1.3. Стандартизация управления документацией

Сегодня уже ни у кого не вызывает сомнения роль стандартизации в жизни общества и государства. Основываясь на последних достижениях науки, техники и практического опыта, стандартизация определяет прогрессивные, а также экономически оптимальные решения многих отраслевых задач, включая управленческие. И в этой связи стандартизация столь значимого направления деятельности и государственных и коммерческих структур, как управление документацией, на наш взгляд, крайне важна и востребована [27, с. 3].

По сути дела, стандартизация создает организационно-техническую основу управления, являясь при этом инструментом обеспечения качества продукции, работ и услуг. Работы по стандартизации в России осуществляются на основе Федерального закона "О техническом регулировании" и Концепции развития национальной системы стандартизации.

Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами [27, с. 4]:

- добровольного применения стандартов;

- максимального учета при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц;

- применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта, за исключением случаев, если такое применение признано невозможным (ст. 12 Закона "О техническом регулировании").

На территории Российской Федерации существует несколько видов документов, использующихся в области стандартизации. Среди них:

- технические регламенты;

- стандарты;

- правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Перечисленные документы, а также правила их разработки и применения, представляют собой национальную систему стандартизации. Следует отметить, что при всем разнообразии перечисленных документов, на сегодняшний день стандарты играют доминирующую роль.

Как известно, стандарт - это образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Как нормативно-технический документ стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентными органами.

Как известно, прерогатива разработки и принятия стандартов принадлежит Агентству по техническому регулированию и метрологии (Ростехрегулированию), что прописано в Положении о Ростехрегулировании, образованном в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 20 мая 2004 г. N 649 на базе Госстандарта. Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии входит в систему федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и находится в ведении Министерства промышленности и торговли Российской Федерации.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии ведет свою деятельность в соответствии с Положением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. N 294.

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии осуществляет свою деятельность непосредственно, через свои территориальные органы и через подведомственные организации.

Рабочими органами этой структуры, непосредственно занимающимися разработкой национальных стандартов, являются технические комитеты, которые, как правило, напрямую связаны со структурными подразделениями этого органа, либо являются организациями, входящими в систему Ростехрегулирования, что вполне логично и объясняется направлениями деятельности этих организаций. Например, Секретариат Технического комитета 191 "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело" (далее - ТК 191 СИБИД) расположен во Всероссийском институте научной и технической информации РАН (ВИНИТИ РАН), созданном 1952 г., т.к. был создан на базе этого института.

В структуру ТК 191 входят подкомитеты (далее ПК), за которыми закреплена следующая тематика [27, с. 5]:

ПК 1 "Научно-техническая информация";

ПК 2 "Библиотечное дело";

ПК 3 "Издательское дело";

ПК 4 "Управление документацией".

В соответствии с Положением о ТК 191 СИБИД к его функциям относятся следующие:

- разработка предложений к ежегодной и долгосрочной программам национальной стандартизации и программы стандартизации ИСО/ТК 46;

- разработка, рассмотрение, согласование, подготовка к принятию проектов национальных, межгосударственных и международных стандартов;

- разработка документов нормативного характера по тематике ТК 191 в международных органах по стандартизации, членом которых является Россия;

- пересмотр, подготовка изменений и предложений по отмене стандартов;

- проведение экспертизы стандартов;

- проведение научных исследований по проблемам международной и национальной стандартизации и другие.

Из далеко не полного списка функций, закрепленных за ТК 191 СИБИД, видно, что этот Технический комитет активно участвует в процессе международной стандартизации. На современном этапе ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования является "зеркальным" комитетом ИСО/ТК 46 "Информация и документация" не только на уровне технического комитета (ТК), но и на уровне всех его подкомитетов (ПК), что закреплено Приказом Ростехрегулирования от 18.02.2008 N 301 и на протяжении ряда лет проводит серьезную работу в рамках этого ТК ИСО, не говоря уже о тех значимых и востребованных в практической деятельности организаций многочисленных национальных стандартах, разработанных этим ТК.

Учитывая широчайшую сферу интересов и компетенций ТК 191 СИБИД и ИСО/ТК 46, мы сосредоточимся на аспекте управления документацией.

Как сказано выше, в состав ТК 191 СИБИД Ростехрегулирования входит ПК 4 "Управление документацией", являющийся "зеркальным" подкомитетом Международной организации по стандартизации ИСО/ТК 46/ПК 11 "Управление документацией и архивами". Председатель ТК 191/ПК 4 М.В. Ларин и секретарь этого ПК Л.Н. Варламова являются полноправными членами ИСО/ТК 46/ПК 11 с правом голоса от России, что крайне важно, учитывая значимость стандартов ИСО и наметившейся тенденции принятия международных стандартов методом обложки, т.е. путем прямого перевода, без учета национальных особенностей. Данное положение позволяет ПК участвовать в работе Международной организации по стандартизации ИСО над проектами международных стандартов и в ходе их разработки высказывать свое мнение с учетом национальных особенностей нашей страны и отечественной системы управления документами. Так, например, в этом году ПК 4 принимал участие в разработке проектов международных стандартов ИСО 30300 "Информация и документация. Система управления документами. Основные положения и словарь" и ИСО 30301 "Информация и документация. Система управления документами. Требования", являющихся логическим продолжением ИСО 15489 [27, с. 5].

Столь значимое положение в сфере стандартизации ПК 4 ТК 191 СИБИД занял благодаря своей репутации и проведенной работе, начало которой было положено разработкой ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".

Как известно, в 2007 г. ВНИИДАД был разработан и утвержден национальный стандарт на базе аутентичного перевода международного стандарта ИСО 15489-1: 2001 "Информация и документация. Управление документами. Общие положения". Для разработки данного национального стандарта в 2006 г. в рамках ТК 191 Ростехрегулирования "Научно-техническая информация, библиотечное и издательское делу" (СИБИД) была создана рабочая группа "Документоведение и архивное дело".

Рабочую группу возглавил М.В. Ларин - директор ВНИИДАД, профессор, доктор исторических наук, зав. кафедрой автоматизированных систем документационного обеспечения управления ИАИ РГГУ, член Международного института архивоведения при Международном совете архивов, член правления Российского общества архивистов, член Правления Гильдии управляющих документацией и т.п. <10>. Закономерно, что ПК 4 ТК 191 СИБИД "Управление документацией" был образован по инициативе и активном участии Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) - головного профильного института Российской Федерации в сфере управления документами, входящего в структуру Росархива.

В связи с тем что в ходе работы над ГОСТ Р ИСО 15489 стало очевидной необходимость продолжения этой работы и выведении ее на новый качественный уровень, в марте 2008 г. рабочая группа ТК 191 "Документоведение и архивное дело" была преобразована в ПК 4 "Управление документацией" ТК 191 СИБИД.

Членами ПК 4 ТК 191 СИБИД стали ведущие отечественные специалисты в сфере управления документами, имеющие колоссальный опыт работы в этой сфере, научные степени и звания, представляющие не только профильные государственные, но и заинтересованные коммерческие структуры. С момента своего основания ПК 4 ТК 191 СИБИД провозгласил принцип открытости и плюрализма мнений при разработке стандартов, предоставляя возможность всем заинтересованным организациям участвовать в этом процессе [27, с. 6].

На протяжении 4 лет своего существования ПК 4 ТК 191 проводил значительную работу по:

- переводу международных стандартов ИСО и МЭК;

- разработке и внедрению в качестве национальных стандартов международных стандартов ИСО;

- проектам стандартов ИСО в рамках ИСО/ТК 46/ПК 11.

На сегодняшний день ПК 4 ТК 191 СИБИД в своем багаже проделанной работы помимо участия в работе ИСО ТК 46/ПК 11 имеет следующее:

- 3 утвержденных Ростехрегулированием национальных стандарта:

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования" закладывающий основные принципы управления документами, организации и построения систем управления документами, а также содержащий руководящие положения в сфере управления документами, в том числе создающихся и использующихся в рамках системы менеджмента качества (СМК).

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 "СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1: Принципы", впервые описывающий виды и типы метаданных, используемых в процессе управления документами, и являющийся сателлитом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 "СИБИД. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами", закрепляющий положения ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 как основополагающего стандарта этой сферы и устанавливающий критерии для разработки новых стандартов в сфере управления документами.

- 3 официальных и зарегистрированных в Ростехрегулировании перевода международных стандартов ИСО и МЭК:

ИСО 23081-1:2001 (R) "Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов: Часть 1. Принципы". М.: Стандартинформ, 2008.

ИСО 22310:2006 (R) "Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами". М.: Стандартинформ, 2008.

МЭК 82045-1:2001 (R) "Управление документами. Часть 1. Принципы и методы". М.: Стандартинформ, 2009.

Данные официальные переводы позволяют: во-первых, сравнить идентичность текстов названных международных стандартов ИСО и разработанных на их базе национальных стандартов; во-вторых, понять принципы построения международных стандартов. Но особый интерес представляет официальный перевод МЭК 82045-1:2001, так как этот стандарт довольно долго являлся альтернативой ИСО 15489-1:2001 и совместно с ним лег в основу ИСО 22310:2006 [27, с. 7].

Таким образом, перечень национальных стандартов сферы управления документами уже вполне представителен, и это не считая наших старых стандартов ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003. Каждый из этих стандартов имеет свою историю и сферу действия.