Сортировка и группировка информации

Отчеты в отличие от форм предоставляют возможность группировать выводимую в них информацию с помощью окна Сортировка и группировка. Чтобы открыть окно, приведенное на рис. 6.12, нажмите кнопку Сортировка и группировка () на панели инструментов. В окне Сортировка и группировка можно определить до 10 полей или выражений, которые будут использоваться в отчете для группировки данных. Первый элемент в списке определяет основную группу, а последующие – подгруппы внутри групп.

Рис. 6.12. Окно Сортировка и группировка

В простом отчете с информацией об оплате абитуриентами подготовительных курсов для вычисления общей суммы для каждого абитуриента нужно сгруппировать данные по полю Фамилия. Вообще, в столбце Поле/выражение можно ввести выражение, содержащее ссылку на любое поле базовой таблицы или запроса. По умолчанию Access сортирует значения по возрастанию. Можно изменить порядок сортировки, если выберите значение По убыванию в раскрывающемся списке, который появляется после щелчка в ячейке столбца Порядок сортировки.

В отчете должно быть зарезервировано место для заголовков каждой группы  и примечания для вычисляемых полей. Чтобы добавить в отчет эти разделы, нужно установить для свойств Заголовок группы и Примечание группы значения Да в окне сортировки и группировки.

Задание условий группировки и сортировки

После установки свойства Заголовок группы или Примечание группы для любого поля или выражения в значение Да Access выводит символ группировки в области выделения этой строки. Кроме того, Access включает в отчет соответствующий раздел. Чтобы заголовок группы не оставался в конце страницы без детальных данных, нужно установить свойство Не разрывать в значение Первую область данных. Кроме того, Access может выводить все  детальные данные для этого уровня группировки на одной странице (если это возможно), если установить для того же свойства значение Полную группу. В этом случае Access будет начинать новую страницу, если новая группа не помещается на текущей.

Задание диапазонов группировки

Для каждого поля или выражения, заданного в верхней части окна сортировка и группировки, можно установить свойства Группировка и Интервал. Обычно данные группируются по каждому значению поля или выражения. Но если значения поля (выражения) попадают в некоторый диапазон, можно объединить записи в одну группу. Вид и размер диапазона зависят от типа данных поля или выражения.

Для группировки по текстовому полю Access начинает новую Группу при изменении первого или нескольких начальных символов значения поля. Например, чтобы образовать по одной группе для каждой буквы алфавита, определите создание новой группы при изменении первой буквы значения поля – таким образом, вы получите группу записей, в которых значение поля начинается с буквы А, группу записей со значением поля, начинающегося с буквы Б, и т. д. Чтобы задать группировку по первым символам, установите свойство Группировка в значение По первым символам, а свойство Интервал делайте равным числу начальных символов, по которым вы хотите образовывать группы.

Для чисел можно установить свойство Группировка в значение Интервал. При такой установке свойство Интервал определяет диапазоны группировки. Access вычисляет диапазоны, начиная от 0. Если задать интервал, равный 10, то будут формироваться группы для значений от –20 до –11, от –10 до –1, от 0 до 9, от 0 до 19, от 20 до 29 и т. д.

Для полей даты/времени можно установить в качестве значения свойства Группировка такие единицы измерения, как Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час и Минута. Для свойства Интервал укажите число единиц измерения, если вы хотите проводить группировку по определенному отрезку времени. Например, если вы хотите создавать группы с интервалом в два года, установите свойство Группировка в значение Год, а значение свойства Интервал сделайте равным 2.

Если вы создаете группы по полю, для которого свойство Группировка не равно По полному значению, Access сортирует только группирующие значения, а не индивидуальные значения внутри каждой группы. Чтобы Access отсортировал детальные данные внутри группы, дополнительно определите сортировку по этому полю. Например, если вы группируете данные по первым двум символам поля Фамилия и хотите отсортировать имена внутри каждой  из полученных групп, то введите Фамилия в окне Сортировка и группировка со значением свойства Заголовок группы равным Да. Укажите для этого поля сортировку по возрастанию, свойство Группировка установите в значение По первым символам, а свойство Интервал – в значение 2. Введите Фамилия еще раз с установкой свойства Группировка равным По полному  значению и задайте сортировку по возрастанию. Пример итогового отчета по оплате с группировкой по полю Фамилия показан на рис. 6.13.

Рис. 6.13. Отчет отАбитуриенты в режиме конструктора