- •Содержание
- •Глава 1. Теоретические аспекты унификации и стандартизации в доу 6
- •Глава 2. Анализ унификации и стандартизации доу в рпг «Эффект» 25
- •Введение
- •Глава 1. Теоретические аспекты унификации и стандартизации в доу
- •1.1. Документирование информации и создание документов
- •1.2. Понятие унификации документов
- •1.3. Стандартизация управления документацией
- •Глава 2. Анализ унификации и стандартизации доу в рпг «Эффект»
- •2.1. Характеристика организации рпг «Эффект»
- •2.2. Унификация и стандартизация документооборота в рпг «Эффект»
2.2. Унификация и стандартизация документооборота в рпг «Эффект»
В рассматриваемом предприятии достаточно большой документооборот. Документооборотом в организации занимается офис-менеджер.
Так как в данной организации небольшой штат сотрудников, то на офис-менеджера предприятия возложена функция работы с кадровой документацией. Всю кадровую документацию в организации можно разделить на две группы:
-
документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
-
документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.).
При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:
-
локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
-
документы, связанные с учетом и движением кадров.
Локальные нормативные акты – это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например, правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ. Такие документы являются обязательными для применения(например, график отпусков). Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).
Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.
Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.
Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.
Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:
-
документы, удостоверяющие личность;
-
документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
-
документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
-
документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
-
документы воинского учета;
-
документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.).
Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:
-
договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
-
распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
-
информационно справочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
-
первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки расчеты при предоставлении отпусков и увольнении.
Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: работа офис-менеджера в данной организации с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.
В целом, офис-менеджер рассматриваемой нами организации совмещает несколько обязанностей, что, на первый взгляд, влечет увеличение рабочего времени до 12-ти часов. Однако, в ходе исследования деятельности офис-менеджера в организации РПГ «Эдельвейс», нами было выяснено, что это происходит не по причине чрезмерной перегруженности офис-менеджера работой, а прежде всего в силу её недостаточно чёткой организации.
При составлении документов офис-менеджер применяет правила унификации и стандартизации. Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:
ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец;
ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет;
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Офис-менеджером в работе используются следующие УСД:
-
унифицированная система организационно-распорядительной документации;
-
унифицированная система отчетно-статистической документации;
-
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
-
унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.
На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.
Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.
Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.
Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».
Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
-
федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
-
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт используется при оформлении в документе состава реквизитов, а также учитываются требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.