Глава 1. Теоретические аспекты унификации и стандартизации в доу

1.1. Документирование информации и создание документов

Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, достоверность, новизна, доступность, защищённость, ценность, эргономичность [16, с. 50].

Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации [16, с. 50].

Для определения количества информации необходимо прежде всего воспользоваться общенаучным методом измерения. Поскольку документированная информация всегда содержится на каком-либо материальном носителе, постольку первое, самое общее представление о её количестве может дать физический уровень, т.е. натуральный (физический) объём, занимаемый информацией. Так, первоначальное представление о документах на бумажных носителях можно получить, измерив их в килограммах, в кубических метрах, а также по количеству единиц хранения (дел) и даже по длине полок в архивохранилищах. Для аудиовизуальных и машиночитаемых документов могут быть использованы такие единицы измерения как длина киноплёнки или магнитной ленты в метрах, количество фотографических кадров, видеокассет, магнитных или оптических дисков и т.п. [16, с. 51]

Информационный объём письменных документов можно выразить в печатных листах, условных печатных листах, в учётно-издательских и авторских листах, перейдя таким образом на синтаксический (знаковый) уровень. Печатный лист - это оттиск на одной стороне листа бумаги формата 60 х 90 см. В условных печатных листах просчитываются оттиски на бумаге других форматов (например, 70х90 см и др.) через специальный коэффициент. Учётно-издательский лист, также как и авторский лист, равен 40 тыс. печатных знаков, включая пробелы между словами, или 3000 см. графического материала (иллюстраций, карт и т.п.).

Однако физический объём документа, также как и количество знаков в нём, т.е. синтаксический уровень, не дают представления о реальном количестве информации в документе. Подсчитать же это реальное количество весьма непросто. Не случайно отдельные авторы вообще считают подобный подсчёт невозможным. В поисках наиболее эффективных путей измерения реального количества документированной информации предлагаются различные способы, используются различные понятия.

В частности, некоторые исследователи предлагают так называемый тезаурусный подход. Для обозначения реального количества информации, вложенного в какой-либо информационный объём (в книгу, газету, официальный документ и т.п.), вводится понятие информационная ёмкость. Реальное же количество информации, извлекаемое конкретным потребителем, обозначается понятием информативность документа [14, с. 25, 19, с. 18].

Документирование - это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. В случае, если этот процесс регламентируется, возникают официальные документы. Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

В последнее время важнейшим средством документирования стали компьютеры), представляющие собой комплексы технических средств, предназначенных для автоматического преобразования информации.

В процессе автоматического документирования важнейшую роль играет программное обеспечение, которое делится на системное (базовое) и прикладное. Существует огромное количество прикладных программ для персональных компьютеров: текстовые редакторы, издательские системы; графические редакторы; информационно-поисковые системы, а также пакеты прикладных программ. В частности, в настоящее время широко используются интегрированные офисные пакеты программ (Microsoft Office Professional for Windows 2003, MS Office 2003, и т.д.) [14, с. 25].

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Основное назначение документа, его главная функция, и заключается в том, чтобы закрепить и сохранить информацию, что позволит вернуться к ней через любые промежутки времени.

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Если организация небольшая по составу, данную функцию производит офис-менеджер.

Экспертная комиссия в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации [14, с. 26].

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и пере­даны в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована [14, с. 27].

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истече­ния срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002 г.

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив.

Предархивная подготовка дел офис-менеджером, включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел офис-менеджер проводит, как лицо, ответственное за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению [14, с. 29].

Полное оформление дела предусматривает;

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года);

• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе и отражается при не­обходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела[14, с. 30].

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.

Необходимо помнить, что архивные документы - это ценная часть документального фонда организации, подлежащая особому контролю, учету и хранению. Поэтому у многих офис-менеджеров возникают вопросы, связанные с организацией хранения документов.

Фактически создаются две самостоятельные части документального фонда. Одна часть состоит из создающихся в организации и поступающих из других организаций и структурных подразделений подлинников и копий документов по всем вопросам деятельности организации, присылаемых для сведения; положений, подразделениях организации, должностных инструкций сотрудников. Большое место в работе офис-менеджера также занимает переписка с организациями и гражданами по различным вопросам. Другая часть документального фонда - это личные дела и сопутствующие им формы, например резюме.

Документы на бумажной основе после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков хранятся в шкафах исходя из общих правил делопроизводства; обычно это 2 - 3 года. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 25 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться у офис-менеджера до истечения установленных сроков хранения, после чего по акту выделяются для уничтожения.

Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000, ред. от 27.10.2003) [14, с. 31].

В коммерческой организации желательно организовать отдельное помещение - комнату, на двери которой будет табличка "Архив". Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов (одобр. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002): соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить противопожарную безопасность - металлические стеллажи, металлическая дверь, специальные приборы. Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе.

В настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле" (ред. от 13.05.2008), также надо помнить о ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации прошлых лет предусмотрены предупреждение и штраф - на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.

Порядок работы с документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами [14, с. 32].

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.д.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: обеспечение документирования информации в деятельности офис-менеджера – это лишь одна составляющая его делопроизводительной функции, вторая составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов.