3.2. Предложения и рекомендации по совершенствованию учетного процесса и контроля на предприятии

В целях совершенствования контроля ЗАО «Жилёвская металлобаза» необходимо проводить промежуточные (внеплановые) инвентаризации.

Действующим законодательством не запрещено проведение инвентаризации на любую удобную для организации дату (например, на 3 октября или 25 декабря). Однако наиболее целесообразно назначать датой начала инвентаризации 1-е число месяца, поскольку именно на эту дату по общеустановленному порядку выводится сальдо по всем синтетическим и аналитическим счетам бухгалтерского учета. Это значит, что формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации.

Если же инвентаризация будет назначена не на 1-е число месяца, а, например, на 3 декабря, то возникает необходимость расчета на эту дату промежуточных итогов оборотов и сальдо по счетам, на которых учитываются инвентаризируемые в данном конкретном случае имущество или финансовые обязательства.

Кроме плановых инвентаризаций, проводимых по заранее утвержденному графику, организация может проводить и внеплановую инвентаризацию товарно-материальных ценностей. Такие инвентаризации называются внезапными и позволят застать врасплох нерадивых материально ответственных лиц ЗАО «Жилёвская металлобаза». Они могут быть сплошными или выборочными. Проводятся они по плану-графику, утвержденному руководителем предприятия. План-график проведения внезапных инвентаризаций должен храниться у руководителя или главного бухгалтера предприятия.

По решению руководителя может проводиться и выборочная инвентаризация, в ходе которой проверяется какая-либо часть имущества. Это могут быть товарно-материальные ценности, относящиеся к одному материально ответственному лицу или находящиеся в одном месте (на складе или в офисе).

Выборочной инвентаризации прежде всего подвергаются дефицитные и дорогостоящие товары и ценности. Указанные проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, учет и отчетность.

Выборочная инвентаризация может проводиться при получении отказа поставщика в удовлетворении претензии за недогруз товаров или при получении претензии покупателя на недогруз товаров. В этом случае следует проверить те товары, по которым заявлены указанные претензии.

Основной задачей выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдения материально ответственными лицами установленного порядка первичного учета.

Также ЗАО «Жилёвская металлобаза» следует разработать внутреннее Положение о проведении инвентаризации. В положении могут предусматриваться количество инициативных инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств.

Следующим направлением совершенствования является автоматизация процесса инвентаризации основных средств.

Для инвентаризации товарно-материальных ценностей ЗАО «Жилёвская металлобаза» приходится привлекать значительное количество сотрудников, отрывая их на длительное время от непосредственной работы. Оказывается, из этой ситуации есть выход.

Эффективным методом сокращения трудоемкости процессов инвентаризации товарно-материальных ценностей является применение технологии штрихового кодирования и идентификации объектов. Суть данного метода такова. Каждый объект учета вместо нанесения инвентарного номера краской, которое по части эстетики слегка пугает, маркируется самоклеящейся этикеткой с инвентарным номером в виде штрих-кода (37). Оторвать и переклеить этикетку на менее ценный с точки зрения бухгалтерского учета объект имущества без изменения ее внешнего вида невозможно.

Весь процесс с использованием данной технологии заключается в следующем. В автоматизированной системе финансово-хозяйственной деятельности, используемой в организации (1C:Предприятие), присутствует раздел учета основных средств. Данные из этого раздела с помощью специального программного модуля выгружаются в терминал сбора данных. Наряду с этим с помощью принтера печати этикеток формируются этикетки инвентарных объектов и их местонахождений, содержащие штриховые коды, однозначно идентифицирующие эти объекты.

Инвентаризация осуществляется посредством терминала сбора данных (ТСД), автоматически считывающего штриховые коды с этикеток и отображающего всю имеющуюся в базе данных информацию о конкретном объекте учета. По сути - это электронная инвентарная карточка основного средства. В процессе инвентаризации информация об идентифицированных объектах накапливается в ТСД и не может быть изменена лицом, проводящим инвентаризацию. Накопленные данные впоследствии автоматически загружаются в упомянутый программный модуль, в котором производится:

- сравнение учетных данных о состоянии инвентарных объектов и их местонахождении с фактическими данными инвентаризации;

- актуализация информации по инвентарным объектам и их местонахождению;

- формирование инвентаризационной описи и других форм отчетности по результатам инвентаризации.

Данное решение позволит ЗАО «Жилёвская металлобаза»:

- сократить временные издержки на проведение инвентаризации;

- минимизировать трудовые затраты;

- уменьшить вероятность исчезновения имущества;

- избавиться от неточностей при приеме или выбытии основных средств;

- выявить прямые злоупотребления материально ответственных лиц;

- обеспечить контроль над составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.

В ЗАО «Жилёвская металлобаза» для ведения бухгалтерского учета используется прикладное решение "1С:Торговля и склад" на платформе "1С:Предприятие 7.7". Для реализации проекта автоматизации можно использовать программно-аппаратный комплекс "Инвентаризация", разработанный компанией "ГрандЭксперт". Выбор данной компании обусловлен положительным опытом сотрудничества ЗАО “Жилевская металлобаза” с ней, поскольку именно "ГрандЭксперт" в настоящее время осуществляет сопровождение используемой программы автоматизации бухгалтерского учета.

Рассмотрим подробнее, как будет происходить проведение инвентаризации с использованием технологии штрихкодирования.

В процессе инвентаризации ЗАО «Жилёвская металлобаза» член комиссии сличает инвентарный номер ОС с его инвентарным номером в распечатанной инвентаризационной описи. В случае совпадения инвентарных номеров в описи делается отметка о фактическом наличии ОС.

При использовании предлагаемой технологии штрихкодирования действия комиссии по инвентаризации будут выглядеть следующим образом. После того, как член комиссии считал штрихкод помещения (склада, комнаты), на экране его терминала сбора данных автоматически появляется список ОС, которые должны находиться в этой комнате по данным учета. Далее работник считывает этикетки со штрихкодами, которые наклеены на ОС, размещенных в этом помещении. По окончании инвентаризации выполняется выгрузка данных из терминала сбора данных в информационную базу "1С:Предприятие". После этого в программе "1С:Предприятие" печатаются инвентаризационные ведомости с данными о фактическом наличии ОС и ведомости расхождений.

Аппаратная часть предлагаемого программно-аппаратного комплекса "Инвентаризация" состоит из терминала сбора данных и принтера для печати этикеток. К комплексу прилагаются следующие материалы: термостойкие самоклеящиеся этикетки, которые наносятся на объекты ОС, а также термотрансферная лента. В состав комплекса входит прикладное решение "Инвентаризация", которое является дополнением к программе "1С:Предприятие" и обеспечивает взаимодействие этой программы с аппаратной частью комплекса.

Следует отметить, что решение "Инвентаризация" - это независимая подсистема, установка которой добавляет новые функциональные возможности в программу "1С:Предприятие" и при этом не вносит изменения в уже существующие. Это облегчает процесс сопровождения программы "1С:Предприятие".

Реализацию проекта необходимо проводить поэтапно.

На начальном этапе проекта автоматизации совместно со специалистами ЗАО «Жилёвская металлобаза» нужно составить план внедрения и назначить ответственных по каждому этапу. В первой инвентаризации с использованием комплекса нужно запланировать участие специалистов "ГрандЭксперт".

В процессе работы по проекту необходимо выполнить подключение аппаратной части комплекса, а также установить решение "Инвентаризация".

В начале работы с комплексом бухгалтер должен ввести в систему данные обо всех местах хранения. На балансе ЗАО «Жилёвская металлобаза» отражено несколько сотен инвентарных единиц ОС, и назначение в программе для каждого из них места хранения является очень трудоемкой задачей. Поэтому в начале эксплуатации системы эту задачу можно решить другим способом, с помощью терминала сбора данных.

ОС не распределяются в системе по местам хранения, поэтому после считывания этикетки помещения на экране терминала появится сообщение, что в помещении ничего нет. В процессе считывания этикеток для ОС, находящихся в этом помещении, единицы ОС считаются обнаруженными в данном помещении и автоматически закрепляются за ним. Процесс закрепления продолжается до тех пор, пока не будет считана этикетка другого помещения.

Печать и нанесение этикеток для ОС, имеющихся в наличии в ЗАО «Жилёвская металлобаза» можно поручить специалистам "ГрандЭксперт".

Следует также провести обучение работников бухгалтерии печати этикеток средствами программы "1С:Предприятие", поскольку обязанность по печати этикеток для новых ОС, которые поступят в будущем, будет возложена именно на них.

Заметим, что при использовании комплекса "Инвентаризация" в этикетках для ОС место хранения не кодируется. Это избавляет от необходимости перепечатывать этикетку при перемещении ОС из одного помещения в другое. Во время проведения инвентаризации система автоматически зафиксирует изменение места хранения ОС и при загрузке данных в программу "1С:Прдеприятие" "предложит" изменить место хранения в информационной базе.

Произвольный выбор места наклейки этикетки на ОС затрудняет ее поиск при инвентаризации и приводит к росту трудозатрат на ее проведение. Для облегчения поиска этикеток разработана инструкция по их наклейке в строго определенные места ОС.

В системе предусмотрены режим выгрузки данных об остатках ОС из информационной базы в терминал сбора данных, а также выгрузка данных с результатами инвентаризации из терминала в информационную базу.

Загрузка данных о фактическом наличии ОС выполняется в документ "Инвентаризация" по выбранному бухгалтером счету учета, центру материальной ответственности и месту хранения. В документе отражается информация о расхождении данных инвентаризации с данными учета. После загрузки данных в документ он доступен только для просмотра и недоступен для редактирования. При работе с документом можно распечатать инвентаризационную опись и ведомость расхождений.

Использование комплекса "Инвентаризация" позволит ЗАО «Жилёвская металлобаза» существенно сократить время и трудовые затраты на проведение инвентаризации. На предприятии упростится процесс приема и перемещения ОС, усилится контроль за использованием имущества по назначению. Подсистема "Инвентаризация" проста в освоении и содержит различные средства для контроля и удобства работы.

В табл. 6 приведен расчет стоимости внедрения (информация о стоимости услуг компании "ГрандЭксперт" – с ее официального сайта http://www.grandexpert-1c.ru/)

Таблица 6. - Расчет стоимости работ по автоматизации инвентаризации основных средств

Услуга	Стоимость для постоянных клиентов, руб.
Установка решения “Инвентаризация”	7 500
Подключение аппаратной части комплекса для “1С:Предприятие”	1 000
Тренинг персонала по обучению работников бухгалтерии печати этикеток средствами программы "1С:Предприятие" (от 1 до 5 человек)	1 200
Выезд к заказчику (только для работ длительностью менее 3 ч.)	500
Настройка интерфейсов и прав доступа (1 час)	800
Телефонные консультации	0
Итого	11 000

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат сотрудников на проведение годовой инвентаризации, по нашим предположениям, составляет величину около 12% (11). Если ЗАО «Жилёвская металлобаза» решит усилить контроль и проводить промежуточную инвентаризацию, то данный показатель возрастет прямо пропорционально количеству промежуточных инвентаризаций.

Как правило, в годовой инвентаризации имущества ЗАО «Жилёвская металлобаза» участвует около десяти человек.

Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 000 рублей можно считать, что внедрение решения “Инвентаризация” позволит сэкономить 12 000 руб.*10 чел.*12% = 12 000*10 *0,12 = 14 400 руб. (только годовая инвентаризация, без учета рекомендованных промежуточных инвентаризаций).

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию в размере 11 000 эффект от внедрения составит 14 400 рублей. Следовательно, срок окупаемости внедрения решения “Инвентаризация” по самым скромным подсчетам составит менее года (расходы / эффект = 0,8 года). Это очень хороший показатель. А эффективность составит 1,3 (величина обратная сроку окупаемости).

Вывод

Итак, в данной главе проанализировано проведение инвентаризации на основании бухгалтерских данных ЗАО “Жилевская металлобаза”. Выявлены недостатки данного процесса и намечены пути их устранения.

Также даны рекомендации по совершенствованию учетного процесса и контроля на предприятии, которые заключаются в следующем:

- проведение промежуточных (внеплановых) инвентаризаций

- разработка внутреннего Положения о проведении инвентаризации.

- автоматизация процесса инвентаризации имущества (основных средств).