3. Форматирование формы

Форматирование формы включает в себя:

• форматирование структуры формы (разметки);

• форматирование полей формы.

О форматировании формы нужно позаботиться заранее, т.к. форматировать защищенную форму в процессе ее заполнения невозможно.

Форматирование структуры формы (текста, таблиц, рисунков и т.д.) производится обычным образом.

К полям формы можно применять такие же средства форматирования фрагментов и абзацев, как и к обычному тексту. Результаты заполнения полей будут отображаться в указанном формате. Чтобы отформатировать поле нужно:

1. выделить поле;

2. любым способом форматирования фрагментов и абзацев установить параметры форматирования.

5.2.4 Защита и сохранение формы

Чтобы активизировать поля формы и защитить ее неизменяемые элементы, надо установить защиту:

– с помощью горизонтального меню:

1. выполнить команду СервисУстановить защиту;

2. в появившемся диалоговом окне Защита документа запретить любые изменения, кроме ввода данных в поле формы (рисунок 14);

3. нажать кнопку Ok;

– с помощью панели инструментов: нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы.

В защищенной форме пользователь может менять только содержимое полей.

Если необходимо отредактировать элементы формы, то нужно сначала снять защиту, для этого нужно выполнить команду СервисСнять защиту или вторично нажать кнопку Защита на панели инструментов Формы.

Операция сохранения шаблона формы производится так, как это описано в предыдущем уроке.

Рисунок 14  Диалоговое окно

Защита документа

При установке защиты можно использовать пароль. Для этого:

1. в диалоговом окне Защита документа в поле Пароль введите пароль;

2. нажмите кнопку Ok;

3. в появившемся диалоговом окне Подтверждение пароля (рисунок 15) введите пароль еще раз;

4. нажмите кнопку Ok.

Рисунок 15  Диалоговое окно Подтверждение пароля

Тогда, при снятии защиты MS Word попросит ввести пароль.

Поскольку форма создавалась как шаблон, то ее можно сохранить только в качестве шаблона известным вам способом в папке C:\ProgramFiles\Microsoft Office\Шаблоны.

5.5 Заполнение формы по готовому шаблону

Для заполнения формы необходимо выполнить команду создания документа на основе шаблона созданной формы.

На основе выбранного шаблона будет создан новый документ – экземпляр формы, изображенный на рисунке 16. Первое поле формы (поле Имя) уже готово к вводу текста, это поле выделено черным цветом. Чтобы заполнить поля формы необходимо:

1. заполнить выделенное поле в соответствии с его типом (если это текстовое поле, то ввести текст, число или дату; если это флажок, то установить его или сбросить, используя клавишу Пробел (щелчок мыши); если это поле со списком, то щелчком мыши открыть список и выделить необходимый элемент;

Рисунок 16  Новый документ, созданный на основе шаблона

2. нажать клавишу Tab для перехода на следующее поле; для возврата на предыдущее поле нажать комбинацию клавиш Shift+Tab.

Для выбора произвольного поля формы можно пользоваться щелчком мыши. На рисунке 17 показаны экземпляры заполненной формы.

Заполненную форму надо сохранить в файле как обычный документ. Впоследствии форму в любой момент можно будет открыть и отредактировать.

Рисунок 17  Заполненная форма