Оформлення документів

Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами уніфіка­ції є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.

Елементами уніфікації документа є:

а) формат — розмір аркуша паперу, на якому розміщу­ється документ. Стандартним форматом для більшості ді­лових паперів є А4 (297x210 мм) та А5 (146x210 мм);

б) бланк — друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;

в) формуляр-зразок — модель документа, на якій поз­начені місця для розміщення кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних еле­ментів інформації;

г) шаблон (трафарет) документа — типова структура до­кумента, в яку включені стандартні елементи оформлення;

ґ) реквізити — обов'язкові вихідні дані документа.

У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити:

дер­жавний герб;

логотип;

зображення державних винагород;

код підприємства, установи, організації;

код форми доку­мента;

назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

повна назва установи, організації або під­приємства — автора документа;

назва структурного під­розділу;

індекс підприємства зв'язку, поштова й теле­графна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти (E-mail), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

назва виду документа;

дата;

індекс;

посилання на індекс та дату вхідного документа;

місце складання або видання;

гриф обмеження доступу до документа;

адресат;

гриф затвердження;

резолюція;

заголовок до тексту;

відмітка про контроль;

текст;

відмітка про наявність додатка;

підпис;

гриф узгодження;

візи;

печатка;

відмітка про засвідчення копій;

прізвище виконавця та номер його телефону;

від­мітка про виконання документа й направлення його до справи;

відмітка про наявність електронного варіанту;

від­мітка про надходження.

Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від ви­ду документа. Кожен з названих реквізитів розташовуєть­ся у чітко визначеному місці за встановленими правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіан­ти розташування реквізитів — кутовий і повздовжній.

Правила набору текстів

Щоб правильно оформляти документи, важливо враховувати численні типографські традиції, які утвердилися задовго до появи комп'ютерів. Однією з технічних помилок в документах є неправильне використання пробілів. Пробіл слід робити:

• після, а не до коми, крапки, крапки з комою, дво­крапки, тире, знака оклику, знака питання, три крапки, а також дужки, яка закриває, і «лапок», що закривають;

• до, а не після дужки, яка відкриває, «лапок», що відкривають, і крапок на початку речення;

• до і після довгого тире.

Не ставиться пробіл між дужкою чи «лапками» та будь-яким іншим розділовим знаком, крім довгого тире.

Нерозривний пробіл (Ctrl+Shift+пробіл) ставиться:

• між ініціалами та прізвищем;

• після географічних скорочень (м. Київ);

• між знаками номера (№) і параграфа та числами, які до них належать;

• всередині скорочення і т. д., і т. ін.;

• між внутрішньотекстовими пунктами й інформаці­єю, яка йде після них (наприклад, 1) підручник із морфо­логії; а) між підметом і присудком);

• між числами і одиницями виміру, які до них нале­жать (наприклад, 20 кг), а також це стосується і дат (на­приклад, XX ст., 2002 p.);

• перед довгим тире в середині речення (цей розділо­вий знак відділяється пробілами з обох боків — нерозрив­ним ліворуч і звичайним праворуч);

— між класами багатозначних чисел, починаючи з п'ятизначних;

— після однобуквених прийменників та сполучників, особливо на початку речення чи в заголовку.

Отже, оформляючи будь-який документ, необхідно суво­ро дотримуватися правил «Українського правопису» та чин­них державних стандартів, в яких закріплено систему вимог до стилю українських нормативних документів. Слід пам'ятати, що грамотна мова документів засвідчує загальну культуру як окремого мовця, так і організації, яку він пред­ставляє, а також сприяє ефективній діловій комунікації.