnership)

Во многих моделях совокупной стоимости владения информа- ционной системой обычно оцениваются средние затраты органи- зации для конкретной среды по сравнению со среднеотраслевыми на одного клиента, а также принимаются средние показатели для однородного состава оборудования и фиксированные соотноше- ния клиентов и серверов, чтобы избежать некоторых сложностей. В этом случае для оценки средней совокупной стоимости владе- ния информационной системой удельные затраты на одного кли- ента умножаются на общее количество клиентов. Но такие упро- щения зачастую дают слишком большую погрешность.

Подход Microsoft и Interpose предполагает, что расходы на программно-аппаратные средства связаны с другими статьями затрат, например на техническую поддержку, обучение и про- стои. Предлагаемая ими модель совокупной стоимости владе- ния информационной системой позволяет измерять этот пока- затель и напрямую использовать его для выработки действен- ных планов улучшения структуры расходов на информацион- ную систему.

Суть модели:

- анализируются структуры затрат для каждого типа оборудования (серверов, клиентов, принтеров и т.д.);

- осуществляется классификация оборудования (портативные компьютеры/настольные, сервер-файлы и печати/сервер при- ложения, операционные системы (Windows 3.1/Windows 95);

- учитываются все особенности каждого типа оборудования;

- общие затраты на ИС разделяются на две группы: прямые и косвенные затраты. Прямые затраты:

- на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и обновления);

- на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда аутсорсинга, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

- на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

- на разработку (создание приложений и «содержания», тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

- на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и, доступа к серверам).

Косвенные затраты (конечные пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам):

- связанные с конечными пользователями (самопомощь обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов и «бестолковая суета»);

Рис. 3.2. Усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0

- вызванные простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

Согласно Interpose, Inc. каждый компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0, как правило, обходится орга- низации в 6515 дол. ежегодно.

При этом капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь 26% общей стоимости разверты- вания и владения компьютерами. Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся специалистами информационной системы, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку компьютерных систем са- мими пользователями. Модель совокупной стоимости владения информационной системой позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокраще- ния, так как они в основном связаны с трудозатратами на управ- ление процессами, обучение и операции с соответствующими ин- струментальными средствами, При анализе структуры расходов ча- сто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорци- ональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), на- против — к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой.