2. Практическая часть

В соответствии с предложенными этапами приступим к проектированию в MS Access базы данных с названием «Иностранная литература».

Шаг 1. Начало работы с MS Access

1. Запуск СУБД MS Access: выберите в меню кнопки ПУСК, пункт Все программы, затем пункт Microsoft Office, затем пункт MS Access

2. Создание новой базы данных: выберите в открывшемся справа диалоговом окне пункт Новая база данных (если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, выбрав команду меню Файл > Создать), Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла «Иностранная литература»)

!!!Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания) !!!

3. Окно базы данных является исходным элементом управления MS Access. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.). Левая панель окна База данных содержит элементы управления объектами MS Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). Правая панель - элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты.

ШАГ 2. Создание таблиц базы данных

1. Создание таблицы базы данных. В данной базе данных будет реализовано 3 связанных между собой таблиц, структуры которых будут следующие: Автор (Поля: *Код_автор, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения), Книга (Поля: *Код_книга, Название, Код_автор, ББК, Код_язык, Год издательства), Язык (Поля: *Код_язык, Наименование языка). ! Обратите внимание! *Код_автор, *Код_книга, *Код_язык – ключевые поля, если такой «код» в структуре один, то эта таблица – «независимая», если в таблице появляется еще какой-нибудь «код» (как, например, в таблице Книга), то такая таблица называется «зависимая».

2. Создадим структуру таблицы Автор. Самым удобным способом создания структуры таблицы считается способ с использованием Конструктора. Запустите Конструктор создания таблиц, нажав кнопку Конструктор на панели инструментов или сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления.

3. Перед Вами откроется окно Конструктора таблиц, которое содержит создаваемый или модифицируемый макет таблицы - список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр), индивидуальные Свойства для каждого поля, значения свойств могут изменяться.

4. Создадим в Конструкторе структуру таблицы Автор: Имя поля – Код_автор (тип данных: Счетчик), Имя поля – Фамилия (тип данных: Текстовый), Имя поля – Имя (тип данных: текстовый), Имя поля – Отчество (тип данных: текстовый), Имя поля – Дата рождения (тип данных: Дата/Время).

5. Задайте ключевое поле (в нашем примере поле Код_автор). Это можно сделать через контекстное меню, нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт Ключевое поле выпавшего меню, или выбрав команду меню Правка > Ключевое поле, или нажав на кнопку панели инструментов.

6. Сохраните созданную таблицу под именем Автор. Сделать это можно с помощью команды меню Файл > Сохранить или с помощью кнопки панели инструментов MS Access.

7. Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне База данных появился новый элемент - только что созданная таблица Автор. Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

8. Таким же образом создайте таблицы Язык: Имя поля – Код_язык (тип данных: Счетчик), Имя поля – Наименование языка (тип данных: Текстовый); Книга: Имя поля – Код_книга (тип данных: Счетчик), Имя поля – Название (тип данных: Текстовый), Имя поля – Код_автор (тип данных: числовой), Имя поля - ББК (тип данных: текстовый), Имя поля - Код_язык (тип данных: числовой), Имя поля - Год издательства (тип данных: Дата/Время).

9. Для поля Дата рождения таблицы Автор установите любую маску ввода. Это можно сделать, запустив таблицу Автор в режиме Конструктора, затем установить курсор на поле Дата рождения, а на вкладке Общие в разделе Свойства поля в строке Маска ввода нажать на , затем в появившемся окне выбрать любую маску ввода даты, тоже сделать и для Года издательства.

10. Установите в таблице Книга подписи на поля Код_автор (подпись Автор), Код_язык (подпись Язык). Это можно сделать, запустив таблицу Книга в режиме Конструктора, затем установить курсор на поле Код_автор, а на вкладке Общие в разделе Свойства поля в строке Подпись ввести Автор, точно такие же действия проделать для поля Код_язык.

11. В структуре Базы данных Иностранная литература уже есть три таблицы. Однако они пока существуют независимо, и наша цель сделать так, чтобы в таблице Книга вместо кодов автора, языка подставлялись их полные имена и наименования соответственно из таблиц Автор, Язык. Для этого необходимо задать параметры связей между таблицами. Связи между таблицами осуществляются с помощью пункта меню Схема данных. Для вызова окна Схемы данных надо нажать кнопку на панели инструментов MS Access или выбрать пункт меню Сервис > Схема данных.

12. Создайте связи между таблицами Автор, Книга, Язык. Для этого откройте окно Схемы данных, в окне Добавление таблицы двойным щелчком левой кнопки мыши или нажатием кнопки Добавить поместите в схему данных таблицы Автор, Книга, Язык. Закройте окно Добавления таблиц. В дальнейшем окно Добавление таблицы можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных или пункт меню Связи > Добавить таблицу или кнопку панели инструментов . Создайте связи между таблицами Автор и Книга. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля, Код_автор таблицы Автор на Код_автор таблицы Книга соответственно. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Это делается, установив галочки возле пунктов Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей, Каскадное удаление связанных записей. Затем необходимо нажать на кнопку Создать.

Установка галочки Обеспечение целостности данных позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи.

Галочки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками "1" и "бесконечность". Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь "один ко многим").

Аналогичным образом создайте связи между таблицами Язык и Книга, используя поля Код_язык в указанных двух таблицах. Закройте и сохраните Схему данных.

13. Вся действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь. Заполнение нашей базы данных начнем с таблиц Автор, Язык так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы Книга. Заполним таблицу Автор, откроем ее в режиме заполнения данными. Это можно сделать дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне База данных или выделив этот значок и нажав на кнопку Открыть указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу информацией о 20 различных иностранных авторах. После заполнения таблицы данными - закройте ее. Возможно Вам может быть предложен вопрос о сохранении макета таблицы (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается. Аналогично проведите заполнение таблицы Язык информацией о 20 различных языках.

14. Таблица Книга содержит поля Код_автор и Код_язык, по которым осуществляется связь с таблицами Автор, Язык. Значения кодов - это числа, что очень неудобно для восприятия и понимания. Для того чтобы в таблице Книга вместо кодов авторов и языка подставлялись их полные имена и наименования из таблиц Автор, Язык необходимо осуществить подстановку. Для этого необходимо открыть таблицу Книга в режиме Конструктора. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши на таблице Книга и выбрав из списка Конструктор. Далее установите указатель мыши на пункт Код_автор и выберите вкладку Подстановка. Далее в раскрывающемся списке выбрать Поле со списком. В появившихся строках установить указатель мыши на Источник строк и щелкнуть на три точки. В окне Добавление таблицы выбрать таблицу Автор, добавить ее в построитель запросов, закрыть окно. Переместить четыре поля Код_Автор, Фамилия, Имя, Отчество из верхней части построителя запросов в нижнюю. Это можно сделать двойным щелчком левой кнопки мыши на каждом из полей. Закрыть окно построителя запросов и нажать кнопку Да. В строке Число столбцов заменить 1 на 4, в строке Ширина столбцов установить 0. Подстановка готова. Теперь в таблице Книга в поле Автор можно не набирать данные, а выбирать из имеющихся данных.

Далее самостоятельно осуществите подстановку из таблицы Язык наименований языков в таблицу Книга.

ШАГ 3. Работа с запросами в MS Access

1. Главным объектом в базе данных MS Access являются таблицы, именно в них содержатся все данные о предметной области. Все остальные объекты являются производными от таблиц. Запрос является производным объектом от таблицы. Результатом выполнения запроса является также таблица, т.е. запросы могут использоваться вместо таблиц. Запросы позволяют отобрать те записи, которые удовлетворяют заданным условиям. В процессе создания запроса можно отбирать не только записи, но и поля, которые будут присутствовать в запросе. Запрос – объект базы данных, который позволяет проводить основные операции по обработке данных – сортировку, фильтрацию, объединение данных из разных источников – и сохранять результаты с некоторым именем, чтобы в дальнейшем применять эти операции по мере необходимости.

В СУБД MS Access можно реализовать следующие типы запросов.

Запрос на выборку обеспечивает отбор данных по определенному условию.

Запрос с параметром позволяет менять условие отбора в одном запросе.

Запрос на изменение меняет содержимое исходных таблиц.

Перекрестные запросы позволяют анализировать данные и создавать таблицу аналогичную таблице MS Excel со строками и столбцами.

Запросы на языке SQL позволяют пользователю сформулировать сложные по структуре критериев и вычислений запросы.

2. Создать запрос можно следующим образом. В окне базы данных выбрать вкладку Запросы. Щелкнуть по кнопке Создать. MS Access выведет окно Новый запрос с пятью вариантами создания запросов:

Конструктор предназначен для самостоятельного создания нового запроса;

Простой запрос – для создания запроса на выборку из определенных полей;

Перекрестный запрос – создание запроса, выводящего данные в компактном формате, подобном формату электронной таблицы;

Повторяющиеся записи – создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе;

Записи без подчиненных – создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

3. Работа с Конструктором запросов. Самый удобный способ создания запросов – это создание запросов в режиме Конструктора. В окне базы данных выбрать вкладку Запросы. Щелкнуть по кнопке Создать. Выбрать пункт Конструктор, ОК. В окне Добавление таблицы кнопкой Добавить выбрать таблицы необходимые для запроса. Закрыть окно Добавление таблицы.