3. Совершенствование учета товаров в ооо “док”

При рассмотрении деятельности ООО “ДОК” в общем и учета товаров в частности можно сделать вывод, что в целом учет организован грамотно и слаженно. Данная торговая организация применяет для ведения учета программу “1С:Бухгалтерия” а для складского учета одну из ее компонент – “1С : Торговля и склад”. Склад автоматизирован практически полностью. Применяются технологии штрихового кодирования. Таким образом, автоматизация процессов осуществлена достаточно эффективно. Синтетический учет товаров в рассматриваемой организации ведется в соответствии с действующих законодательством.

В качестве одного из путей совершенствования аналитического учета для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов по учету товаров рекомендуется вести номенклатуру дел.

В настоящее время каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело.

Все папки, находящиеся в ООО “ДОК” оформляются следующим образом:

- номер папки;

- наименование;

- количество дел;

- сроки хранения.

Я считаю, что необходимо номер папки заменить на индекс дела, который может состоять из присвоенного номера и внутреннего номера (склад, магазин). Также можно добавить примечание (указание на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документов).

Складской учет имеет важное значение для большинства торговых организаций, поскольку от его качества зависит обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей.

Не секрет, что спрос на складские помещения сейчас достаточно велик. Предложений - дефицит, и арендная плата растет. Поэтому увеличение пропускной способности имеющегося склада ООО “ДОК” актуально как никогда. Рассмотрим несколько способов работы отделов логистики или отделов склада для увеличения его пропускной способности.

Пропускная способность склада – это обработка N-го количества заказов в определенный промежуток времени. Чем больше количество N, тем больше пропускная способность склада. Сам термин “пропускная способность склада” включает в себя весь комплекс складской работы и работы отдела логистики. Работа склада связана с работой многих отделов компании. И отделы склада между собой также взаимосвязаны. Поэтому пропускная способность склада зависит от работы сразу нескольких отделов: приемки товара, его расстановки, комплектации, контроля и экспедиции товара. Чем более слаженно работает склад, тем больше его пропускная способность.

Увеличить пропускную способность склада без капитальных вложений можно. Для этого достаточно оптимизировать процесс и уменьшить складские издержки.

1. Расчистить пути для товара.

Итак, как увеличить пропускную способность склада? Иногда ответ лежит на поверхности. Доверять разработку топологии склада и управление профессионалам, у которых за плечами проектирование, строительство и руководство не одним складом и позитивный опыт работы.

В ООО “ДОК” топология склада построена с нарушением всех принципов складской деятельности. Приведем основные принципы топологии:

А. Товарные потоки не должны пересекаться.

Б. К каждому товару должен быть доступ.

Разберем эти два принципа подробнее.

Как видно из рис.5, товарные потоки пересекаются в нескольких местах, что приводит к потере времени перемещения товара и созданию пробок на пути складской техники. Затоваривание склада происходит не из-за большого количества товара, а из-за плохого расположения зон обработки товара, его хранения и пересечения товарных потоков.

Рис. 5. Товарные потоки склада ООО “ДОК”

Чтобы увеличить пропускную способность склада, следует провести реинжиринг складской деятельности. В первую очередь по плану реинжиринга предлагается изменить места дислокации зон обработки товара. Замена зон позволит избежать пересечения транспортных потоков и сократить время перемещения товара. Все перемены приведут к увеличению пропускной способности склада в два раза.

Рис. 6. Товарные потоки склада ООО “ДОК” после реинжиринга

2. Быстрая отправка.

Быстрая отправка товара после его приема от поставщика – это еще один способ увеличения пропускной способности отдела логистики.

Переотправка (reshipping; redelivery; reforwarding; crossdocking) - перегрузка груза с одного транспортного средства на др. (с выгрузкой или без выгрузки в склад) с оформлением нового перевозочного документа ¹. Если оптовое торговое предприятие ООО “ДОК” производит переотправку товаров в адрес розничного торгового предприятия, то первое пользуется правом на скидку с оптовой цены. Разновидностью переотпавки является технологическая схема работы склада, согласно которой поступившая партия груза расформировывается в экспедиции приема и сразу же поступает в зону комплектации, минуя зону хранения. Последняя схема (cross-docking) применяется, например, на автоматизированных холодильных складах, снабжающих супермаркеты по часовому графику (вагонная или поездная отправка разукрупняется в процессе приема и по частям поступает в зону комплектации, где формируются пакеты, отгружаемые розничным торговым предприятиям).

Схема переотправки достаточно проста. Она представлена на рисунке 7.

Преимущества переотправки для ООО “ДОК”:

• Быстрое реагирование на покупательский спрос.

• Быстрая доставка товара до потребителя.

• Увеличение оборота товара на складе. Сокращение складских издержек.

• Сокращение издержек на хранение товара.

• Возможность обработать на складе любой объем.

• Наличие минимального количества сотрудников для обслуживания максимального оборота товара.

• Возможность хранить только оперативный запас.

• Возможность обработать максимальный объем товара даже при минимальных объемах склада.

Рис.7. Схема предлагаемой переотправки товара

Далее рассмотрим пути увеличения товарооборота данного предприятия.

Одним из путей увеличения товарооборота может быть создание собственного сайта.

Рассмотрим 6 этапов создания прибыльного сайта (упрощенную модель)².

1 этап. Знакомство представителей. Получение ответов на все возможные вопросы. Краткое ознакомление с деятельностью ООО “ДОК”. Получение общих сведений. Установление взаимопонимания. Разработка концепции будущего сайта и на её базе, разработка технического задания.

Очень часто, приходя к фирме осуществляющей разработку, заказчик либо полностью дезинформирован о возможностях web-сайтов, либо представляет себе сайт, стандартным: главная, о компании, прайс-лист, контакты, причем материалы для размещения на сайте, заказчик просит взять с сайта конкурента. Возможно это самая распространенная ошибка в подходе к созданию сайта.

На данном этапе решается вопрос о том, как будет выглядеть сайт, и какая информация и в каком виде будет на нем представлена, чем сайт фирмы будет отличаться от сайтов конкурентов, где и каким образом будет получены материалы для сайта.

2 этап. Разработка аналитической концепции и структуры сайта. Обсуждение. Утверждение. Анализ конкуренции. Какие ошибки и достижения есть у прямых конкурентов ООО “ДОК”? Анализ целевой аудитории, направленный на выявление интересов, потребностей и целевой аудитории. Определение целевой аудитории. Разработка сценариев поведения пользователей на сайте. Как пользователи будут перемещаться по сайту? Как сделать так, чтобы пользователь «не заблудился»? Какие проблемы решают пользователи, обращаясь к ресурсу, и, как фирма может помочь решить их? Утверждение концепции и технического задания. Заключение договора.

3 этап. Работа над удобством использования (usability) сайта. Разработка бизнес-логики сайта, на основе технического задания. Разработка навигационной карты. Исследование удобства перемещения по ней. Составление электронного макета структуры страницы, с приблизительным размещение цепочек навигации, текстов. Дополнение, внесение правок. В соответствии с результатами исследований, детально прорабатывается структура каждой страницы сайта. Разрабатывается несколько целевых схем перемещения пользователей.

4 этап. Создание прототипа сайта. На основе макета, разрабатывается дизайн сайта, который интегрируется в макет. Создаётся действующий прототип сайта. Тестирование прототипа специалистами. Внесение корректировок. Оптимизация контента, дизайна.

5 этап. Наполнение сайта контентом. Публикация сайта в интернет.

Для публикации сайта нужно решить две задачи. 1-я задача состоит в выборе адреса сайта или, более правильно, его имени (домена). В большинстве случаев самый очевидный и правильный способ состоит в использовании домена, совпадающего с названием компании или торговой марки. Так, например, поскольку рассматриваемая компания называется ДОК, то и название домена лучше выбрать velor-m.ru. 2-я задача - это выбор физического размещения сайта. Понятие "опубликовать сайт в Интернет" на самом деле означает простую вещь (это лишь общее представление) - кто-то имеющий свой сервер постоянно подключенным к Интернет предоставляет фирме место на этом компьютере, чтобы сайт фирмы стал доступен для посетителей. Эта услуга называется "хостингом".

Самое интересное состоит в том, что реальное расположение сервера не имеет никакого значения. Можно иметь русскоязычный сайт с русским доменом, а сервер, например, реально может располагаться в США ³. Это никак не помешает посетителям, поскольку они будут искать сайт ООО “ДОК” по имени, а не по физическому расположению.

Далее следует интеграция системы управления сайтом в прототип сайта. Подготовка материалов, для размещения на сайте. Размещение информации в удобном для восприятии с монитора виде. Детальная проработка каждой страницы. Подготовка к открытию. Размещение сайта на сервере (в интернет). Тестирование.

6 этап. Маркетинг. Гарантийное обслуживание. Сбор и обработка информации с помощью профессиональных маркетинговых инструментов. На основе полученных данных, дорабатывается структура. Оптимизируются коды. Доработка сайта в соответствии с замечаниями заказчика.

Последовательное выполнение всех 6 этапов, с учетом особенностей каждого уникального интернет-проекта, обеспечивает создание сайта, который будет удобен для пользователя. Составление положительной оценки о web-ресурсе, является одним из факторов, влияющих на количество возвратов на сайта в долгосрочном периоде и конверсию пользователей, в потенциальных клиентов.

Вторым направлением совершенствования является использование системы учета 24com.

Система учета 24com – это crm-программа для учета клиентов и заявок. Ее основные функции ⁴:

- ведение базы клиентов;

- учет входящих заявок, сделок и продаж;

- управление отделом продаж, контроль менеджеров по продажам;

- анализ эффективности рекламы;

- проведение рассылок по базе клиентов;

- формирование документов: счетов, договоров и пр.

Она отличается от аналогов тем, что программа учета 24com не требует внедрения и установки на компьютер пользователя дополнительных программ. Для работы с ней достаточно иметь доступ к интернету. 24com – первая российская CRM-система такого рода, в то время как у похожей системы из США SalesForce уже более 300 000 клиентов.

CRM расшифровывается как Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами. Это стратегия продаж, которая ставит на первое место грамотную работу с каждым клиентом: учет всех клиентов, ведение истории отношений и покупок, поддержка обратной связи с клиентом путем рассылок, звонков и различных акций, анализ активности покупателей. CRM-система (часто являющаяся одним из модулей ERP-системы предприятия) - это средство автоматизации CRM-стратегии. CRM-система позволяет автоматизировать процесс сбора информации о клиентах, надежно хранить историю взаимоотношений и быстро получать доступ к нужной информации по клиенту. CRM-системы также поддерживают автоматизацию обратной связи с клиентом, например, посредством автоматических рассылок. Модули отчетности и аналитики CRM-системы позволяют грамотно выстраивать стратегию продаж на предприятии. Основной пользователь CRM-системы - отдел продаж.

Как использование 24com может помочь бизнесу ООО “ ДОК ”?

Выгоды напрямую вырастают из функциональности CRM-программы:

- общая для всех менеджеров база клиентов, защищенная от взломов и кражи;

- повышение качества работы с клиентами;

- увеличение производительности работы менеджеров по продажам;

- организация процесса привлечения новых клиентов.

Стоимость системы:

2 пользователя – 1000 руб. в месяц;

5 пользователей – 3000 руб. в месяц.

После приобретения системы 24com для увеличения продаж ООО “ДОК ” сможет применить следующие методы.

1. «Холодные звонки» или телемаркетинг.

Одним из способов увеличения продаж является расширение клиентской базы. Для этих целей прекрасно подходит телемаркетинг – on-line поиск потенциальных клиентов с последующим их обзвоном. Особенно хорошо данный метод зарекомендовал себя в b2b-секторе. (B2B (business-to-business) – термин, означающий отношения между двумя компаниями.) Это обстоятельство связано с тем, что данный сектор ориентирован прежде всего на топ-менеджеров, с которыми обычные методы привлечения клиентов часто не проходят.

«Холодные звонки» с системой 24com — модуль, облегчающий процесс сбора и систематизации информации о потенциальных клиентах. В результате работы с системой фирма получает отличный инструмент для увеличения объемов продаж – базу данных компаний, которые могут быть заинтересованы в сотрудничестве с ООО “ДОК”. Но это еще не все. Данный модуль устроен таким образом, что руководитель всегда сможет проконтролировать работу каждого сотрудника и на основании персональных отчетов менеджеров проанализировать темпы и планы увеличения продаж каждого сотрудника в отдельности и компании в целом.

2. Директ-маркетинг: увеличение продаж с помощью рассылок.

Директ-маркетинг как метод увеличения объемов продаж заключается в рассылке писем преимущественно коммерческого содержания потенциальным и настоящим клиентам. В отличие от спама, адресатами диеркт-маркетинга являются не все подряд, а исключительно целевая аудитория.

Директ-маркетинг с системой 24com. Чтобы письмо не отправилось в корзину непрочитанным, нужно соблюсти два условия: письмо должно содержать информацию, интересную адресату, и должно быть написано именно для него. Согласитесь, коммерческое предложение для топ-менеджера торговой компании и для директора банка — это два разных текста. Следует написать их. А после этого разослать их с помощью системы 24com, установив фильтры. Система в автоматическом режиме выберет нужные адреса и отправит данные письма.

3. Контроль рекламного бюджета — увеличение объемов продаж.

Реклама является важнейшим средством привлечения клиентов и, следовательно, увеличения продаж. Расходы на рекламу могут съедать до 20 и более процентов выручки компании, поэтому необходим тщательный анализ ее эффективности.

Используя систему 24com, можно проанализировать степень результативности каждой рекламной площадки. Сколько стоит привлечение одного клиента, какова средняя стоимость сделки, какова отдача от каждого вложенного рубля, какой вид рекламы больше всего влияет на увеличение продаж — на все эти вопросы отвечают отчеты от системы 24com. Предоставляемые регулярно, эти отчеты позволяют сосредоточиться на наиболее выгодном рекламном канале и отказаться от слишком дорогого. В результате на фоне увеличения продаж фирма сможет сэкономить до 50 % рекламного бюджета.

Подведем итоги: используя три простых метода увеличения продаж и систему управления продажами 24com ООО “ДОК” сможет увеличить объем продаж всего за несколько месяцев. Кстати, использование системы в течение первого месяца – бесплатно. Что также привлекательно для ООО “ДОК”.

Таким образом, третья глава включает предложения по совершенствованию учета продажи товаров на предприятии ООО «ДОК».

Они представляют следующие направления:

1) совершенствование учета товарооборота на предприятии. Рекомендации касаются аналитического и складского учета товаров - это введение номенклатуры дел (для упорядочения количества издаваемых и получаемых документов по учету товаров) и пути увеличения пропускной способности склада;

2) резервы и пути увеличения оптового товарооборота на предприятии. Одним из путей увеличения товарооборота может быть создание собственного сайта. Вторым направлением совершенствования является использование системы учета 24com.

1 Родников А.Н. Терминологический словарь– М.: “Экономика”, 1995 г.

2 http://www.danilidi.ru/sait/itself.html

3 Там же.

4 http://24com.ru