Организация связи между основной и вспомогательной формой:

1. основная форма открыта. На ней должно быть место для вспомогательных форм;

2. щелкнуть левой кнопкой мыши на окне с таблицами. Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени вспомогательных форм и перетащить её на экран основной формы. Вспомогательная форма появится в виде белого прямоугольника;

3. вызвать контекстное  меню из белого прямоугольника вспомогательной формы – пункт «Свойства». Появится окно диалога «Подчиненная форма/отчет» с именем формы. В строке «Подчиненные поля» при помощи кнопки «…» открыть окно диалога «Связь с полями подчиненной формы», где Access уже самостоятельно выбрал подходящие поля для связки. Нажать кнопку «Ок».

Настройка вспомогательной формы в Конструкторе форм:

Назначение подчиненной формы – позволить проверить  информацию (например, о покупателе), чтобы быть уверенным в правильности ввода кода покупателя и иметь, одновременно, изменить данные (по покупателю).

В этой форме столбец выделения записей, полосы прокрутки и кнопки управления формой излишни, поэтому их нужно удалить. Это производится следующим образом:

1. в режиме «Конструктора» щелкнуть правой кнопкой мыши на сером фоне справа от полей ввода и редактирования. Из контекстного меню выбрать пункт «Свойства»;

2. открыть вкладку «Макет»;

3. в строке «Полосы прокрутки» указать «Отсутствуют» (можно указать снятие полос прокрутки только по горизонтали или только по вертикали в зависимости от ситуации: например, в подчиненной форме со скроллингом нужна, как минимум, вертикальная полосы прокрутки);

4. в строке «Область выделения» выбрать «Нет»;

5. в строке «Номер записи» выбрать «Нет» – снятие работы с номерами строк (нужна только одна конкретная строка);

6. в строке «Разделительные линии» выбрать «Нет»;

7. закрыть «форму».

Всё это производится периодическими переключениями между формой и конструктором для проверки правильности выполнения вышеуказанных операций. При запуске Вспомогательной формы из Основной формы возврат обратно в Основную форму производится нажатием клавиш <Ctrl> + <Tab>.

Настройка свойств для нескольких полей в Конструкторе форм:

Щелкнуть левой кнопкой мыши и потянуть по диагонали, чтобы захватить все поля (например, по вертикали все текстовые поля в вспомогательной форме). Отпустить кнопку мыши, когда выделены все поля. Они будут внутри прозрачной сетки и каждое поле будет выделено черными квадратиками. Нажать правую кнопку мыши на любом из полей. Появится окно диалога «Несколько элементов управления». Теперь для них всех можно изменить общее свойство. Это характерно только для однотипных полей. Иначе свойства просто могут не совпадать. Для подчиненной формы, созданной в режиме «конструктора» в поле «Полосы прокрутки» выберем «Отсутствуют» (т.к. дизайнер форм всем полям указал полосы прокрутки, которые в данном случае не нужны, но увеличивают ширину текстовых полей).

Добавление в форму поля со списком (ComboBox) :

Кнопка «Мастера» на панели инструментов должна быть нажата (серый цвет) !.. На панели инструментов щелчком кнопки мыши выбрать элемент управления «Поле со списком», указать на форме место, куда надо его установить и щелкнуть кнопкой. Переключатель «Использует значения из таблицы или запроса» включен. Далее. Включить переключатель «таблицы» и выбрать таблицу – хозяйку выбираемого поля. Далее. Выбрать нужное поле и перевести его одинарной стрелкой вправо. Дважды щелкнуть на правой границе столба, чтобы ширина поля соответствовала размеру данных. Далее. Установить переключатель «Сохранить в поле» – для записи выбранного из списка результата. Выбрать поле для записи. Далее. Согласиться или откорректировать название текста для надписи. Готово. В скроллинге нужно переставить поле со списком на нужное место. Надпись удалить, так как она здесь не нужна. Чтобы изменить имя шапки поля в скроллинге, нужно выбрать название, правая кнопка, «Свойства», заполнить поле «Имя». В поле «Источник строк»  должна быть команда: SELECT DISTINCTROW Валюты.* FROM Валюты ORDER BY [Валюты].[наименование валюты]; Количество столбцов – 2. Присоединенный столбец – 1. Ширина столбцов – 0см;2см Таким образом достигается правильный выбор и запись из справочника, где первым полем идет код, а вторым название, которое нужно показывать в списке.