Тема 5. Работа с большими таблицами

Добавление строк и столбца. Выделить ячейку, строку или столбец, относительно которых будет осуществляться вставка. Далее контекстное меню Вставить… и выбор элемента вставки.

Удаление строк и столбцов. Выделить ячейку, строки или столбцы, которые подлежат удалению. Далее контекстное меню Удалить… и выбор элемента для удаления.

Скрытие строк и столбцов. Выделить скрываемые строки (столбцы). Далее контекстное меню Скрыть.

Отображение скрытого Выделить столбцы (строки) с захватом слева и справа (сверху и снизу) скрытых столбцов или строк, далее контекстное меню Показать.

Скрытие листов. В скрытых листах все данные и результаты вычислений сохраняются, но они скрыты от просмотра. Для скрытия листа щелкните на ярлычке листа, который хотите скрыть правой кнопкой мыши и выберите пункт Скрыть.

Для отображения скрытого листа необходимо вызвать контекстное меню на любом ярлычке листа книги. При выборе пункта Показать появляется список скрытых листов книги для выбора.

Группировка строк и столбцов.

Выделить группируемые (скрываемые) строки (столбцы). Вкладка Данные– группа Структура - Группировать.

Появляется линия на месте скрытых строк (столбцов). Если щелкнуть на -- то произойдет скрытие и появится + . Щелчок на + дает раскрытие ранее скрытых строк или столбцов. Разгруппировка строк и столбцов.

Выделить строки и столбцы, которые хотим разгруппировать. Вкладка Данные– группа Структура - Разгруппировать.

Разбиение и фиксация окон.

На дорожке скроллинга находятся маркеры разбиения, перетаскивание которых позволяет разбить окно на две или четыре части. Появляется несколько линеек прокрутки (одна, две или три).

В различных частях окон можно отображать разные части одной и той же таблицы (одного листа). Обычно в верхней части отображаются заголовки столбцов.

Разбиение ликвидируется перетаскиванием маркеров в исходное состояние.

Фиксация окна после разбиения. Для больших таблиц часто необходимо обеспечить отображение заголовков строк, столбцов или областей. Это осуществляется через вкладку Вид.

Обратная операция осуществляется через эту же вкладку Вид - Закрепление области –Снять закрепление области.

Кстати при копировании больших таблиц через буфер необходимо скроллинги перегнать вверх или влево (один или оба) до появления начала таблицы, а только потом осуществлять выделение таблицы для взятия её в буфер.

Использование формы для добавления, изменения или удаления строк в списке. Иногда с формой удобнее работать, т.к. уменьшается поле для активной работы. Как правило, команду Форма необходимо добавлять на панель быстрого доступа или на вкладку.

 Установить курсор в список. Вызвать – Форму. Работать с полями формы

Поиск в таблице. Поиск осуществляется на всем активном листе. Используется вкладка Главная - Найти и выделить - Найти. Для поиска в поле Найти вводится слово, фрагмент слова или сочетания знаков. При этом можно использовать знаки ?-любой один знак в данном месте или *- любое количество любых знаков в данном месте. Например, для поиска телефона (831)65-62-51 можно ввести *65-62*.

Поиск и замена в таблице. Поиск и замена осуществляется на всем активном листе. Используется вкладка Главная –Найти и выделить –Заменить. Для поиска в поле Найти вводится слово, фрагмент слова или сочетания знаков, а в поле Заменить вводится конкретный элемент замены.

Защита элементов листа и книги

Чтобы предотвратить умышленное либо случайное изменение, перемещение или удаление важных данных в книге, можно установить защиту определенных элементов листа или книги с использованием пароля или без него. При необходимости можно удалить защиту с листа. Защиту элементов листа и книги не следует путать с защитой книги паролем. Защита элементов не может защитить книгу от злоумышленников. Для повышения безопасности следует защитить паролем файл всей книги. При этом просматривать и изменять данные книги смогут только полномочные пользователи.