Типи полів та їх властивості

У системі Access, як і в інших базах даних, рядок таблиці ототожнюється з терміном “запис”, а колонка - з терміном “поле”. Кожне поле має своє ім’я, тип і властивості .При створенні структури таблиці обов’язково вказують імена і типи полів. Властивості можуть прийматися по замовчуванню. Одне або кілька полів необхідно визначити як ключові.

В Access використовують такі типи полів :

• текстове - містить літери, цифри, інші символи. Його властивості:

розмір поля - від 1 до 255 символів,

формат поля - вигляд та розмір полів, який задається такими кодовими символами: @–текстовий символ або пропуск, & - текстовий символ, < - перетворення символів у нижній регістр, > - у верхній регістр.

маска вводу - задає тип символу (цифра, літера, пропуск) у кожній позиції вводу з допомогою таких символів: 0 - цифра від 0 до 9, 9- цифра чи пропуск, # - цифра, пропуск, плюс або мінус, L- буква від A до Z або від А до Я,& - будь-який символ, .,:;- роздільники і т.д.

підпис - друге ім’я поля,

умова на значення - задає фільтр, який забезпечує введення у дане поле тільки тих значень, які відповідають заданій умові,

обов’язкове поле - “так” або “ні”(так - дані поля повинні відповідати властивостям поля),

пусті стрічки - “так” або “ні” (дозволені чи ні пусті стрічки),

індексоване поле - “так “ або “ні”

• числове поле – яке має такі властивості:

– байт - цілі числа в межах від 0 до 255;

– ціле - цілі числа від -32768 до 32767;

– довге ціле - цілі числа від -2147483648 до 2147483647;

– з плаваючою крапкою (4 байт) - числа в межах від -3,402823 Е38 до 3,402823 Е38;

– з плаваючою крапкою (8 байт) – числа в межах від -1,79769313486232 Е308 до 1,79769313486232 Е308;

– дійсні числа – всі дійсні числа.

• поле дата/час має такі ж властивості, як і у текстового поля. Формат може бути таким:

– повний формат дати – наприклад, 12.05.07 15:20:21

– довгий формат дати – наприклад, 23 січня 2008р.

– середній формат дати – наприклад, 12-сер-07р.

– короткий формат дати – наприклад, 01.12.07

– довгий формат часу – наприклад, 12:00:23

– середній формат часу – наприклад, 03:21 РМ,

– короткий формат часу – наприклад, 12:23.

• логічне поле, яке використовується в анкетних даних і набирає значень “так “ або “ні”, “істина” або “хиба”;

• лічильник – використовується для лічби записів;

• грошовий – використовується для фінансових даних;

• поле типу MЕМО, яке містить текст, числа довжиною до 64000 символів;

• поле об’єкта OLE, яке містить інформацію про посилання на ім’я об’єкту.

Створення бази даних

На початковому етапі роботи з базами даних, доцільно підготувати структури таблиць бази даних. У структурі таблиці слід чітко визначити назви полів, які дані будуть в цьому полі і т.д.

Для створення бази даних відкриваємо Access і у вікні запрошення встановлюємо перемикач у положення "Новая база данных", потім натискаємо кнопку Ok. Появиться вікно Файл нової бази даних, у якому вказуємо ім’я файлу бази даних.

Відкриється вікно бази даних. У ньому перераховані такі способи створення таблиць: створення в режимі конструктора, створення з допомогою майстра таблиці, створення шляхом введення даних. Створивши структуру таблиці, її відкривають для заповнення даних.

Кожна таблиця бази даних повинна містити одне або декілька полів, які ідентифікують кожен запис в таблиці. Вони допоможуть швидко віднайти і зв’язати між собою дані із різних таблиць з допомогою запитів, форм і звітів. Це поле називається ключовим. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то Access запобігає дублюванню або вводу порожніх значень в ключові поля. Отже, у ключовому полі не може бути повторів.

Найбільш простим є вибір ключовим полем поля типу лічильник. Якщо в таблиці такого поля не має, то при закритті структури таблиці, програма запропонує автоматично створення ключового поля лічильник.

Якщо таблиці містить поле, яке має унікальні значення, які не повторюються, то його можна зробити ключовим.

У випадках, коли гарантувати унікальність кожного поля не можливо, існує можливість створити ключ з декількох полів. Таке трапляється, коли таблиці пов'язані між собою зв’язком.

Для створення ключового поля, його слід виділити і викликати у контекстному меню пункт "Ключевое поле".