Створення та використання форм

Система Access може автоматично створювати три види форм: стовпчикову, стрічкову, табличну.

Для створення форм у вікні бази даних відкривають вкладку "Формы" і натискаємо кнопку "Создать". Відкривається вікно "Новая форма". Вибираємо тип форми, який будемо створювати: "Автоформа: в столбец", якщо створюємо стовпчикову форму, стрічкову – командою "Автоформа: ленточная", табличну – командою "Автоформа: табличная". В цьому ж вікні слід вибрати джерело формування форми. Це може бути таблиця або запит. Майстер форм сформує вибрану.

Розміри форм можна змінювати. Для цього вручну встановлюють розмір вікна, розкривши меню "Окно", де виконують команду "За размером формы".

Крім розглянутих користувач може створювати самостійно довільні форми. Для цього використовують програму "Мастер форм".

"Мастер форм" знаходять у вікні "Новая форма". При побудові майстра форм, відкривають список таблиць і запитів, на основі яких будують форму. З'явиться вікно "Создание форм". У цьому вікні переносимо в область вибраних доступні поля і натискаємо кнопку "Далее". Пізніше вибирають стиль форми (мал.76). Натиснувши "Далее" вводимо ім’я форми і натискаємо кнопку Готово.

Форми можна редагувати і вікні "Конструктор".

У формі, так само, як і в запиті можна відшукати дані. Контекстне меню у формах теж, що й у таблицях.

Дуже зручним є створення кнопкових форм, що дозволить керувати запуском форм з головного меню програми. Створити кнопкову форму можна командою "Сервис"/"Служебные программы"/"Диспетчер кнопочных форм". У вікні кнопкових форм створюють головну кнопкову форму і команди форми, наприклад відкриття форми, відкриття звіту.

Близькими до форми є звіти. Їх структури схожі, але формати звітів відповідають стандартам паперу. Для роботи із звітами використовують режим "Конструктор", "Мастер отчетов", "Автоотчет: в столбец", "Автоотчет: ленточный".

Запитання для самоконтролю:

1. Що слід розуміти під терміном "запит"?

2. Що слід розуміти під терміном "форма"?

3. Що слід розуміти під терміном "звіт"?

4. Які основні значення може набрати властивість числового поля "Размер поля"?

5. Який порядок встановлення ключового поля?

6. Як можна відновити у таблиці приховані стовпці?

7. Як можна переконатися у наявності зв’язку між таблицями?

8. З якою метою використовують звіти?

Вправа для закріплення

1. З допомогою програми Microsoft Access створити базу даних "Склад".

2. База даних повинна відповідати вимогам:

• складатися з основної таблиці і не менше 2-х допоміжних таблиць, які в основній таблиці виконують функцію випадаючого меню;

• основна таблиця повинна містити не менше 20 записів;

• база даних має мати зв’язок між таблицями;

• у базі має бути запит на вибірку;

• база даних має мати автозвіти;

• база даних має містити форми;

• процес запуску бази даних має керуватися кнопковою формою.

• впорядкувати дані основної таблиці згідно алфавіту (сортування даних).

3. Зберегти базу даних на диску А:.

4. Встановіть у таблицях шрифт розміром 12 пт.

Т

Таблиця Склад

аблиці створимо таким чином:

Код товару	Прихід, шт.	Розхід, шт..	Дата	Експедитор
11	12		19.09.07	Андрієнко
105	154		19.09.07	Бабич
…	…	…	…	…
9		12	21.09.07	Бабич

Таблиця Товари

Таблиця Працівники

Код товару	Найменування товару	Ціна, грн.		Прізвище та ініціали	Дата прийняття	Кількість дітей
5	Молоко, 1л	3,50 грн.		Андрієнко А.В.	01.01.2003	1
9	Молоко, 2л	6,90 грн.		Бабич Т.Г.	01.09.2007	0
11	Кефір, 0,33л	3,20 грн.		Василів О.В.	01.04.2006	2
…	…	…		…	…	…

Таблиці доцільно створювати в режимі "Конструктор". Розглянемо їх структуру:

Таблиця Товари

	Ім’я поля	Тип даних	Розмір
	Код товару	Числовой	Целое
	Найменування товару	Текстовый	30
	Ціна, грн	Денежный	Авто

Таблиця Працівники

	Ім’я поля	Тип даних	Розмір
	Прізвище та ініціали	Текстовый	50
	Дата прийняття	Дата/время	Краткий формат даты
	Кількість дітей	Числовой	Байт

Таблиця Склад

	Ім’я поля	Тип даних	Розмір
	Код товару	Мастер подстановок
	Прихід, шт	Числовой	Целое
	Розхід, шт	Числовой	Целое
	Дата	Дата/время	Краткий формат даты
	Експедитор	Мастер подстановок
	№	Счетчик

В таблиці Склад поля Код товару та Експедитор формуються з допомогою майстра підстановок. У вікні діалогу цього майстра переносять поля Код товару з таблиці Товари і Прізвище з таблиці Працівники відповідно.

Для заповнення таблиць їх відкривають з допомогою кнопки "Открыть" або двічі клацнувши по імені таблиці.

Запит будуємо в режимі "Простой запрос", форми в режимі "Автоформа: ленточная" та звіт – "Автоотчет: ленточный".

Перевірити встановлений зв'язок між таблицями можна командою "Сервис"/"Схема данных". Якщо стрілки між таблицями присутні – зв’язок встановлено. В іншому випадку слід повторити команди майстра підстановок.

Щоб встановити кнопкову форму виконаємо команду "Сервис"/"Диспетчер кнопочных форм" у якому змінюємо ім’я кнопкової форми на "Склад". Командою "Изменить" створюємо елемент кнопкової форми, де у поле "текст" записуємо ім’я Склад, в полі "команда" вибираємо "открыть форму для изменения" і у полі "форма" вибираємо нашу форму "склад". Щоб створити цю кнопкову форму елементом автозапуску, виконаємо команду "Сервис"/"Параметры запуска…". У цьому вікні діалогу в полі "Вывод формы" вибираємо "Кнопочная форма".

Збереження бази даних виконується при створенні файлу. Зберегти його в іншому місці можна командою "Файл"/"Сохранить как…", де папкою зберігання вибираємо "Диск А: ".

Встановити розмір шрифту 12 в таблицях можна командою "Формат"/"Шрифт" попередньо відкривши таблицю.