Друге навчальне питання

“Порядок складання, оформлення та ведення облікових документів”

Обліковим документом називається документ, що містить у зафіксованому виді інформацію, оформлену у встановленому порядку, і має у відповідності з чинним законодавством правове значення.

Облікові документи в залежності від їхнього призначення підрозділяються на первинні документи, книги і картки обліку і документи допоміжного характеру.

Первинні документи (накладні, убрання, раздаточно-сдаточные відомості, акти, квитанції, атестати) служать для оформлення операцій, зв'язаних з рухом і зміною якісного стану речового майна, і є підставою для записів облікових даних у книгах і картках обліку.

У книгах і картках обліку відбиваються наявність. рух і якісний стан майна за визначений період по підрозділах (частинам), складам, майстерням, іншим об'єктам військового (корабельного) господарства й у цілому за військову частину (з'єднання).

Облікові документи допоміжного характеру (зведені відомості, доручення, пакувальні аркуші, стелажні ярлики, повідомлення) сприяють виконанню операцій, зв'язаних з рухом і зміною якісного стану речового майна.

Основними частинами облікового документа є заголовна частина, змістовна частина, що оформляє частина.

Заголовна частина містить реквізити, що дають представлення про вид і характер документа.

Змістовна частина документа оформляється у виді чи таблиці викладається текстом. таблична змістовна частина включає заголовок таблиці, заголовки граф і заголовки рядків (реквізити-ознаки), графи і рядки. Клітки, утворені перетинанням рядків і граф таблиці, у процесі оформлення документа заповнюються реквізитами-підставами.

Частина документа, що оформляє, звичайно містить: дати складання, підписи і твердження документа; найменування посад обличчя, що підписали документ; особисті підписи; відповідні печатки (де вони передбачені). При необхідності вказується номер доручення одержувача.

При складанні й оформленні первинних облікових документів дотримуються визначені правила.

У заголовній частині документа обов'язково вказуються: його номер; підстава (ціль) і дата операції, зв'язаної з рухом і зміною якісного стану речового майна; найменування служби, що видала документ; відправник вантажу (здавач) і вантажоодержувач (приймальник); термін дії документа.

У змістовній частині документа вказується: номер один по одному; найменування майна; код номенклатури; еди6ница виміру; кількість майна. При необхідності вказуються категорія, сорт, ціна одиниці, сума вартості майна й інші дані, передбачені конкретною формою документа. Наприкінці змістовної частини документа пишеться: «Разом найменувань» і прописом указується їхня кількість. Рядки і графи, що залишилися вільними до підведення підсумку, обов'язково перекреслюються так, щоб між текстом і підписами посадових осіб не можна було що-небудь уписати.

При веденні обліку вручну перемінні реквізити первинних документів «Ознака інформації», «Код документа», «Код операції» і «Разом» не вказуються. Перемінний реквізит «Одиниця виміру» указується по скороченому найменуванню.

Документ підписується відповідним начальником і особою, що веде облік. Підпис начальника завіряється: на документах, призначених для відправлення з військової частини (з'єднання), - мастичной гербовою печаткою військової частини (з'єднання); на документах, призначених для звертання усередині військової частини, - мастичной печаткою „Для ВГД”.

Усі первинні документи (крім атестатів), що складаються в службі, реєструються в книзі реєстрації облікових документів (форма 25), порядковий номер реєстрації є номером документа. Якщо документ складається з декількох аркушів, то його номер указується на кожнім листі. Реквізит-підстава «Реєстраційний номер» записується тільки на вхідних документах.

По документах, не підписаним правомочними посадовими особами, не зареєстрованим у книзі реєстрації облікових документів (форма 25) і не має печатки (де вона передбачена), робити операції, зв'язані з рухом і зміною якісного стану речового майна, забороняється.

Документ вважається виконаним, якщо зазначені в ньому операції виконані хоча б і не в повному обсязі. На доодержання (довыдачу) чи досдачу майна складається новий документ.

Виконані первинні документи після запису в книгах (картках) обліку складу зроблених по них операцій наприкінці робочого дня здаються в речову службу військової частини під розписку в книзі реєстрації облікових документів (форма 25). У службу приймаються цілком оформлені документи, що мають підписи одержувача і здавача майна. При веденні обліку вручну в речовій службі військової частини на усіх виконаних первинних документах робляться оцінки про запис у книгах (картках) обліку про зроблені операції, зв'язаних з чи рухом зміною якісного стану майна. В оцінці вказуються номер книги (картки) обліку і сторінка, на якій записана облікова операція. Для оцінок використовується графа «Примітка» чи чисте поле документа.

У кожній книзі обліку аркуші нумеруються, прошнуровуються, скріплюються мастичной печаткою для пакетів військової частини (з'єднання). Кількість аркушів засвідчується підписами: в підрозділах, - командирів підрозділів; на складах і інших об'єктах військового (корабельного) господарства, а також на складі, у майстерні, у службі військової частини (з'єднання), - начальника речової служби.

Запису в книгах (картках) обліку речового майна виробляються тільки на підставі справжніх, законно і правильно оформлених первинних документів. При необхідності проводки протягом дня великої кількості прибуткових (видаткових) документів дозволяється запису в книгах (картках) обліку робити по зведених відомостях (форма 7). Первісні записи в нових книгах (картках) обліку виробляються на підставі первинних документів, а також актів інвентаризації (передачі) чи облікових даних попередніх книг (карток) обліку. Запису про залишки майна, перенесені з інших книг (карток) обліку, підтверджуються підписами начальника служби й особи, що веде облік.

висновок:

За своїм призначенням облікові документи підрозділяються на первинні документи, книги і картки обліку, документи допоміжного характеру. При упорядкуванні й оформленні документів дотримуються визначені правила, викладені в “Настанові з обліку озброєння, техніки, майна й інших матеріальних засобів у Збройних Силах” (Наказ МО № 260 – 1979гр), які є обов’язковими для виконання всіма посадовими особами.

третє навчальне питання

“Перелік та характеристика облікових документів у діловодстві служби, речовому складі, майстерні по ремонту речового майна та підрозділах”

І. Облік у діловодстві речової служби в/частини

У діловодстві речової служби повинні бути вичерпні облікові дані про стан заможності в/частини в цілому, по кожному підрозділу, складу, майстерні, а також по кожному офіцеру, прапорщику, військовому надстрокової служби. У діловодстві служби робиться оформлення документів на видачу всього майна, сюди надходять усі документ на видане і прийняте складом майно.

Облік матеріальних засобів у службі організує начальник речової служби. Він також керує обліком речового майна в підрозділах частини, на підпорядкованих йому складі, майстерні, пральної й інших об’єктах військового (корабельного) господарства і вчасно забезпечує їхніми бланками облікових документів по своїй службі; забезпечує своєчасне підготування й уявлення вищестоящому начальнику служби повідомлень звітів про наявність рухи і якісний стан матеріальних засобів в в/частини відповідно до табеля термінових повідомлень.

Ведення обліку безпосередньо покладається на писаря (старшого писаря).

Облік матеріальних засобів у діловодстві речової служби в/частини, що веде своє господарство, здійснюється по наступних формах облікових документів:

1. Накладна , ф.2.

2. Рахунок – накладна, ф.3.

3. Акт прийому, ф.4.

4. Зведена відомість, ф.7.

5. Роздавальна-здавальна відомість, ф.8.

6. Акт закладання (свіжості) матер. засобів, ф.10.

7. Акт списання (зняття) залишків, ф.11.

8. Акт технічного стана, ф.12.

9. Акт зміни якісного стана, ф.13.

10. Атестат військової частини, ф.20.

11. Атестат військового, ф.21.

12. Книга реєстрації облікових документів, ф.25.

13. Книга обліку, наявності і руху матеріальних засобів у підрозділі, ф. 26.

14. Книга обліку, наявності і руху матеріальних засобів, ф. 27.

15. Картка обліку категорійних матеріальних засобів, ф.43 – (лист 2).

16. Картка обліку некатегорійних матеріальних засобів, ф. 44 (лист 20.

17. Картка обліку матеріальних засобів особистого користування, ф 45.

18. Картка некомплектності, ф. 46.

19. Доручення на одержання матеріальних засобів, ф.М-2

20. Квитанція на прийняті власні речі, ф.59.

21. Супровідний лист, ф. 62.

22. Підтвердження про прийом матеріальних засобів, ф.69.

У речовій службі ведеться облік наявності, рухи і якісний стан матеріальних засобів за підпорядкований склад (інший об’єкт військового господарства), кожний забезпечувальний підрозділ і в цілому за військову частину. Видача речового майна особам, покликаним на дійсну строкову військову службу, оформляється в службі в/частини роздавальною відомістю ф.8. На підставі цієї відомості на кожного військового відчиняється картка обліку ф.45. Картки реєструються в книзі обліку ф.25 і передаються для подальшого ведення старшинам підрозділів.

Картки обліку ф.45 у службі військової частини ведуться тільки на офіцерів, прапорщиків, військовослужбовців надстрокової служби і військових жінок. Крім того, у книзі обліку ф.25 реєструються і первинні документи (накладні, роздавальні-здавальні відомості, атестати і т.д.) У військовій частині, що не веде свого господарства, облік матеріальних засобів здійснюється стосовно до обліку в підрозділі, розташованому на діючому окремо від свої в/частини.