Access

(Основной инструмент конструирования баз данных в Microsoft Windows).

• но не единственный;

• главное преимущество – связь с остальными программами Microsoft Windows (Excel, Word и т.д.).

Теория проектирования баз данных: База данных (Database) – «камера хранения информации».

Самый распространенный вид – реляционные базы данных:

1. сохраняют данные в таблицах, которые состоят из строк, называемых записями, и столбцов, называемых полями;

2. позволяют считывать подмножества данных из таблиц (или создавать запросы на них);

3. позволяют связывать таблицы друг с другом (или создавать их объединения) для выборки связанных записей, хранимых в различных таблицах.

Основные функции базы данных обеспечиваются процессором баз данных (database engine), т.е. программной системой, «отвечающей» за способ хранения данных и их выборку. В Access и VB используется Microsoft Jet 3.51. Есть еще один совершенно иной механизм управления базами данных – Microsoft SQL Server. Таблицы имеют заранее определенную структуру. И данные, хранящиеся в этих таблицах, соответствуют этой структуре. Таблицы содержат записи – отдельные структуры данных. Записи в свою очередь состоят из полей. Поле – это некоторый раздел данных в записи. Поля среди программистов и постановщиков имеют еще одно название «реквизиты» Базы данных или справочника. А фактически – это названия столбцов таблицы.

Проектирование базы данных (далее бд) :

Для создания базы данных в первую очередь нужно определить, какого рода информацию ей предстоит отслеживать. Правильное проектирование важно потому, что структура базы данных после ее реализации тяжело поддается изменениям. Первостепенным фактором в работе баз данных является скорость выборки данных. Также эффективность работы баз данных зависит от продуманности структуры таблиц, т.е. одна таблица должна включать поля, относящиеся к определенной категории данных. Например, все записи о клиентах должны храниться к таблице Customer, а записи о заказах, оформляемых этими клиентами, - в таблице Orders и т.д. Если необходимые данные расположены в двух или нескольких таблицах реляционной базы, Вы можете получить доступ к ним, используя отношения между таблицами (реляционные, от английского «relation»-отношение, связь, зависимость).

Проектирование таблиц и отношений:

В базе данных «Кадры» есть поле Цех (наименование), а сам перечень цехов предприятия с дополнительными характеристиками по цеху находится в справочнике-таблице «Цех». Отношение между таблицей «Цех» и базой данных «Кадры» – один - ко- многим, так как для каждой записи в первой таблице могут быть  соответствующими по наименованию цеха одна или несколько записей второй таблицы. 1-я таблица называется главной (адресуемой), а вторая таблица – внешней (адресующей). Имя каждой таблицы желательно начинать с префикса tbl для определения (особенно при программировании в VisualBasic <далее VB>), что Вы имеете дело с таблицей. Но этот префикс можно пропускать, если Вы внимательно работаете с именами файлов и полей… Однако, не стоит давать слишком длинные имена таблицам, т.к. это затем сказывается на усложнении и длине запросов и т.д. Каждое имя поля должно состоять из полных слов или понятных сокращений, но не включая пробелов и специальных символов (например, подчеркивания), хотя это и не запрещено. Access и VB обрабатывают эти символы, но автору БД трудно запомнить точное написание имени поля, отчего происходит множество ошибок, затрудняющих, как построение таблиц, запросов, форм и т.д. непосредственно в Access, так и создание программного кода в VB. Отношение один-к-одному используется достаточно редко, так как для одной записи в первой таблице соответствует единственная запись второй таблицы. И наоборот. В этом случае данные проще поместить в одну таблицу. Но иногда полезно разделить единую по ключу информацию в разных базах. Например, в первой базе – общие данные по персоналу, а во второй – адрес, телефон, оклад и другие более-менее «секретные» данные. Один человек в этих базах будет иметь один и тот же ключ. Отношение многие-ко-многим используется достаточно часто. Многим записям в первой таблице соответствует много записей второй таблицы. И наоборот. Для решения такой связи необходимо создавать промежуточную связывающую таблицу, включающую ключи из обеих таблиц. Поэтому ключ будет содержать два поля (выделить оба поля и нажать на иконку «ключ»).

Access & Visual Basic:

1. Имена таблиц и полей лучше писать по-английски! Так как VB не воспринимает некоторые русские буквы (например, « Ч » и « Ц »). Иначе имена и таблиц нужно заключать в квадратные скобки.

2. Необходимо иметь в виду, что некоторые типы данных VB не отображаются в конструкторе таблиц Access.

3. Редактировать существующую БД удобнее в Access, т.к. в любое время можно в Конструкторе изменить любую часть таблицы, а в VB, чтобы  изменить свойства поля с помощью Visual Data Manager, его нужно удалить и снова ввести с новыми свойствами!