Некачественная обратная связь

Другим ограничителем эффективности межличностного обмена информацией может быть отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который изначально ему придали. Существует множество причин, по которым сообщение, переданное, по вашему мнению, в полном соответствии с заложенной идеей, может быть не понято.

Обратная связь не только повышает эффективность коммуникации, но и способствует подавлению (смягчению, устранению) так называемого «шума», под которым понимают все то, что искажает смысл сообщения. Источником шума может быть: язык, различия в восприятии информации, разный организационный статус коммуникаторов. Ответом может быть неверное действие, ошибочное или неполное послание и даже молчание. Молчание как форма обратной связи занимает особое место в коммуникации. Оно может означать:

1. вас не поняли, информация не воспринята и отторгнута, проигнорирована;

2. вы нарушили должностную иерархию и вас «наказали»;

3. вы чем-то обидели получателя. Молчание в этом случае расценивается как молчаливый укор;

4. как проявление невоспитанности получателя: ему и в голову не приходит, что на послание надо ответить, как-то отреагировать;

5. традиционно: молчание как знак согласия, одобрения. Возможен и другой вариант проверки правильности понимания информации получателем. Отправитель сам узнает, дошло ли до адресата послание: «Вы получили мое письмо?», «Вы ознакомились с нашими предложениями?» и т.д.

Плохое слушание

Неумение слушать проявляется в том, что партнер перебивает, начинает говорить о своем или уходит в собственные мысли и вовсе не реагирует на ваши слова.

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Многим кажется, что слушать - означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. , Слушание становится вероятным вследствие различия скорости устной речи и умственной деятельности слушающего. Для того, чтоб слышать, нужно хотеть слушать. Усталому либо занятому человеку тяжело слушать и еще труднее услышать.

Чтоб услышать, мы обязаны заплатить вниманием, то есть отдать одно взамен на другое. Слушая, мы отдаем наше внимание, нашу заинтересованность и усилия с тем, чтоб получить взамен информацию, понимание.

Правила эффективного слушания:

• перестаньте говорить, т.к. невозможно слушать разговаривая;

• помогите говорящему раскрепоститься;

• покажите готовность слушать;

• устраните раздражающие моменты;

• сопереживайте говорящему;

• сдерживайте свой характер, т.к. рассерженный человек может придать неверный смысл словам;

• не допускайте спора или критики;

• не перебивайте;

• задавайте вопросы.

Возможные пути преодоления барьеров межличностного общения

Чтобы преодолеть барьеры в общении, прежде всего, необходимо вырабатывать чувство собственного достоинства, уверенность в себе. Помогает также умение видеть за каждым неадекватным поступком человека проявление его психологических особенностей, а может быть, и проблем.

Жизнь сталкивает нас с разными людьми. И очень редко дарит тех, в общении с которыми барьеры не возникают. Поэтому следует быть снисходительными к проявлениям некоммуникабельности и уметь делать общение бесконфликтным. Чтобы преодолеть барьеры в общении, нужно поставить "диагноз" себе или партнеру и так построить свое поведение, чтобы уменьшить или устранить барьер.

В любом общении важно, во-первых, чтобы внимание слушающего было привлечено к говорящему и к тому, что он говорит, а во-вторых, чтобы внимание это было постоянным, не рассеивалось. Только в этом случае можно повысить успешность общения.

Помимо умения эффективно слушать существует еще ряд способов, которые можно использовать для повышения отдачи межличностных коммуникаций.

Проясняйте свои идеи перед началом их передачи. Это означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам в принципе нужна определенная тема как объект передачи.

Будьте восприимчивы к потенциальным семантическим проблемам.

Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.

Также очень важно учитывать национальные особенности своих партнеров. То, что представителями одной стороны воспринимается как норма, собеседниками может быть неправильно понято.

С одной стороны, интенсивность делового общения в современном мире приводит к “размыванию” национальных границ, формированию единых норм и правил. По мере развития цивилизации, процессы, связанные с проникновением национальных стилей общения, формированием многих единых параметров ведения переговоров, играют всё большую роль.

Но с другой стороны, немалое место отводится именно национальным особенностям деловых партнеров, так как наибольшее влияние на человека оказывают ценности, традиции, обычаи, усвоенные в детстве, то есть те, которые имеют именно национальную основу.

Следите за языком собственных поз, жестов и интонациями.

Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

В любом общении самое главное – естественность и искренность. Не следует слишком сильно контролировать свои жесты и мимику, это может создать впечатление скованности, что не обрадует ни вас, ни ваших деловых партнеров. Как бы человек ни старался скрыть правды, она, в конечном счете, раскрывается, так что следует различать контроль над своими жестами и «порыв» создать определенное впечатление о себе с помощью тех или иных жестов, «произнесенных» специально, напоказ. Так, все «неискренние» движения рано или поздно выдадут себя и скомпрометируют человека.

Излучайте эмпатию и открытость.

Эмпатия – это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодирования сообщения принимающей стороной.

Эмпатия означает так же честную попытку увидеть ситуацию, поднимаемые вопросы и проблемы с точки зрения другого человека.

Еще эмпатия при обмене информацией подразумевает поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых решений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.

При межличностном общении важно уметь быть открытым и искренним. Без открытого общения не могут существовать теплые и близкие отношения с людьми. Человек, заинтересованный в том, чтобы лучше ориентироваться в особенностях своих отношений с окружающими, должен интересоваться реакциями других людей на его поступки в конкретных ситуациях, учитывать истинные последствия своего поведения.

Добивайтесь установления обратной связи. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них – задавать вопросы.

Другой способ задавать вопросы – заставить человека пересказать ваши мысли.

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.

Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

Наконец, еще один способ установления обратной связи – проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что руководитель готов обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями. Можно, к примеру, выделить определенный час в течение дня, когда руководитель готов выслушать подчиненных по любому интересующему их вопросу.

Таким образом, преодоление барьеров в межличностном общении требует внимательности, сосредоточенности и терпения. Взамен люди получают возможность предоставить собеседнику наиболее полную и понятную информацию, быть понятыми и, конечно же, получить удовольствие от беседы. Ведь чем меньше барьеров между собеседником и потоком информации, тем легче людям понять друг друга.

Заключение

Современный человек должен знать нормы деловых отношений, уметь устранять противоречия между людьми, в случае необходимости брать на себя роль посредника, эффективно общаться в условиях дефицита времени и многое другое.

Практически любую деятельность людей сопровождает процесс общения, коммуникации. И в связи с этим, возникает множество таких трудностей, как, например, барьеры в межличностном общении.

Барьеры в общении не являются результатом сознательной, произвольной и направленной защиты от воздействия информации. Их действие противоречиво. Система барьеров есть своего рода автоматизированная охрана: при своеобразном срабатывании охранной сигнализации автоматически перекрываются подступы к человеку.

Факторы, которые служат причиной непонимания собеседников, и, как следствие, могут создавать предпосылки их конфликтного поведения, называют барьерами общения. Чтобы преодолеть барьеры в общении, прежде всего, необходимо вырабатывать чувство собственного достоинства, уверенность в себе.

Существует множество способов преодоления барьеров общения, некоторые из них были рассмотрены в данной работе. Умения, навыки, приобретенные в ходе общения, а значит, и преодоления вышеуказанных барьеров, со временем оттачиваются и совершенствуются. Это помогает человеку быстрее налаживать отношения с людьми, избегать недопонимания, устранять возможные конфликты. А умение ладить в людьми высоко ценится в обществе.