Окно запроса

1

2

3

1) Находятся таблицы, представленные в форме списков полей.

2) QBE – область проектирования (запрос по образцу). Здесь содержится спецификация запроса и запросы описываются наглядными элементами. Поля перетаскиваются из верхней области запроса в QBE – область проектирования.

3) Информация о каждом поле в запросе.

4. Создайте запрос на выборку: Вывести информацию об авторах книг, которые они написали. Поля для запроса: Фамилия автора, Название книги; Таблицы для запроса: Автор, Книга. Для этого запустите Конструктор, поместите в окно запроса из окна Добавление таблиц таблицы Автор, Книга. Установите указатель мыши на поле Фамилия (верхняя часть окна запроса) и двойным щелчком переместите его в нижнюю часть окна. Проделайте действия, описанные выше поля Название книги. Сохраните созданный запрос под именем Книги авторов, закройте окно запроса. При создании запросов таблицу Книга необходимо добавлять всегда, так как это связующая таблица

Сохранять запросы необходимо под именами, отражающими содержание запроса. Можно выводить данные, отсортированные по какому-либо полю.

5. Создайте самостоятельно следующие запросы: а) вывести информацию о языке написания книги, написанной автором (Поля для запроса: определить самостоятельно; Таблицы для запроса: Автор, Книга, Язык); б) вывести информацию о ББК книг на различных языках (Поля для запроса и Таблицы для запроса определить самостоятельно).

5. Создайте запросы с параметром:

1) Вывести информацию о авторах, рожденных в прошлом веке

2) Вывести информацию о книгах по языкознанию (узнать какое ББК должно быть).

3) Вывести информацию об авторах, которые пишут произведения на английском языке.

4) Вывести информацию о книгах, по введенной фамилии автора.

5) Вывести информацию о всех книгах, изданных за введенный с клавиатуры период.

Запросы с параметром создаются на основе запросов на выборку, только лишь указывается определенное условие отбора.

При создании условий отбора для запросов Вам может пригодиться информация:

К Запросу 2: функция like”Индекс ББК для массовых библиотек по разделу «Языкознание»*”, для книг по языкознанию

К Запросу 4: [Введите значение] для создания диалогового окна при отборе данных, удовлетворяющих условию вводимому с клавиатуры

К Запросу 5: функция Between [Начало периода]and[Конец периода] для отбора данных за период, введенный с клавиатуры

6. Создайте итоговые запросы:

1. Посчитайте сколько авторов написали книги на немецком языке.

2. По введенной фамилии автора определить, сколько книг он написал.

Итоговый запрос – это запрос на выборку, который предназначен для выполнения итоговых вычислений по данным. Создание итогового запроса желательно осуществлять с помощью Конструктора следуя этапам: 1) Создать запрос на выборку; 2) Щелкнуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов; 3) В бланке Запроса появится строка Групповые операции. Во всех полях автоматически устанавливается значение группировка.

Описание групповых операций в ms Access:

Sum – вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Avq – вычисляет среднее арифметическое значений данного поля в каждой группе (для числовых и денежных полей);

Min (Max) – возвращает наименьшее (наибольшее) значение, найденное в этом поле внутри каждой группы (для числовых, денежных и текстовых полей);

Count – возвращает число записей, в которых данное поле имеет значение, отличное от Null. Для того чтобы подсчитать число записей каждой группы с учетом значения Null, надо ввести выражение Count(*) в строку поле, т.е. определить вычислимое поле (для числовых, текстовых, денежных полей, полей типа дата/время);

Stdev – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

Var – подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений в каждой группе данного поля;

First – возвращает первое значение поля в группе;

Last – возвращает последнее значение поля в группе;

Выражение – позволяет создать вычислимое поле с использованием итоговых функций;

Условие – позволяет создать в поле условия отбора по группам, если требуется в итоговый запрос включать не все записи.

ШАГ 4. Работа с формами в MS Access.

1. Таблицы и запросы обеспечивают хранение, обработку информации в базе данных, а также позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Формы – это специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов.

2. Создайте форму заполнения данными следующего запроса - вывести информацию о авторах, рожденных в прошлом веке. Для этого необходимо выбрать объект Форма, щелкнуть кнопку Создать. Затем выбираем Мастер форм и щелкаем ОК. Далее выбираем имя необходимого запроса, перемещаем доступные поля с помощью > или >> , затем щелкаем Далее. Устанавливаем Подчиненные формы (можно выбрать Связанные формы) – по Вашему усмотрению. Устанавливаем табличный вид подчиненной формы (можно выбрать любой другой) – по Вашему усмотрению. Устанавливаем Стандартный вид (можно выбрать любой другой) – по Вашему усмотрению. Задаем имя формы (удобно называть по имени запроса). Форма готова. Создать форму для самостоятельно выбранного объекта.

ШАГ 5. Работа с отчетами в MS Access.

1. Отчеты – это специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. Отчеты служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

2. Создайте отчет по запросу - вывести информацию об авторах, которые пишут произведения на английском языке. Для этого необходимо выбрать объект Отчет, щелкнуть Создать. Затем выбрать Мастер отчетов. Выбираем запрос для которого создается отчет, перемещаем необходимые поля с помощью > или >>, далее уровни группировки можно не добавлять и оставить все как есть, далее можно установить сортировку по возрастанию по полю Фамилия, затем устанавливаем Макет - в столбец, Ориентация – книжная, устанавливаем полужирный стиль, задаем имя отчета (удобно называть по имени запроса), отчет готов. Создать отчет для самостоятельно выбранного объекта.