1.3. Функції внутрішньогосподарського (управлінського) обліку у менеджменті

Аналіз публікацій з проблем внутрішньогосподарського (управлінського) обліку свідчить, що основними причинами дискусій є невизначеність його функції в менеджменті.

Менеджмент можна розглядати, за визначенням М.Мес-кона, «як процес планування, організації, мотивації та контро­лю, необхідного для того, аби сформулювати та досягти цілей, що стоять перед організацією» [65]. Функції менеджменту — це види цілеспрямованої діяльності щодо керованого об'єкту, зумовлені кооперацією і поділом праці серед управлінського персоналу. Зустрічається понад 50 класифікацій функцій ме­неджменту. Ми зупинимось на основних із них. И.С.Завадсь-кий виділяє їх шість: планування, організація, координація, мотивація, аналіз та контроль [36]. Ряд авторів [104] додають сьому — облік. Зазначені основні функції менеджменту розгля­немо окремо. Планування передбачає прогнозування, визна­чення цілей (стратегічних, тактичних, оперативних), розраху­нок необхідних ресурсів і шляхів досягнення мети. Реалізація

32

Розділ 1

будь-якої мети можлива в разі чіткої організації трудових, ма­теріальних, фінансових та інших ресурсів, формування управ­лінської системи, необхідної для реалізації цілей, координації, яка призначена для підтримки певних пропорцій у діяльності суб'єктів господарювання і встановлення схеми взаємозв'язків між персоналом для своєчасного виявлення і ліквідації неба­жаних відхилень від заданої програми. З координацією тісно пов'язане регулювання процесу виробництва завдяки адап­тації до зовнішніх впливів, протидії факторів дезорганізації. Важливою функцією є мотивація — процес спонукання пра­цівників до високопродуктивної праці завдяки формуванню в людей здорових і розумних потреб, високих ідеалів, підвищен­ня ступеня задоволення працею, стимулювання і стягнення, своєчасної оцінки результатів праці тощо. Контроль забезпе­чує порівняння досягнутих результатів із запланованими. Аналіз встановлює причини відхилень від заданої програми.

В сільськогосподарських формуваннях функції менедж­менту взаємозв'язані і взаємопереплетені. Вони в основному залежать від спеціалізації, території підприємства, його ор­ганізаційної будови, структури управління (рис. 1.4).

Підрозділи даного формування виконують різні функції. Ці підрозділи очолюють бригадири, завідуючі фермами (мене­джери). При прийнятті рішень повноваження розподіляються між різними рівнями управління. Глобальні стратегічні рішен­ня зосереджуються в директора. Оперативне управління здій­снюють керівники (менеджери) підрозділів. Вище керівництво контролює рішення менеджерів нижчого рівня, не підміняючи їхньої функції в прийнятті рішень. Отримання керівником (менеджером) права самостійно прийняти рішення означає водночас і відповідальність за його наслідки.

Керівник (менеджер), який очолює підрозділ, несе відповіда­льність за результати діяльності, звідси і виникла назва «центри відповідальності». Центри відповідальності можуть об'єднувати декілька центрів витрат (овочівництво, кормовиробництво,

з²⁷'

33

со

Рис. 1.4. Структура управління сільськогосподарським господарюючим суб'єктом

Розділ 1

рільництво і т.ін.). Оцінку управління виробничими процесами здійснюють за допомогою індикаторів — економічних показ­ників, які характеризують як кількісну, так і якісну сторону гос­подарських процесів. Інформацію, зорієнтовану на задоволення потреб як стратегічного, так і оперативного управління з метою оптимізації використання ресурсів, забезпечення об'єктивної оцінки діяльності підрозділів та окремих керівників (менед­жерів) і спеціалістів надає внутрішньогосподарський (управ­лінський) облік. Дані внутрішньогосподарського (управлінсько­го) обліку у структурі економічної інформації (нормативна, планова, аналітична, облікова) займають особливе місце і станов­лять найбільшу питому вагу в інформаційній системі.

За даними внутрішньогосподарського (управлінського) обліку формують показники внутрішньої звітності на основі первинного обліку, що є системою комунікацій всередині гос­подарюючого суб'єкта. Облікова інформація формується в первинних документах, звітах основних і допоміжних підроз­ділів, групується у реєстрах, накопичувальних відомостях ви­робничих підрозділів, складського господарства, маркетинго­вого відділу і бухгалтерії. Далі відбувається узагальнення зведеної інформації, що надійшла із структурних підрозділів і перетворення її в результативну звітну документацію. Зміст звітів залежить від їх цільового призначення або посади керівника, для якого вони призначені: поточні оперативні звіти виробничих підрозділів — для оцінки результатів їх ро­боти; звіти про незавершене виробництво, витрати на поточне виробництво — для прийняття оперативних рішень тощо.

Процес внутрішньогосподарського (управлінського) облі­ку у господарюючих суб'єктах здійснюється в такій послідо­вності:

— первинний облік забезпечує спостереження (тобто сприйняття господарського факту, явища або процесу), вимі­рювання у натуральному та вартісному вираженні, фіксацію у носіях облікової інформації — документах, яке здійснюється

з*

35

Іванюта П.В., Левченко З.М.

виконавцями у різні періоди. Тому при організації первинного обліку необхідною умовою є графік (документообіг) руху пер­винних документів.

Проведене анкетування, а також власні спостереження ав­тора свідчать, що на утворення первинних носіїв інформації (документів) витрачають приблизно 20—40% загального робо­чого часу керівники (менеджери) чи спеціалісти, у зв'язку з чим важливим моментом організації є максимальне скорочен­ня трудових витрат на цьому етапі облікового процесу.

Важливою умовою організації первинного обліку є забез­печення його нормального функціонування через технічні за­соби оргтехніки, комп'ютеризацію;

— поточний облік (реєстрація даних первинного обліку у системі рахунків в облікових реєстрах) — це головний етап внутрішньогосподарського облікового процесу. Під поточним обліком розуміють обробку, реєстрацію і запис даних первин­ного обліку, тобто носіїв інформації в облікові реєстри, групу­вання та перегрупування їх з метою одержання потрібної ре­зультативної інформації.

Багато операцій поточного обліку можна умовно об'єдна­ти у такі види: реєстрація (запис); арифметичні дії (додавання, віднімання, множення, ділення, розрахунки); групування та перегрупування даних. Кожний вид операцій складається з окремих робіт, кількість яких залежить від конкретних умов і насамперед — від наявності комп'ютерної техніки, її виду та типу.

Поточний облік як частина облікового процесу зумовлює ті організаційні елементи, сукупність яких формує його як об'єкт організації. Цими об'єктами є облікові номенклатури поточного обліку, носії облікових номенклатур (облікові реєстри, накопичувальні відомості, інші документи). Внутріш­ньогосподарський облік не тільки інформує про стан і зміни виробничого процесу, але здійснює контроль за наявністю, ру­хом та використанням об'єктів господарювання, виконує

36

Розділ 1

функцію оцінки результативності роботи. Досягають цього на основі узагальнення даних на підсумковому етапі;

— підсумковий облік дає змогу мати дані про результати роботи за місяць, квартал, півріччя, рік. Підсумковий етап облікового процесу іноді називають балансовим узагальнен­ням (звітністю). Це заключний етап облікового процесу, який можна охарактеризувати як упорядковану сукупність опера­цій з формування показників, що відображують результати виробничої й господарської діяльності господарюючого суб'єк­та за певний період (рис. 1.5) [97].

Організація підсумкового обліку залежить від якості ор­ганізації первинного та поточного обліку. Формування під­сумкових показників складання звітних форм — це досить трудомісткий процес. Слід мати на увазі, що він відбувається за відносно короткий період.

Рис. 1.5. Організація внутрішньогосподарського облікового процесу

37

За цей час треба підготувати систему економічних показ­ників, заповнити різні звітні форми, підготувати аналітичні висновки, пояснення тощо. Складність організації цього етапу облікового процесу полягає ще й у тому, що крім облікових даних, показників первинного та поточного обліку необхідні

Іванюта П.В., Левченко З.М.

дані планування, нормування, фінансів, оперативного та ста­тистичного обліку, а також попередніх звітних періодів. На­явність цих даних і показників дає можливість не тільки оці­нити результати роботи господарства, а й виявити тенденцію розвитку.

Проведені дослідження свідчать, що у первинних колек­тивах порушення трудової дисципліни відбувається через неточність в обліку, кримінал — через його відсутність, него­сподарське відношення до землі і майна — в результаті неви­конання своїх функціональних обов'язків менеджерами і спеціалістами по своєчасному оформленню первинної доку­ментації. На наш погляд, рівень відповідальності може бути забезпечений за рахунок розширення прав первинними трудо­вими колективами у питаннях організації виробництва, са­мостійної реалізації продукції, розподілу доходу. При ство­ренні на базі підрозділів економічно самостійних структур, як відмічає В.Я.Амбросов [14], вони повинні мати власні розра­хункові рахунки в банках та самостійний баланс. їхня про­дукція (послуги) реалізуються за ринковими цінами, забез­печуючи таку ж рентабельність, як і при реалізації її на зовнішньому ринку. Оплата праці, нарахування дивідендів (відсотків) ведеться з урахуванням результатів діяльності кожного колективу, виробничого підрозділу на комерційній основі. При комерційному розрахунку взаємовідносини під­розділів як між собою так із підприємством будуються на прин­ципах самоуправління, самоокупності, самофінансування.

Формування управлінських рішень в господарстві зале­жить від взаємодії всіх видів обліку і різних управлінських функцій та їх розвитку у взаємозв'язку і взаємозалежності. Управлінські рішення є основним видом діяльності управ­лінського персоналу. Рішення — це творчий процес вироблен­ня однієї або декількох альтернатив із множинності можливих варіантів (планів) дій, спрямованих на досягнення поставле­них цілей. Тобто рішення у сфері менеджменту являє собою

38

Розділ 1

процес, який реалізується суб'єктом управління і визначає дії, спрямовані на вирішення поставленого завдання в даній фак­тичній чи запроектованій ситуації. Приймаючи рішення, ке­рівник чи спеціаліст визначає, хто і що має здійснити, в які строки, з якими затратами праці і коштів, в якому порядку, при якому розподілі обов'язків, прав і відповідальності, за якої організації контролю і яких результатів потрібно очікувати [60].

Процес прийняття управлінських рішень французький вчений Б.Гурней [34] поділяє на чотири основних елементи: 1) наявність вибору, коли особа, що приймає рішення, має декілька варіантів можливої поведінки; 2) вибір повинен бути свідомим, тобто ґрунтуватися на розумовому процесі (непро­думана, імпульсивна дія не є рішенням); 3) вибір повинен бу­ти орієнтованим на одну або декілька цілей; 4) вибір повинен завершуватися дією, тобто рішення як розумовий акт і акт волі повинно викликати ланку цілеспрямованих дій, спрямованих на його здійснення.

Проте існує ще певний розрив між теоретичними розроб­ками різних аспектів процесу прийняття рішення і методами, що використовуються на практиці. Більшість моделей, запро­понованих науковими працівниками, стосуються прогнозу­вання і планування перспективних рішень переважно в межах автоматизованих систем управління. Водночас гострою є про­блема розробки методології прийняття тактичних і оператив­них рішень, на підготовку яких витрачається більша частина робочого часу менеджера, а також чіткого формулювання тех­нології управління, включаючи процедури розробки, прий­няття ефективних рішень та контролю за їх виконанням.

Розробка рішень у менеджменті становить основу управ­лінського процесу. Управлінський процес — це комплекс взаємопов'язаних операцій, що виконуються у певній послідо­вності і спрямовані на розв'язання конкретних завдань та до­сягнення поставлених цілей.

39

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Операція в менеджменті — це частина управлінського про­цесу, яка представляє собою роботу виконавця над певним ви­дом інформації (зібрати дані, провести розрахунки, підготува­ти звіт, передати документ на підпис і ін.). Саме цю операцію і виконує внутрішньогосподарський облік.

Сукупність взаємопов'язаних операцій становить більш складне структурне утворення — управлінські процедури. Ре­алізація управлінських процедур потребує науково обґрунто­ваної технології менеджменту.

Технологія менеджменту — це процес збирання, обробки і передачі інформації з метою підготовки, прийняття і реалізації управлінських рішень. Суть технології менеджменту полягає в установленні організаційного порядку в системі і визначенні раціональної послідовності виконання управлінських робіт.

Умовами ефективності технології менеджменту стосов­но організації кожного процесу И.С.Завадський вважає [36]: 1) створення системи внутрішньовиробничих, організаційно-правових документів для комплексної регламентації діяльності апарату управління (положень про відділи і служби, посадових інструкцій, алгоритмів і стандартів на функції менеджменту і окремі види управлінської діяльності та ін.); 2) розробка і до­тримання раціональних процедур здійснення управлінських операцій; 3) раціональне поєднання в менеджменті кількісних і евристичних методів; 4) використання сучасної оргтехніки і спеціальних прийомів, що полегшують пошук альтернатив, вибір і обґрунтування варіантів рішень та їх використання (ме­тод «мозкової атаки», таблиці рішень, карти управлінських процедур, технологічні та посадові операційні карти тощо); 5) повне врахування вимог законів формальної логіки (тотож­ності, протиріччя, виключення третього, достатньої підстави) і широке використання її категорій (мислення, судження, висно­вок, досвід, спростування, асоціація, рефлексія, інтуїція та ін.).

На рис. 1.6 зображена логістична модель прийняття уп­равлінського рішення. Функція внутрішньогосподарського

40

Розділ 1

Рш , 1.6. Процес розробки і прийняття рішення в менеджменті

(управлінського) обліку в даному випадку є необхідною умо­вою здійснення як оперативного, так і стратегічного менедж­менту.

На думку В.Б.Лібермана, «облік як самостійна функція управління використовується як засіб відображення процесів планомірного розвитку як на окремих господарствах, так і в цілому» [57]. В.В.Сопко зазначає, що облік як самостійна функція управління виконує три види робіт: інформаційну, контрольну і аналітичну [94]. Виходячи із вищесказаного, можна стверджувати, що облік (фінансовий, податковий та внутрішньогосподарський (управлінський) є основною або за­гальною функцією менеджменту.

У 80-х pp. Т.Джонсон та Р.Каплан [119] обґрунтували не­доліки внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, які впливають на ефективність прийняття рішень в менеджменті:

41

Іванюта ІІ.В., Левченко З.М.

• реєстри внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, вимагаючи спеціального розуміння, відверта­ють увагу адміністрації та заважають їй виконувати свої прямі обов'язки;

• велика кількість управлінської інформації розпорошує увагу адміністрації і не дозволяє їй зосередитися на вирішенні головних питань;

♦ чим більший асортимент продукції, що виробляється, тим нижчою є достовірність обчисленої собівартості;

• технологічні процеси розвиваються швидше за методо­логію внутрішньогосподарського обліку, що робить їх непридатними до нових умов;

• протягом всієї історії фінансовому обліку віддавали пе­ревагу перед внутрішньогосподарським (управлін­ським), і внаслідок цього останній відстав у своєму роз­витку;

• велика частина оперативної інформації, що застосову­валася адміністраторами для контролю і оцінки своєї діяльності, формується поза офіційною системою інут-рішньогосподарського (управлінського) обліку, дані обліку використовуються не стільки для управління, скільки для узгодження з даними фінансової бухгал­терії і за цими даними уточнюються і виправляються;

• бухгалтери завантажені поточною роботою по реєстра­ції фактів господарської діяльності, що позбавляє їх можливості надавати будь-яку практичну допомогу адміністрації.

Усвідомлення недоліків стимулює бажання їх усунути, тому удосконалення внутрішньогосподарського (управлін­ського) обліку є необхідною умовою успішного менеджменту. Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» [1J передбачено, що господарюючий суб'єкт може самостійно розробляти систему і форми внут­рішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і

42

Розділ 1

контролю господарських операцій. В організації внутрішньо­господарського (управлінського) обліку можна виділити такі етани:

На першому, методологічному етапі, обирається модель внутрішньогосподарського (управлінського) обліку в залеж­ності від його мети, визначаються об'єкти та методи обліку, здійснюється вибір системи певних способів, прийомів, які по­лягають в документуванні, інвентаризації, оцінці майна та калькулюванні, що буде служити для формування інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень;

На другому, технічному етапі, вибирається спосіб оброб­ки даних, розробка форм облікових реєстрів, внутрішньої звітності, визначаються напрямки руху інформації всередині господарюючого суб'єкта;

Третій, організаційний етап, передбачає розподіл обов'яз­ків між працівниками в системі внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, визначає оптимальну структуру облі­кового апарату, встановлює норми часу, необхідного для вико­нання робіт і визначення оптимальної кількості бухгалтерів, забезпечує раціональну організацію робочого місця, здійснює встановлення комунікаційних зв'язків та мотивацію праці облікових працівників, забезпечує його ефективну органі­зацію.

Ефективний менеджмент передбачає організацію внутріш­ньогосподарського (управлінського) обліку за такими принци­пами:

• принцип повноти і аналітичності інформації — показ­ники, які містяться у внутрішньогосподарських звітах, повинні бути представлені в зручному для аналізу ви­гляді, не вимагати додаткової аналітичної обробки, не потребувати аналітичних процедур;

• принцип періодичності відображає виробничий і комер­ційний цикли підприємства, він є досить важливим для побудови системи внутрішньогосподарського обліку.

43

Іванюта П.В., Левченко З.М.

Інформація для керівників є цінною тоді, коли вона доцільна і вчасна. Скорочення часу може значно змен­шити точність інформації, яка підготовлена внутрішньо­господарським (управлінським) обліком. Як правило, апарат управління встановлює графік (документообіг) збору первинних даних, обробки і групування в підсум­ковій інформації.

• принцип оцінки результатів діяльності структурних підрозділів при великій різноманітності організаційних форм (внутрішньогосподарський (управлінський) облік повинен бути пов'язаний з оперативно-виробни­чим і техніко-економічним плануванням). Оцінка ре­зультатів діяльності передбачає визначення тенденцій і перспектив кожного підрозділу в формуванні прибутку підприємства від виробництва до реалізації продукту;

• принцип узгодженості, коли господарський механізм підприємства повинен бути пристосований до потреб оперативного управління підрозділами;

• принцип комплексного підходу і взаємозв'язку внут­рішньогосподарського і фінансового обліку. Дані фі­нансового обліку деталізуються, доповнюються інфор­мацією внутрішньогосподарського (управлінського) обліку.

Даний принцип дозволяє створити в господарюючому суб'єкті раціональну і економічну систему обліку відповідно до його розмірів і масштабів виробничої діяльності. Його ре­алізація означає, що з мінімальної кількості даних отримують максимально необхідний для управлінських рішень обсяг інформації. Лише тоді внутрішньогосподарський (управ­лінський) облік виконує свої функції;

♦ принцип бюджетного методу управління витратами, фінансами, комерційною діяльністю використовується на великих господаюючих суб'єктах як інструмент пла­ нування, контролю і регулювання. Бюджетний метод

44

Розділ 1

складається із процедур планування всіх сфер діяль­ності підрозділів, підсумовування проектних рішень усього колективу, розрахунку проекту бюджету, розра­хунку варіантів плану і внесення коректив, кінцевого планування та обліку умов, що змінюються і відхилень від запланованих даних. Бюджетом (кошторисом) охоп­люються виробництво, реалізація, розподіл і фінансу­вання. В кошторисах знаходять відображення витрати на виробництво по всьому господарству в цілому і його підрозділів, прибутки (збитки) від всіх видів діяль­ності. Дотримання цих принципів є головною умовою виконання функцій внутрішньогосподарського обліку в менеджменті. Отже, управлінські функції через внутрішньогоспо­дарський (управлінський) облік спрямовані на установлення економічних взаємозв'язків між виробничими підрозділами основного, обслуговуючого, допоміжного, підсобного вироб­ництва та функціональних служб з метою ефективного прий­няття управлінських рішень.

45

Іванюта П.В., Левченко З.М.