26. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производят в необходимых случаях для придания ей юридической силы.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров	Личная подпись	А.Г. Сергеева
12.04.2003

Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, отметку о заверении удостоверяют печатью. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Реквизиты, размещаемые на служебном поле документа

27. Отметка об исполнителе документа. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В. А. Жуков

924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Отметка проставляется на первом листе документа внизу, ниже отметки об исполнителе в специально выделенной зоне, например:

В дело 01-05. Запрос направлен

05.08.2004 исх. № 132 С. Васильев

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

i См.: Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России / РГГУ. М., 1993. C. 22—23.

ii См.: ПСЗ Российской империи. Собр. первое. T. 20, № 14392.

iii См.: Там же. Т. 21, № 24686.

iv Программа включала в себя: создание организационно-методического центра; разработку типового положения о делопроизводстве как обязательной государственной норме; разработку типовых положений и должностных инструкций; развертывание производства оргтехники; унификацию документации; создание системы обучения, подготовки и переподготовки кадров; создание всесоюзного НИИ (см.: Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. С. 117).

v См.: СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 8293.

vi См.: СП СССР. 1958. № 14. Ст. 112.

vii См.: Малитиков А.С. Некоторые вопросы организации и содержания научной работы в области ЕГСД // Труды ВНИИДАД. Т. 2. М., 1973. С. 6.

viii См.: СП СССР. 1963. № 15. Ст. 159.

ix См.: Единая государственная система делопроизводства: (Основные положения) / Главархив СССР. М., 1974.

x См.: Постановление Совета Министров СССР «Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР» // СП СССР. 1980. № 10. Ст. 71.

xi См.: Козлов В.П. Российское архивное дело. М., 1999.

xii См.: Бачило И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. М., 2000. С. 8.

xiii См.: СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609.

xiv См.: Российская газета. 1993. № 182, 21 сент.

xv См.: СЗ РФ — 1996. № 28.

xvi См.: Федеральный закон от 10.01.2002. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Российская газета. 2002. 14 янв.

xvii См.: Moderner Staat — Moderne Verwaltung: Gemeinsame Geschaftsordnung der Bundesministerien. Berlin, 2000.