Встановлення зв’язку між таблицями

В Access можна створити випадаюче меню у таблиці. Для цього слід відкрити таблицю, в якій створюють випадаюче меню, в режимі "Конструктор" і створити поле, в якому тип даних буде – "Мастер подстановок". На першому кроці цього майстра слід вибрати джерело даних, а саме стовпчик значень або фіксоване число. На другому етапі роблять вибір таблиці з якої використають значення для випадаючого списку. Третій крок передбачає вибір доступних полів випадаючого списку. На четвертому кроці можна ввімкнути сортування даних списку. Задавши підпис і ширину стовпчика, поле буде створене. Для заповнення даних, слід відкрити таблицю і послідовно внести їх у таблицю.

Крім встановлення зв’язку між таблицями, можна встановити зв'язок з іншими базами, кнопкою "Создать"/"Связь с таблицами".

Перевірити зв'язок можна командою "Сервис"/"Схема данных". Для відміни зв’язку між таблицями, достатньо знищити лінію, яка з’єднує ці таблиці у вікні "Схема даних".

Створення та використання запитів

Запити використовуються для вибору даних з однієї або декількох таблиць і виводу їх на екран. Access має декілька способів реалізації запитів.

1. Простий запит, який реалізується майстром Простий запит.

Він дозволяє із зв’язаних таблиць бази даних отримати нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць. Це роблять так:

– у вікні База даних відкривають вкладку Запрос, натискають кнопку Создать, вибирають Простой запрос і Ok;

– відкривають список таблиць і переносять в область вибраних потрібні поля таблиць;

– включають перемикач Подробный і натискають кнопку Далее;

– вводять ім’я запиту і натискають кнопку Готово.

2. Перехресний запит, який побудує запит на вибірку із підрахованими підсумковими даними в табличній формі подібно до зведеної таблиці Excel. Для вибору такого запиту у вікні База даних відкривають вкладку Запрос, натискають кнопку Создать, вибирають Перекрестный запрос і Ok.

3. Повторювальний запит, який сформує запит згрупувавши записи з однаковими значеннями полів. Для вибору цього у вікні База даних відкривають вкладку "Запрос", натискають кнопку "Создать", вибирають "Повторяющиеся записи" і Ok.

4. Конструктор, який дозволяє вибрати потрібні поля з довільних таблиць бази даних. При цьому вигляд запиту буде такий, як і вигляд таблиці бази даних. Створити такий запит можна, натиснувши кнопку "Создать", де вибирають "Конструктор" і Ok або відповідну кнопку на панелі інструментів. Після цього відкривають список доступних таблиць і переносять в область вибраних потрібні поля таблиць.

5. Запит без повторів, який сформує запит, в якому не буде повторювальних рядків із вибраних таблиць бази.

Щоб з отриманої таблиці зробити вибірку даних, її слід відкрити в режимі "Конструктор". У вікні "Запрос на выборку" вказуємо у рядку "Условие отбора" потрібну умову, наприклад, >5. Відкривши запит для перегляду, на екрані з'явиться таблиця з потрібною інформацією.

У Access є також можливість пошуку інформації, використовуючи логічні вирази. Створення цих виразів здійснюють за допомогою програми "Построитель выражений". Для запуску програми необхідно викликати контекстне меню умови вибору структури запиту і виконати команду "Построить..." .