2.7. Функциональное обеспечение системы управления персоналом

Тип обеспечения	Состав	Содержание, характеристики
Кадровое обеспечение	Штатные работники кадровой службы	1. Качественная характеристика состава кадровой службы: - образование; - специальность; - профессиональная подготовка; - квалификация; - возрастной состав; 2. Количественная характеристика – необходимая численность штатных работников СУП
Документационное обеспечение	Совокупность системы документов по работе с персоналом и системы документооборота	1. Унифицированные системы документации: - плановая (плановые задания по кадровым заданиям, плановые расчеты по численности, заявки на молодых специалистов и т.д.) - первично-учетная (по учету сотрудников, труда и з/п) -отчетно-статистическая (численность сотрудников, высвобождение работников, з/п работников, производительность труда и т.д.) - по социальному обеспечению (соц. страхование, пенсии, пособия, льготы и т.д.) -организационно-распоряд. (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, приказы и т.д.) Система работы с документами: - обработка или разработка; - оформление; - регистрация, учет и хранение; - контроль за исполнением; - передача другим подразделениям.
Информационное обеспечение	Совокупность информации, необходимой для выработки и реализации решений по управлению персоналом	1. Оперативная информация 2.Нормативно-справочная информация
Техническое обеспечение	Комплекс технических средств, предназначенных для сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода, представления и хранения информации	1.Микропроцессорные технические средства 2. Средства оргтехники
Нормативно-методическое обеспечение	Совокупность документов организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического, нормативно-справочного характера	Применение методических документов и организация разработки локальных нормативных актов в системе управления персоналом (правила внутреннего распорядка, коллективный договор, положения о формировании кадрового резерва, положения по оплате и стимулированию труда, инструкции по т/б и т.д.)
Правовое обеспечение	Совокупность средств и форм юридического воздействия на объекты и органы управления	1. Применение, соблюдение правовых норм централизованного характера в области труда и трудовых отношений (КЗоТ, постановления правительства РФ, акты Минтруда РФ и т.д.) 2. Исполнение нормативных и ненормативных актов организационного характера (приказы руководителя организации по кадровым вопросам, положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарта организации и т.д.)

Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав работников кадровой службы организации. Качественная характеристика кадровиков - это уровень образования, уровень профессиональной подготовки, возрастной состав, оплата труда. Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и Уставом организации. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы: общая численность работников организации, индивидуальные особенности и социальные характеристики организации, сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом, техническое обеспечение управленческого труда.

Цель делопроизводственного обеспечения - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;

• печатание документов по кадровым вопросам;

• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;

• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

• контроль за исполнением документов;

• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

Делопроизводство на предприятии по форме организации работ может быть централизованным (осуществляется непосредственно в одном подразделении: канцелярии, общем отделе, секретариате) и децентрализованным (рассредоточено по различным звеньям).

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

• плановой (плановые задания по кадровым вопросам, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.д.);

• первичной учетной (по учету труда и зарплаты);

• отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

• по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители кадровой службы.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное (совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники) и внутримашинное (массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях).

Основу технического обеспечения системы управления персоналом организации составляет комплекс технических средств (КТС) сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации.

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке компетентным соответствующим органом или руководством организации. Примерами вышеперечисленных документов являются: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении, должностные инструкции, штатное расписание, маршрутно-технологическая карта, программа выпуска продукции, санитарные нормы, система стандартов по технике безопасности и т.д.

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом:

• правовое регулирование трудовых отношений между работодателями и наемными работниками;

• защита прав и законных интересов работников.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает:

• соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений;

• разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера;

• подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц в пределах предоставленных им полномочий. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел. Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

• разработка проектов нормативных актов организации;

• правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;

• организация систематизированного учета и хранения законодательных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;

• информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;

• разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

1 Cole D. W. Professional suicide — Or organizational murder. — Cleveland: Organiza­tional development institute of Ohio, 1989.

24