- •3 Семестр Лекция 1. Предмет и задачи курса «Документационное обеспечение управления». Делопроизводство. Основные понятия.
- •Лекция 2. История развития делопроизводства в России
- •Лекция 3. Нормативно-методическая база делопроизводства (нмбд).
- •Лекция 4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •Перечень общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области
- •Лекция 5. Характеристика документа как системного объекта. Классификация документов
- •Лекция 6. Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки.
- •Утверждение документа
- •17. Резолюция
- •21. Приложение
- •22. Подпись
- •Согласование и визирование документа
- •25. Оттиск печати.
- •26. Отметка о заверении копии
Лекция 4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Унификация и стандартизация в делопроизводстве. Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное разнообразие документов; необходимость сокращения их количества, типов, материальных затрат на их подготовку, обработку, а следовательно, необходимость их унификации и стандартизации.
В настоящее время, например, в почтовом обращении России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.
Поэтому в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
УСД – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
При создании УСД используется метод унификации. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.
Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Это приводит к упорядочению и минимизации состава систем документации.
Суть унификации документации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унифицированная систем документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД необходимы для:
-
сокращения объемов документов
-
снижение затрат на составление и обработку документов
В настоящее время существуют следующие УС:
1. УС организационно-распорядительной документации (УСОРД)
2. УС банковской документации
3. УС финансовой, учетной и отчетно-бухгалтерской бюджетной организации
4. УС отчетно-статистической документации
5. УС учетной и отчетной документации предприятия
6. УС документации по труду
7. УС документации пенсионного фонда РФ
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований о разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде категорий стандартов.
Категории стандартов:
ГОСТ – межгосударственный стандарт
ГОСТ Р – государственный стандарт
ОСТ – отраслевой стандарт
СТП – стандарт предприятия
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, упоминался ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
ГОСТы на документацию:
-
ГОСТ 6.01.1 – 87 “Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации”
-
ГОСТ 6.10.3 – 83 “Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме”
-
ГОСТ 6.10.4 – 84 “Унифицированные системы документации. Придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемой средствами ВТ. Основные положения”
-
ГОСТ 6.10.5 – 87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца”
-
ГОСТ 6.10.6 – 87 “Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец”
-
ГОСТ 6.10.7 – 90 “Единая система внешнеторговой документации. Счёт”
-
ГОСТ Р 6.30 – 97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”
-
ГОСТ 16487 – 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов.
Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
2.Классификаторы информации об организационных структурах:
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);
Общесоюзный классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) и др.
3.Классификаторы информации о населении и кадрах;
Общероссийский классификатор специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) и др.