Часть 4. Баронов в.В. Автоматизация управления предприятием.– м.: инфра-м, 2000. – 239 с. 82

Глава 1 82

ВЫБОР СИСТЕМЫ 82

Основные критерии выбора системы 82

Некоторые рекомендации по выбору системы 86

Глава 2 87

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССОМ ВНЕДРЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ 87

Типовой план внедрения 87

Сопровождение и доработка системы 91

Вывод из эксплуатации и замещение новой системой 91

Часть 5. Case study 92

Часть 1. Аглицкий д.С., Аглицкий и.С. Рынок информационных технологий: проблемы и решения. – м.:2000

Глава 1

Подходы к автоматизации

В условиях переходной экономики остро ощущается потреб- ность в новых формах и методах хозяйствования, рационально сочетающих традиционные способы и схемы управления с совре- менными подходами к менеджменту на базе проведения комплек- сной перестройки структуры предприятия. Повышение качества планирования и информационного обеспечения мероприятий по- зволяет существенно поднять эффективность деятельности фир- мы в целом.

В условиях всеобщей компьютеризации России и государств СНГ, наблюдаемой в последние годы, большую роль в процессах управления производством, торговлей, биржевой и банковской деятельностью начинают играть новые информационные техно- логии, базирующиеся на современных программных продуктах. При этом весьма важно установить тесный контакт между разра- ботчиками программ и их пользователями, что позволит прибли- зить функциональные возможности создаваемых программных средств к реальным потребностям клиентов. Напротив, отсутствие у фирмы-разработчика необходимой информации о потребностях конечных пользователей приводит к созданию полуфабрикатов программ, требующих последующей доработки или адаптации к нуждам клиента в каждом отдельном случае.

Место и роль предприятия в обществе

Особенности переходного периода обусловливают особую роль и особое место предприятия в системе общественных отношений. С одной стороны, предприятие выступает в роли независимой са моуправляемой структуры, гаранта стабильности материального и социального положения своих сотрудников, а с другой — функ ционирование и развитие самого предприятия существенно зави сит от централизованных решений государственных органов.

Таким образом, предприятие лишь формально обладает полной свободой в принятии управленческих решении. На самом деле имеет место сложная система взаимоотношений с государством и партнерами (поставщиками, подрядчиками, клиентами), кото рые, в свою очередь, тоже испытывают на себе давление централь ной власти. Таким образом, можно говорить о так называемой нормативно-дескриптивной системе отношении, в центре которой находится предприятие.

Стратегия информатизации предприятия

Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой после- довательных действий — этапов, на каждом из которых решается определенная задача. С позиций системного анализа представля- ется целесообразным выделить следующие этапы формирования стратегии информатизации предприятия:

— постановка задачи;

— предпроектный анализ (изучение специфики объекта, оценка готовности объекта к автоматизации);

— маркетинговые исследования рынка автоматизированных систем;

— выбор методов и сроков информатизации;

— определение набора автоматизируемых участков (элементов);

— оценка экономической эффективности и целесообразности избранной стратегии.

Постановка задачи должна обеспечить понимание руководством предприя- тия целей создания информационной системы и выделение кон- кретных решаемых проблем информационного обеспечения. Рас- пространенной ошибкой является попытка замены стратегической постановки задачи ее тактическим аналогом. Иными словами, вме- сто ответа на вопрос «Что дает информационная система предприя- тию?» пытаются ответить на другой вопрос «Какой будет информа- ционная система?».

Не менее опасно и другое заблуждение, при котором создание информационной системы отождествляют с глобальной структур- ной и организационной перестройкой управления предприятием. Следует отметить, что в управлении первичны все же люди и орга- низационные структуры, а не информация и средства ее обработ- ки. Иными словами, невежда с компьютером ничуть не лучше невежды со счетами, и из-за подключения к локальной сети лишнее управленческое звено не станет внезапно нужным.

Таким образом, нужно начинать с четкого формулирования целей и задач, которые должна решить информатизация предприятия, определения узких мест и ранжирования их по степени важности, определения круга лиц, которые будут вовлечены в автоматизацию, и оценки их потенциала, расчета ограничений по проекту автоматизации по материальным затратам, временным, трудовым и другим ресурсам.

Пример 1.

Пивзавод областного центра изначально производил два сорта пива — темное и светлое. Постепенно производство расширилось за пределы области, и для поддержания конкурентоспособности продукции было принято решение о расширении номенклатуры до восьми сортов пива. Одновременно изменился характер сбыта: если раньше пиво отпускалось крупными партиями нескольким хорошо известным оптовым покупателям, то теперь пиво берут и мест- ные, и иногородние продавцы, и крупным оптом, и мелким (вплоть до одного - двух ящиков). Кроме того, полученная прибыль позволяет расширить производство на изготовление безалкогольной продукции- . Также планируется открыть в городе собственный магазин.

Информационная система предприятия изначально состояла из двух автономных компьютеров. На одном рассчитывали зара- ботную плату, на втором вели бухгалтерский учет. Очевидно, что такая информационная система уже не удовлетворяет новые потребности предприятия. Видимо, на данном этапе цель пред- приятия состоит в создании комплексной информационной сис- темы бухгалтерского, торгового и складского учета на базе ло- кальной сети с единой информационной базой данных. Кроме того, весьма полезным будет оперативный контроль производства и сбыта для принятия правильных управленческих решений.

Постановка задачи тесно связана с анализом состояния и осо- бенностей объекта автоматизации (предпроектный анализ). Одна- ко, по нашему мнению, последовательность разработки стратегии должна быть именно такой: сначала постановка задачи, потом анализ объекта с учетом уже выявленных целевой функции и ог- раничений. При обратной последовательности действий предпро- ектный анализ не будет достаточно четко отвечать на конкретные ключевые вопросы.

Предпроектный анализ начинается с изучения специфики предприятия, что предполагает анализ особенностей его функционирования и развития. При этом рассматриваются ретроспектива, современное состояние, прогнозные тенденции на перспективу. Определяются причины различных процессов, влияющих на функционирование объекта; оценивается влияние факторов времени, неопределенно- сти и риска; определяются внешние факторы, активно влияющие на объект.

Вернемся к ситуации на пивзаводе. Очевидно, что создание ин- формационной системы потребует определенной перестройки и в структуре управления, и в структуре сбыта. Во-первых, появит- ся необходимость в специалисте по компьютерам и программам (администраторе сети). Видимо, это должен быть штатный со- трудник с определенными полномочиями. Во-вторых, потребует- ся обучение работающего персонала компьютерным технологиям и навыкам работы с информационной системой, что не обязатель- но будет принято с восторгом. В-третьих, контроль сбыта мо- жет встретить противодействие со стороны работников сбыто- вых служб, так как осложнит левые поставки товара, хищения, ранее не учитываемые наличные расчеты и т.д. Следовательно, компьютерный контроль должен быть подкреплен контролем административным (изменения в управлении сбытом).

Не факт, что компьютерная система начнет работать сра- зу и без сбоев. Видимо, должно пройти определенное время, пока новые компьютерные технологии будут полностью отлажены. В период отладки будут вестись одновременно и компьютерный, и ручной учет.

Таким образом, внедрение информационной системы обычно влечет за собой определенные изменения, которые по-разному вли- яют на функционирование и развитие объекта. Анализ ситуации и прогноз изменения ситуации на предприятии позволяют уточнит целевую функцию и ограничения, которые следует учитывать при выборе системы автоматизации.

Маркетинговые исследования предполагают активное изучение предлагаемых информационных систем на российском рынке программ. Поиск информации о программных продуктах — важнейшая со ставная часть маркетинга покупателя. Доступную информацию можно разделить на первичную и вторичную. Первичная инфор- мация — общие сведения о том, что предлагается на рынке про- грамм, вторичная — функциональные, технические и эксплуата- ционные характеристики пакетов программ, данные об их цене, способах приобретения и условиях поставки.

Методы поиска первичной информации традиционны. К ним, в первую очередь, относятся: чтение специальной литературы и компьютерной периодики, изучение рекламы, посещение выставок и других массовых мероприятий, личное общение и информационный обмен с коллегами. В последнее время все большую актуаль- ность приобретают маркетинговые исследования посредством Ин- тернет. Сегодня практически каждая солидная фирма -разработчик программных продуктов имеет собственный информационный сайт или домашнюю страничку во «всемирной паутине», на которой сконцентрированы основные сведения о фирме, ее продуктах и услугах, приведены контактные телефоны, факсы, адреса электронной почты.

Вторичная информация может быть получена непосредственно от представителей фирмы-разработчика или ее дилеров. Средства связи с продавцами программ также традиционны: почта, теле- фон, факс, телекс, электронная почта, личный визит и т.д.

Полученная из разных источников информация должна быть проанализирована таким образом, чтобы результаты анализа обеспечили возможность принятия правильного решения о целе- сообразности покупки программного продукта. При этом следует учитывать все аспекты: стоимость пакета программ, его функцио- нальные возможности, технические и эксплуатационные характе- ристики, репутацию фирмы-разработчика, гарантии, возможнос- ти обучения работы с пакетом, предоставляемый сервис.

Хорошо, если предприятие крупное, и на нем есть специалис- ты в области информационных технологий, способные провести маркетинговое исследование. А что делать, если таких специали- стов нет? Видимо, стоит привлечь специалистов из консалтинго- вых или аналитических структур.

Закончим анализ ситуации с пивзаводом. На предприятии не было ни специалиста по компьютерам, ни штатного маркетоло- га. Но руководство маркетингом интересовалось, и замести- тель директора завода посетил мою (Игоря Аглицкого) публич- ную лекцию по маркетингу, которую я читал в этом городе. Так мы познакомились. Позже мы (агентство «Ламинфо») выполни- ли заказ этого предприятия на информационное обслуживание и дали свои рекомендации по выбору системы автоматизации. Эта система стоит сейчас на пивзаводе и, по нашим сведениям, отлично работает.

Сегодня в Москве активно работают несколько десятков неза- висимых консалтинговых структур, способных оказать предпри- ятиям необходимую информационную и консультационную под- держку при выборе системы автоматизации. Представляется, что подобные услуги являются полезными прежде всего для регионов, лишенных возможности самостоятельного активного маркетинга (большинство ведущих разработчиков делового программного обеспечения находятся в Москве). Вполне возможно заключение и исполнение договора (по крайней мере, с «Ламинфо») без специ- ального визита в Москву, что существенно экономит время и день- ги, которые неизбежно были бы потрачены на командировки.

После того, как проведены маркетинговые исследования, сто- ит определиться с методом автоматизации и сроками ее прове- дения. Если не рассматривать далекую перспективу, то у российс- ких предприятий реальный выбор средств автоматизации ограни- чен всего тремя альтернативами: либо брать набор модулей у одного разработчика, имея в виду построение в будущем корпора- тивной информационной системы (КИС), либо покупать подходя- щие программы на горизонтальном рынке систем (кусочная авто- матизация), либо разрабатывать систему собственными силами. Рассмотрим эти аспекты подробнее.