Лабароторная работа «Система управления базами данных ms Access в работе лингвиста»

1. Теоретическое описание

Данные – это сведения, характеризующие некоторую систему, явление, процесс или объект, представленные в определенной форме и предназначенные для дальнейшего использования.

Данные в компьютере представляются в виде величин. С типом величины связаны три ее свойства: форма внутреннего представления, множество принимаемых значений и множество допустимых операций.

Тип данных определяет: набор допустимых значений; правила обработки данных (преобразования); порядок их размещения в памяти компьютера при хранении; порядок доступа к данным. В отличие от объекта, существующего в данный момент в конкретном месте, тип не имеет пространственно-временной локализации. Он охватывает все суще­ствовавшие, существующие и мыслимые объекты, относимые к данному типу. Типы обеспечивают непротиворечивое объединение локальных "то­чек зрения" различных групп пользователей.

К простым типам относятся порядковые (целочисленные, логические, символьные, перечислимые, интервальные) и вещественные. Значения переменных каждого из порядковых типов образуют упорядоченную конечную последовательность.

База данных (БД) – совокупность данных, организованных по определенным пра­вилам, предусматривающим общие принципы описания, хра­нения и манипулирования данными, независимая от приклад­ных программ.

Нормативно-правовая трактовка понятия базы данных представлена в законе “О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных”, согласно которому:

База данных – это объективная форма представления и организации сово­купности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть най­дены и обработаны с помощью ЭВМ.

Первоначально в теории БД основное внимание уделялось средствам эффективной организации данных и манипулирования ими. Однако разработка базы данных в этом случае часто сво­дится к очень сложному и неудобному для проектировщика процессу. В настоящее время проектирование баз данных обычно выполняется с использованием концептуальных моделей предметной области.

Под предметной областью будем понимать информацию об объектах, процессах и явлениях окружающего мира, которая с точки зрения потенциальных пользователей должна храниться и обрабатываться с помощью средств вычислительной техники.

Организация структуры БД формируется на основе следующих требований:

1. адекватность описываемому объекту (системе);

2. удобство использования для ведения учёта и анализа данных.

Базы данных организуется так, что данные собираются однажды и централизованно хранятся (модифицируются) в виде, доступном всем специалистам или системам программирования, которые могут их использовать. Особенности организации баз данных позволяют решать различные задачи планирования, исследования и управления.

База данных – информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов с одинаковым набором свойств или поименованную совокупность структурированных данных предметной области.

Основные черты баз данных:

• независимость данных от особенностей прикладных программ;

• программы обработки данных не требуют модифицирования при изменении особенностей хранения, логической структуры и значений данных;

• возможность изменения физических особенностей хранения данных без изменения их логической структуры;

• дублирование данных сведено к минимуму.

Примером простейшей базы данных является картотека.

Картотека (греч. chártes «лист папируса» и θήκη «место хранения») – упорядоченное собрание данных, как правило, на карточках малого формата и являет собой каталог какой-либо базы данных.

Картотека может быть внесена в электронную базу данных. В отличие от базы данных, картотека состоит, из одного единственного собрания идентичных по структуре карт. Электронным аналогом картотеки является таблица базы данных. Одна карта соответствует одной строке электронной таблицы (запись БД).

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой набор программ, позволяющих создавать и поддерживать БД в актуальном состоянии и обслуживать запросы пользователей. СУБД состоит из трех частей: ядра базы данных, языка и инструментальных средств программирования. Ядро базы данных выполняет основные функции по созданию базы. Инструментальные средства программирования включают процессор обработки данных на языке запросов и относятся к интерфейсу клиента. Язык программирования применяется для разработки приложений с использованием СУБД. В настоящее время используются объектно-ориентированные языки визуального программирования.

К основным функциям СУБД относятся:

• Непосредственное управление данными во внешней и оперативной памяти и обеспечение эффективного доступа к ним в процессе решения задач.

• Поддержание целостности данных и управление транзакциями.

• Ведение системного журнала изменений в базе данных для обеспечения восстановления базы данных после технического или программного сбоя.

• Реализация поддержки языка описания данных и языка за­просов.

• Обеспечение безопасности данных.

• Обеспечение параллельного доступа к данным нескольких пользователей.

СУБД осуществляют взаимодействие между базами данных и пользователями системы, а также между базами данных и прикладными программами, реализующими определенные функции обработки данных. СУБД обеспечивают надежное хранение больших объемов данных сложной структуры во внешней памяти компьютера и эффективный доступ к ним.

Одним из видов СУБД является приложение MS Office – MS Access.

Основные типы данных в СУБД Access:

1. Текстовый – содержит текст или числа, не требующие проведения математических расчётов.

2. Числовой предназначен для чисел при использовании их в математических расчетах. Этот тип данных содержит множество подтипов (размеров). Необходимо определить размер поля, так как от выбора размера зависит точность вычислений.

3. Счётчик – уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически меняющиеся при добавлении новой записи в таблицу.

4. Логический – поля, содержащие только одно из двух возможных значений, такие как "Да/Нет", "Истина/Ложь", "Включено/Выключено".

5. Денежный – значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной. Используется в математических вычислениях.

6. Дата/Время – предназначен для хранения информации о дате и времени.

7. МЕМО предназначено для хранения произвольного текста, комментариев (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым.

8. Поле объекта OLE – объекты, например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные, созданные в других программах. Поле этого типа не может быть ключевым.

9. Гиперссылки – поле, в котором хранятся гиперссылки.

10. Мастер подстановок создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы.

Объекты базы данных MS Access:

1. Таблицы. Одновременно могут быть открыты 1024 таблицы. Так же можно импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами.

2. Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц.

3. Формы. Формы позволяют отображать данные из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах. В формы позволяют включать модули.

4. Отчёты. Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Отчёты так же позволяют включать модули.

5. Макросы. При работе с базой данных часто приходится снова и снова выполнять одни и те же задачи. Макросы Access позволяют автоматически повторять различные действия и тем самым избавляют от написания сложных программ и подпрограмм. После создания макроса, его запуск происходит автоматиче­ски при определенных действиях пользователя (например, при щелчке на кнопке или при открытии определенной формы).

6. Модули. Модули содержат VBA-код, используемый для написания процедур обработки событий таких, как, например, нажатия кнопки в форме или отчёте, для создания функций настройки, для автоматического выполнения операций над объектами базы данных и программного управления операциями.

Самым главным объектом любой базы данных является таблица. Реальная база данных представляет собой – множество связанных между собой независимых и зависимых таблиц.

Независимые таблицы содержат только одно ключевое поле – первичный ключ.

Зависимые таблицы содержат несколько ключевых полей – только один из них первичный ключ, а остальные внешние ключи из других таблиц.

Примерные этапы создания базы данных в СУБД MS Access следующие:

1. Создание структуры всех таблиц с помощью конструктора

2. Организация связей между таблицами с использованием «Схемы данных»

3. Заполнение данными независимых таблиц

4. Осуществление подстановки данных из независимых таблиц в зависимые

5. Заполнение данными зависимых таблиц

6. Создание различных запросов

7. Проектирование форм

8. Проектирование отчетов