Введение

Современное управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать многие задачи. Управленческая документация включает в себя семь унифицированных систем документов, среди которых унифицированная система организационно-распорядительной документации занимает особое место. Эта система фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и организациях независимо от формы и вида деятельности.

В соответствии с государственными стандартами, в методических указаниях рассмотрены вопросы организации работы с документами, включая движение документов с момента их получения (или создания) до завершения исполнения (или отправки), большое внимание уделено оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации». Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается примерами.

Методические указания написаны с учетом современных законодательных, нормативных и нормативно-методических документов. В конце каждой темы для закрепления изученного материала даются практические задания и тесты. В приложениях приведены примеры оформления различных видов документов, наиболее часто применяемых в повседневной деятельности управленческих аппаратов.

Тема 1. Документ и системы документации.

Управленческая документация.

План

1. Значение документов в управлении.

2. Понятие документа.

3. Функции документа.

4. Виды нормативных документов.

5. Классификация документов и ее виды.

6. Понятие и виды унифицированных систем документации.

7. Составление и оформление документов личного характера.

[1; 2; 3; 5; 11–28.]

Методические указания к изучению темы

Семинар посвящен изучению понятия документа, делопроизводства и документирования, видов документов. При изучении данной темы студенты должны усвоить нормативно-методическую основу делопроизводства, которая включает в себя нормы, правила и рекомендации по составлению современных документов, а также изучить правовые акты, стандарты и инструкции, знать структуру и функции органов государственного управления документации.

В результате изучения студенты должны владеть следующими понятиями:

• делопроизводство и его становление в России;

• понятие документа и его функции;

• унификация и стандартизация в делопроизводстве;

• виды управленческой документации;

• общие правила и нормы оформления документов.

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Порядок и правила оформления служебных документов рассматривается с учетом ГОСТ Р6.30-2003 «унифицированная система документации».

Унификация документов – установление единого комплекса видов и различных носителей разновидностей документов для принятия управленческих решений и ситуаций; разработка единых форм и правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Стандартизация – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: ГОСТ, ОСТ, РСТ, стандарты предприятий – СТП.

Составление и оформление документов личного характера представляет практическую сторону данного занятия. Автором документов личного характера выступает сам составитель. Он определяет содержание, форму документа. Однако отдельные составные части, реквизиты документа должны содержаться обязательно.

Автобиография – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В ней должны быть указаны название документа, подпись и дата.

Пример составления автобиографии

АВТОБИОГРАФИЯ

Я, Колосова Анна Ивановна, родилась 29 августа 1980 года в г. Омске, в семье служащих, русская.

Мои родители: отец Иванов Иван Леонидович – инженер конструкторского бюро Электротехнического завода им. К. Маркса; мать Иванова Валентина Петровна – учитель начальных классов школы № 77. Муж Колосов Сергей Александрович – предприниматель. От брака имею дочь Светлану 1999 года рождения.

В 1987 году поступила в среднюю школу № 91 Советского района г. Омска. В 1991 году перешла в среднюю школу № 81 Октябрьского района в связи с переездом, которую окончила в 1997 году.

В 1996 году закончила музыкальную школу по классу фортепиано.

В 1997 году поступила в профессионально-техническое училище № 39, которое окончила в 1999 году по специальности «Швея-мотористка». В 1999году поступила в Омский государственный институт сервиса на факультет экономики и организации производства.

Проживаю по адресу: г. Омск, пр. Мира, д. 46, кв. 33, тел. 80-90-20.

10.09.2009 Колосова

Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. Отличие резюме от автобиографии в том, что в резюме сведения об образовании и месте работы оформляются в обратном хронологическом порядке. Образец оформления резюме приведен в прил. № 1.

Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товарно-материальных ценностей. Срок действия доверенности 10 дней.

По своему характеру и назначению доверенности подразделяются на две группы:

• доверенности, выдаваемые официальными лицами;

• доверенности, выдаваемые отдельными гражданами.

В первом случае их пишут на бланках, выполненных типографским способом. Во втором их составляют в произвольной форме.