Создание Запросов:

(основной режим получения сгруппированных результатов конструирования БД в Access):

Запрос – это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи. Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных. Результат работы запроса называется  выборкой. Выборка не сохраняется в базе данных; она создается заново каждый раз при выполнении запроса и уничтожается при его закрытии.

Сначала нужно определить: какая информация нам нужна для запроса; в каких базах данных и таблицах она хранится; принципы создания выборки. Чтобы извлечь информацию из нескольких таблиц – они предварительно должны быть связаны. Таблицы могут быть связаны непосредственно в Запросе (а не в схеме данных), главное, чтобы связываемые поля имели один и тот же тип и размер данных.

 

Меню «Запросы».

Новый запрос – нажать кнопку «Создать».

 

Виды стилей формирования запросов:

• Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса:

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; Выбираем таблицу (типа – справочник или БД) и нажимаем кнопку «Закрыть»; Выбираем связанный с запросом справочник или базу данных и нажимаем кнопку «Закрыть». Они, вместе со связкой по соответствующим полям, появятся в верхней части экрана создания Запроса – схема данных данного запроса (при наличии заранее заданной связки). Например, справочник «Цеха» и База данных «Личные карточки», связанные по полю «Цех». Далее необходимо в колонках Запроса выбрать в каждом столбце:

• таблицу

• поле из таблицы

• вид сортировки

или Два щелчка на поле в схеме данных текущего запроса. Далее закрыть запрос – ответить «Да» на вопрос о сохранении запроса - и ввести его название. Или заранее нажать на иконку «дискета» для сохранения запроса. Тогда дополнительный вопрос не появится. Подсчеты по количеству необходимо делать в виде макросов или «выражений». Запуск запроса в работу – кнопка «Открыть». Если не устраивает сортировка данных, можно ее осуществить с помощью выбора поля в столбце и нажатия кнопок <А-Я> или <Я-А> (см. выше – сортировка данных). «S» - указание группировки по данному полю.

• Режим «Простой запрос» –

( Для показа суммирования в одной колонке):

На вкладке «Запросы» нажимаем кнопку «Создать». Выбираем режим «Конструктор»; Выбираем таблицу или Запрос, указываем поля (все или выборочно). Далее нужно указать: подсчет для всех или Итоги. Если интересуют Итоги – нужно нажать на кнопку <Итоги>. Так как цифровых полей нет, то Access сам предложит вариант «Подсчет количества записей KartPers». Необходимо включить флажок. Далее даем название таблице и получаем сумму персонала по цехам (на основе выше описанного сделанного в Конструкторе  Запроса).

• Режим «Перекрестный запрос» –