Тема 15: Организация контроля и управления по отклонениям

1 Сущность, виды и процесс контроля.

2 Принципы контроля.

3 Управление по отклонениям.

1. Сущность, виды и процесс контроля

Контроль является одной из основных функций менеджмента. Деятельность организации требует, чтобы контроль был непрерывным.

Без надежной системы контроля в настоящее время не может успешно функционировать ни одна организация.

Контроль решает несколько задач:

-С помощью контроля можно заранее обнаружить во внутренней или внешней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции в развитии организации, их направление и глубина, что позволяет создавать более обоснованные и надежные планы деятельности, особенно на перспективу.

-Контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности любой организации нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять необходимые меры для их устранения.

-Результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффективности и надежности системы управления ею.

В результате контроль позволяет избежать в будущем неудовлетворенных результатов деятельности и создать необходимые предпосылки для стимулирования персонала.

По времени осуществления контроль делиться на:

1. Предварительный – предшествует активной деятельности организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации. Предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

1) человеческие ресурсы: анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

2) материальные ресурсы: выработка стандартов минимально допустимых уровней качества и проведение физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям, обеспечение их запасов на уровне, достаточном для избежания дефицита.

3) финансовые ресурсы: средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат.

2. Текущий – осуществляется в ходе проведения работ, позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций, базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работ.

3. Итоговый (заключительный) – связан с оценкой выполнения организацией своих планов и составлением новых; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон.

Этапы процесса контроля:

1. Первый этап (установление стандартов): происходит определение параметров функционирования и развития организации, которые необходимо впоследствии контролировать, и источников информации о них. На практике эти параметры принимают вид различного рода стандартов и нормативов, соответствующих целям и задачам организации.

2. Второй этап – устанавливает наиболее подходящие места для осуществления контрольных действий – так называемые "точки контроля".

3. Третий этап – снятие информации о реально достигнутых результатах сопоставление ее с существующими нормативами, что позволяет определить имеются ли отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия.

Информация предназначенная для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволять принимать обоснованные решения.

4. Четвертый этап (действия) – состоит в корректировки деятельности организации, модификации целей, пересмотре планов, перераспределении заданий, совершенствовании технологии производства и управления. Однако, если дела в организации идут неплохо и поставленные цели в основном достигаются, лучше не вносить в ее деятельность лишних изменений, т.к. те или иные отклонения далеко не всегда нарушают нормальный ход работы организации и не так уж значительно влияют и на конечные результаты. Система корректировки должна быть включена только при наличии реальной опасности. На практике существуют 2 варианта корректирующих действий:

1) устранение причин, порождающих отклонения, путем их ликвидации или нейтрализации;

2) изменение стандартов, которые могут быть ошибочными, т.к. часто устанавливаются на основе прогнозов.