Фільтрація даних

Може виникнути потреба вибрати із таблиці лише ті дані, значення яких цікавить користувача. Така процедура називається фільтрацією даних. Для цього відкрийте в меню "Дані" команду "Фільтр" і опцію "Автофільтр". У таблиці поруч з назвами полів з'являться маленькі піктограми зі стрілками. Клацніть по одній з цих стрілок і на екрані з'явиться меню з переліком значень даного поля.

Виберіть одне значення з цього переліку. У списку залишаться тільки ті елементи, у яких значення даного поля збігається з обраним.

Зміна розміру аркуша

Щоб отримати документ на папері, потрібно його роздрукувати. Папір має визначені розміри відповідно до його формату: А4 (210297 мм), А5 (148210 мм) і А3 (420297 мм) та ін. Для встановлення розміру аркуша слід виконати із меню "Файл" команду "Параметри сторінки…". У вкладці "Сторінка" вибирають у полі "розмір паперу" потрібний із випадаючого списку. У цій же вкладці можна змінити орієнтацію аркуша на книжну (вертикальну) чи альбомну (горизонтальну).

ВСТАНОВЛЕННЯ ПОЛІВ АРКУША

При друкуванні аркуша таблиці зліва, справа, зверху і знизу залишаються вільні від тексту місця, так звані поля.

Щоб змінити розміри полів, треба вибрати із меню "Файл" команду "Параметри сторінки…" вкладку "Поля" і за допомогою лічильника змінити поля.

ПОПЕРЕДНІЙ ПЕРЕГЛЯД ПЕРЕД ДРУКОМ

Щоб перевірити, чи вся інформація помістилась на аркуш, слід зробити попередній перегляд перед друком. Роблять це із меню "Файл" командою "Попередній перегляд". За допомогою кнопки "Сторінки" вікна "Попередній перегляд" можна змінити поля, орієнтацію аркуша, розмір аркуша. Закінчити перегляд можна, клацнувши по кнопці "Закрити".

ДРУК ТАБЛИЦЬ

Щоб надрукувати таблицю, слід виконати із меню "Файл" команду "Друк…". У вікні "Друк":

• у вікні "Властивості" вибирають формат і орієнтацію аркуша;

• вказують кількість копій для друку – поле "копії";

• вказують область друку – весь документ або вибрані сторінки, вказавши початковий і кінцевий номери.

Для виводу на принтер натискають кнопку "ОК".

ГРАФІКА В EXCEL

Графічні діаграми оживляють сухі стовпчики цифр у таблиці. Тому вже в ранніх версіях програми Excel була передбачена можливість побудови діаграм.

Красива тривимірна діаграма не тільки радує око, але і поліпшує якість документа. Діаграму модно розташовувати поруч з таблицею чи розмістити її на окремому робочому листі.

Майстер діаграм є одним з найбільш могутніх засобів у програмі Excel. Побудова діаграми за його допомогою виконується за кілька кроків. Майстру вказується вихідна область таблиці, тип діаграми, використовувані написи і кольори. На основній панелі є піктограма для виклику "Майстра діаграм".

Побудова діаграм

Перш ніж будувати діаграму, необхідно закінчити всі роботи в таблиці, включаючи її форматування. Викличте "Майстер діаграм", клацнувши по панелі інструментів відповідній піктограмі.

Після цього Майстер відкриває діалогове вікно, у якому за чотири кроки потрібно побудувати діаграму. На першому кроці вибирають із запропонованих зразків тип і вид діаграми відповідно. Для переходу до наступного кроку слід натискати "Далі >".

На другому кроці потрібно вказати позицію, де знаходиться таблиця даних, на основі якої будується діаграма. Для цього виділяють "мишкою" свою таблицю, включаючи заголовки рядків і стовпців. Виділення можна зробити і перед викликом "Майстра діаграм".

На третьому кроці залишається задати ім'я діаграми, її легенду (тобто відповідність між стовпцями діаграми і табличних даних), а також вказати написи на осях діаграми і підписи до даних.

На четвертому кроці вказують розміщення діаграми: на окремому чи активному листі.