Ввод и редактирование данных в режиме таблицы

В созданную таблицу данные могут быть введены путем использования табличной формы, предоставляемой СУБД MS Access по умолчанию, так и с применением специально разработанной пользовательской формы. При редактировании записей также используются два указанных подхода.

Ввод данных в режиме таблицы позволяет видеть сразу несколько записей. При этом допускается добавление и изменение данных.

Когда данных в таблице много, целесообразно использовать некоторые «горячие клавиши» для перемещения по записям таблицы:

• первая запись: щелчок по кнопке Первая запись;

• последняя запись: щелчок по кнопке Последняя запись;

• первый столбец таблицы: клавиша Home;

• последний столбец таблицы: клавиша End;

• на строку вверх: клавиша Up;

• на строку вниз: клавиша Down;

• на экран вверх: клавиша Page Up;

• на экран вниз: клавиша Page Down;

• в левый верхний угол таблицы: клавиши Ctrl+Home;

• в правый нижний угол таблицы: клавиши Ctrl+End.

Для удаления записи ее необходимо выделить и нажать Del или выбрать в меню Правка|Удалить. При этом во избежании удаления нужных данных необходимо подтвердить удаление в появившемся окне.

Разработка однотабличных пользовательских форм

Данные в таблицу вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде бланка или формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля.

В MS Access используется специальный мастер по созданию форм следующих видов:

в один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк;

табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов;

диаграмма – представляет числовые данные таблицы в виде диаграммы;

составная форма – объединяет в себе данные нескольких таблиц.

Сформированная форма позволяет изменять, удалять, а также вводить новые данные в вашу БД.

Команды поиска, фильтрации и сортировки

MS Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей по поиску и сортировке данных БД. К таким средства следует отнести использование команды Поиск, фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

В форме существует возможность поиска и замены значений. При поиске некоторого значения MS Access находит и отображает соответствующую запись. Для поиска определенного значения в поле необходимо выбрать пункт меню Правка|Поиск…, или нажать кнопку на панели инструментов, поочередно перемещаясь по всем записям, в которых оно присутствует. Для замены найденного значения используется команда меню Заменить|Правка.

MS Access позволяет легко отсортировать записи согласно содержимому поля. Сначала нужно выбрать поля для сортировки, а затем щелкнуть на панели инструментов по кнопке сортировки по возрастанию или сортировки по убыванию или с помощью команд меню Записи|Сортировка|Сортировка по возрастанию или Записи|Сортировка|Сортировка по убыванию. Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи. Если необходимо отсортировать данные по нескольким полям, нужно выделить несколько столбцов. Для этого сначала выделяется один столбец, а затем курсор перемещается на соседний столбец при нажатой клавише Shift. При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т. д. Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, используется команда Записи|Удалить фильтр.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. При использовании фильтрации по выделенному полю записи сначала необходимо выбрать данные, по которым следует провести отбор и нажать на кнопку фильтра по выделенному на панели инструментов или применить команду меню Записи|Фильтр|Фильтр по выделенному.

Для вывода требуемых значений в одно или несколько полей формы необходимо нажать кнопку изменения фильтра или применить команду меню Записи|Фильтр|Изменить фильтр.

Чтобы задать более подробное условие для фильтрации или сортировки записей, необходимо выбрать команду меню Записи|Фильтр|Расширенный фильтр.

Для применения обычного или расширенного фильтра используется кнопка на панели инструментов или команда меню Записи|Применить фильтр.