Створення і збереження електронних таблиць

Розглянемо процедури дій з робочими документами. За допомогою програми Excel можна створювати різні документи. Робочі листи (Sheets) можна використовувати для створення таблиць, обчислення статистичних оцінок, управління базами даних і створення діаграм. Для кожного з цих листів програма Excel може створити окремий документ, який зберігається на диску у вигляді файлу.

Файл може містити декілька взаємопов’язаних робочих листів, які утворюють єдиний тримірний документ (блокнот, робочу папку). За допомогою тримірних документів користувач отримує прямий доступ одночасно до декількох таблиць і діаграм, що збільшує ефективність їх обробки.

Створення нового документа

Після запуску програма Excel автоматично пропонує новий документ із назвою “Книга1”.

Для створення нової електронної таблиці слід виконати із меню “Файл” команду “Створити…”, вибрати Книга і Ок або клацнути по значку  (Створити) панелі інструментів.

На екрані з’явиться документ з іменем Книга 2: програма Excel присвоює новим документам ім’я Книга з додаванням порядкового номера.

Завантаження робочого документа

Щоб відкрити з диска збережений там файл з таблицею, потрібно викликати із віконного меню “Файл” команду “Відкрити…”. Можна також клацнути “мишкою” по другій піктограмі , яка знаходиться на основній панелі інструментів. В будь-якому випадку від­криється діалогове вікно завантаження файлу. В цьому вікні в полі "Папка" потрібно вказати диск і папку, де розміщено Ваш файл (за замовчуванням використовується папка “Мои документы”). Якщо вибір було зроблено вірно, то в лівому полі з’явиться список імен файлів, серед яких повинен бути шуканий. Цей файл виділяють, клацнувши “мишею” по ньому. Після цього потрібно закрити діалогове вікно, клацнувши “мишкою” по кнопці OK або двічі клацнути по імені шуканого файлу.

Збереження документа

При першому збереженні Вашого документа потрібно виконати із меню "Файл" команду “Зберегти” або клацнути “мишкою” по кнопці  (Зберегти) панелі інструментів. Після цього відкривається діалогове вікно, в якому потрібно вказати ім’я файлу, який зберігається, в полі “ім’я файлу”, а також диск і папку, в якій його потрібно розмістити. Програма Excel за замовчуванням пропонує стандартне ім’я Книга № (порядковий номер), яке можна замінити іншим. В імені файлу небажано використовувати деякі символи (наприклад, $ & % ( ) -), хоча цього й не заборонено. Програма Excel пропонує розширення файлу .XLS, змінювати яке не потрібно. Після того, як зроблено вибір, виконують команду, клацнувши “мишкою” по кнопці OK.

Для збереження книги у папці, відмінній від "Мои документы", слід двічі клацнути по її імені "мишкою". Щоб створити нову папку, використовують кнопку * (Створити папку) панелі інструментів вікна "Збереження документа" і вказати нове ім’я папки, після чого натиснути двічі Enter: для збереження її імені і відкриття.

Створення резервних копій на дискету

Для створення резервної копії на дискету необхідно викликати із меню “Файл” команду “Зберегти як...”. В діалоговому вікні вибирають в полі “папка” “Диск 3,5(А:)” і задають ім’я електронній таблиці в полі “ім’я файлу”.