2. Загальна характеристика ділових листів

Лист – узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних способом передавання тексту – пересилається поштою.

Поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, установами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет виробничої зацікавленості, уточнюють певні питання, викладають претензії, з'ясовують ділові стосунки, супроводжують матеріальні цінності, вносять пропозиції, викладають вимоги, повідомляють про певні заходи, висловлюють подяки тощо.

Слід пам'ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція, яка надсилається в установи, організації, зокрема листи, – не що інше, як візитка адресанта (підприємства, фірми, компанії).

За функціональними ознаками ділові листи поділяються на:

1) листи, що потребують відповіді: листи-запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

2) листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.

Такий поділ умовний, оскільки на кожен лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів і адресантів листи поділяються на звичайні, колективні й циркулярні. Циркулярні (від лат. circulus – коло, circularis – круговий) листи – письмові звернення, розпорядження – розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам (лист-звернення, лист-розпорядження). Колективні листи надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше лист-прохання, пропозиція, звертання), звичайні листи надсилаються одній інстанції.

Історична довідка: за Гетьманщини (XVII ст.) листи поділялися на: іменні листи, листи-запити, інструктивні листи-звернення, листи-донесення, листи-свідчення, листи-скарги (нестандартні).

Текст листа – небагатомовний, стримано-емоційний. Складається з двох логічно пов'язаних частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для його написання; у другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення стосовно його змісту.

Автори посібників із сучасного діловодства (справочинства) переконані, що лист мусить мати звертання, в якому вказують офіційний і почесний титул адресата, комплімент як засвідчення ввічливості — ним може починатися або закінчуватися документ.

Більшість листів нині друкують або пишуть на бланках – заповнюють шаблон з готовими незмінними реквізитами: зліва – назва й емблема установи-адресанта, адреса, № телефону, № рахунка, дата; праворуч – назва посадової особи адресата, його адресні дані; зміст листа; посадова особа, що засвідчує або відсилає лист, підпис, розшифровка прізвища.

У діловому листуванні слід дотримуватися загальноприйнятих правил, а саме:

1. Службові листи пишуть (друкують, набирають на комп'ютері) на чистому бланкові або аркуші паперу лише на лицьовій стороні.

2. Якщо обсяг листа перевищує сторінку, то накінці її слід зазначити: «Див. наст, сторінку», «Див. далі». Крім того, слід пам'ятати: у міжнародній діловій практиці писати довгі листи не прийнято.

3. Сторінки листів, починаючи з другої, нумеруються арабськими цифрами.

4. Ширина лівого поля — 2/3,5 см, правого — до 1 см, верхнього і нижнього — до 2 см, текст листа друкується через 1,5—2 інтервали, абзац зліва — 5 інтервалів, звертання до адресата пишуть без абзаца.

5. Текст першого примірника листа не повинен мати ніяких позначок.

6. Не допускаються виправлення, перекреслення, підчищення.

7. Лист складається текстом всередину. Важливі ділові листи бажано надсилати у великих цупких конвертах.

8. Відповідь на лист слід дати протягом 10 днів від часу отримання. За необхідності глибокого вивчення поставлених у листі проблем адресантові повідомляють упродовж 3 днів, що лист одержано й відповідь буде надіслана не пізніше як за місяць від дня його одержання.