Ведення довідкової роботи по контрольованих документах

 

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

-                 постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

-                 перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

-                 попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

-                 облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);

-                 інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

-                 повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

-                 зняття документів з контролю;

-                 формування картотеки виконаних документів.

 

Критерії виконання документів

 

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву установи.

 

Технологічний процес контрольно-довідкової роботи

 

Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу - виконавця, вносяться до РКК у графу "Контрольні відмітки". При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлений термін документів. Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

 

Новітні технології обробки документів

 

Механізація і автоматизація процесів роботи з документами в кожній установі є засобом підвищення продуктивності та полегшення праці її персоналу.

Впроваджувати механізацію і автоматизацію необхідно на всіх етапах справочинного процесу: під час підготовки документів, їх копіювання й оперативного розмноження, експедиційної розробки, реєстрації та пошуку, оперативного зберігання і транспортування, контролю виконання тощо. Засоби механізації і автоматизації роботи з документами повинні відповідати один одному і перед­бачати можливість їх об'єднання в єдину систем.

Склад програмного забезпечення і комплекти засобів, що використовуються, залежать бід конкретних умов роботи управління з документами, а саме: організаційної структури управління, його розміщення, умов праці персоналу, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інфор­мації, ступеня централізації робіт з документами.

Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збереження і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення в ЕОМ, вирішення завдань і виведення результатів обробки, сумісність з іншими системами.

Сучасний технологічний рівень відповідає мініатюризації. Новинки типу цяткових мікроелементів і пам'яті на циліндрових магнітних доменах дали змогу зберігати на невеличкому диску такий обсяг інформації, для якого рані­ше були необхідні великі споруди з численними картотечними блоками бази даних.

Мікропроцесори забезпечують доступність персональних електронно-обчислювальних машин, а світ технологічних машин перетворений на великі інтелектуальні установи.

Безумовно, організації, які мають справу безпосередньо з технологіями високого рівня, швидко реагують на нові розробки і самі прогнозують нововведення. А щоб зберегти конкурентноздатність вони мусять не відставати від роз­робок, що впливають на ефективність їх діяльності.

Неабияке значення в досконалості обміну інформацією в організаціях відіграють сучасні інформаційні технології. Персональний комп'ютер підви­щує рівень документаційного забезпечення управління та інформації, яку орган управління одержує і розсилає. Електронний зв'язок дає змогу відправляти письмові повідомлення чи документацію в різні організації, не зважаючи на держави й кордони. Останні нововведення в системах телефонного зв'язку (факсимільний зв'язок) допомагають швидко і оперативно вирішувати будь-які питання з потенційними партнерами. На відеоконференціях учасники з різних країн можуть, бачачи обличчя партнера, обговорити проблеми.

Найбільш значущими досягненнями є технічні системи, інформаційно-управляючі системи (ІУС). Комп'ютерна революція зумовила істотні зміни в обробці інформації, особливо на стадіях планування та документаційного забезпечення управління. Наприклад, у США близько 60% робочих місць певною мірою залежать від обробки інформації, а витрати на цю діяльність станов­лять 70% валового національного продукту. Значною частиною цього процесу є використання мікрокомп'ютерів, які розміщуються просто на робочому столі працівника.

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно врахувати:

       доцільність застосування тих чи інших технічних засобів та можливості їх придбання;

       наявність придатних приміщень;

       можливість обслуговування техніки та її ремонту;

       розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних бланків документів;

       приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і доставку їх виконавцям;

       організацію, облік і аналіз документів;

       контроль за виконанням документів;

       стенографування, розшифрування стенографування, машинописне виготовлення, копіювання та розмноження документів;

       оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

       формування справ і передачу їх у встановлені терміни до архіву;

       зберігання та забезпечення умов використання документів у процесі справочинства;

       організаційне та методичне керівництво, контроль за роботою з документами у структурних підрозділах і підвідомчій системі;

       складання зведених номенклатур та опису справ, нагляд за правильним оформленням справ у структурних підрозділах;

       підвищення кваліфікації співробітників установи і підвідомчої системи з питань документаційного забезпечення;

       вивчення принципів технології роботи з документами на базі технічних засобів, складу та форми подання інформації, складу користувачів.

За останні роки у результаті інформатизації сфери управління відбулися якісні зміни в технології документування. У зв'язку з цим з'явились навіть терміни "електронне документування" та "електронний документообіг", під якими розуміються процеси підготовки та проходження документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Програмні системи автоматизації діловодства та документообігу, що пропонуються ринком, можуть бути диференційовані за такими характеристиками:

       технологія діловодства;

       відповідність основним завданням;

       функціональні характеристики систем;

       вартісні показники.

Основою функціонування зазначених систем є серверні технології, що дозволяють одночасно створювати, аналізувати, перерозподіляти величезні масиви інформації, здійснювати її швидкий перегляд і пошук.

На базі галузевих автоматизованих комп'ютерно-інформатизаційних систем (АКІС) функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення (АІСУП), що реалізують і функції діловодства. Функції автоматизованого контролю виконання документів покладено на автоматизовану систему контролю виконання документів (АСК1Д, АНІД, АСКОРД та ін.), а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів - на АІПС.

Практика експлуатації подібних систем доводить, що вони певною мірою можуть розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами.